Las reuniones one to one o individuales son esenciales para los gerentes y líderes de equipo. Estos controles periódicos brindan oportunidades para construir relaciones, intercambiar comentarios, alinearse con los objetivos, abordar los problemas tempranamente y capacitar a los miembros del equipo.
Sin embargo, sin intención ni estructura, las reuniones one to one pueden convertirse rápidamente en actualizaciones de estado que parecen una pérdida de tiempo.
A continuación, exploraremos consejos y mejores prácticas para hacer que tus reuniones individuales sean más significativas, valiosas y efectivas tanto para ti como para tus subordinados directos.
- Establece un ritmo regular y mantenlo
Para empezar, establece una cadencia constante para tus reuniones one to one, como semanal o quincenal. Evita cancelar o reprogramar a menos que sea necesario. Esta coherencia genera confianza y le muestra a tu equipo que son una prioridad. Considera programar reuniones individuales de 30 minutos a una hora, según la antigüedad del empleado. Las invitaciones del calendario deben enviarse con suficiente antelación para que todos puedan prepararse.
- Establece un orden, pero deja espacio para la exploración
Un orden le da estructura a la conversación y señala que se trata de una reunión intencional, no solo una charla. Comparte el orden con anticipación para que ambos tengáis la oportunidad de agregar temas de discusión.
Sin embargo, no aprietes demasiado ni lo cumplas rígidamente. Deja un espacio adecuado para el diálogo abierto y para que surjan nuevos temas. Proporciona un tiempo aproximado para cada elemento para mantener la conversación en movimiento.
- Conviértelo en un diálogo bidireccional
Se acabaron los días en que el jefe sermoneaba a un empleado. Las reuniones de hoy deberían implicar una conversación equilibrada y bidireccional entre los gerentes y los miembros del equipo. Ve preparado con las cosas que quieras discutir, pero deja que tus empleados compartan libremente sus puntos de vista.
Apunta a una proporción en la que tu empleado hable entre el 60% y el 70% de la conversación y tú entre el 30% y el 40%. Escucha atentamente. Haz preguntas de seguimiento reflexivas. Haz que la otra persona se sienta escuchada.
- Discute el progreso de los objetivos
Una responsabilidad clave como gerente es apoyar el crecimiento y desarrollo de tu equipo. Por lo tanto, discutir el progreso en los objetivos de desarrollo profesional debería ser un tema permanente.
Haz preguntas abiertas como:
- ¿En qué áreas estás enfocado en desarrollar en este momento?
- ¿Qué hitos has alcanzado desde la última vez que nos vimos?
- ¿Dónde sientes que estás luchando o necesitas apoyo?
Luego, resuelve los problemas de forma colaborativa para sortear los obstáculos. Ayuda a alinear las oportunidades con los objetivos. ¡Y reconoce el progreso!
- Brinda comentarios en tiempo real
La reunión one to one proporciona un tiempo y un espacio establecidos para brindar comentarios directos sobre los recientes logros u oportunidades de mejora. No dejes que las cosas se estanquen hasta la revisión anual.
Elogia algo específico que hayas visto que el empleado hizo bien, como cómo manejó una conversación difícil con un cliente. O piensa en una solución creativa.
Al abordar las áreas que necesita mejoras a través del diálogo bidireccional, asegúrate de:
- Centrar los comentarios en comportamientos específicos dentro del control del empleado.
- Explicar el impacto empresarial.
- Sugerir alternativas, ofrecer recursos/apoyo.
La retroalimentación debe inspirar, no desanimar. El objetivo es un crecimiento positivo.
- Realiza reuniones ligeras
Los controles rápidos del desempeño en áreas clave hacen que la retroalimentación sea menos intensa o sorprendente en el futuro.
Por ejemplo, pregunta en una escala del 1 al 10:
- ¿Crees que alcanzarás tus objetivos este trimestre?
- ¿Cómo de seguro estás en tu rol en este momento?
- ¿Con qué eficacia crees que nos estamos comunicando como equipo?
No es necesario revisar todas las prioridades. Simplemente prueba algunas áreas temáticas para tomar el pulso.
- Hazlo impulsado por los empleados
Los objetivos y preocupaciones del empleado deberían impulsar la mayor parte de la conversación. Como gerente, tu función es escuchar, hacer preguntas indagatorias y eliminar obstáculos.
Deja que tus empleados compartan de qué quieren hablar. Prioriza dar orientación, no consejos. Intenta posibilitar su desarrollo a través de oportunidades de crecimiento.
- Concluye cada reunión con los siguientes pasos
Concluye siempre la reunión resumiendo los puntos clave y los próximos pasos. Resume cualquier comentario y orientación brindada. Revisa los elementos de acción y la rendición de cuentas de ambas partes.
Hacer esto garantiza la alineación y evita perder impulso de una reunión a otra. También refuerza el compromiso compartido con el crecimiento.
- Seguimiento entre reuniones
Las cosas ocurren entre reuniones cuando se implementan medidas de acción. Por lo tanto, el seguimiento entre reuniones ayuda a mantener la alineación y abordar los obstáculos de manera más inmediata.
Envía un correo electrónico rápido al día siguiente destacando lo siguiente:
- Conclusiones clave.
- Próximos pasos a los que se comprometió el empleado.
- Cualquier recurso o presentación solicitada.
Pregunta cómo puedes apoyar el progreso de los objetivos y eliminar barreras. Esto demuestra que realmente los respaldas.
- Haz espacio para la construcción de relaciones
En esencia, las reuniones one to one tienen que ver con la relación entre gerente y empleado. Se pueden entrenar habilidades técnicas, pero las conexiones auténticas requieren tiempo. Por lo tanto, no subestimes el valor de establecer una relación personal. Deja espacio para una conversación más tranquila sobre intereses, familias, fines de semana, etc.
Fortalecer tu vínculo interpersonal aumentará la lealtad, la confianza y la comunicación.
- Realiza un seguimiento de las métricas para mejorar
Recopila comentarios de manera constante para evaluar la salud relativa y la efectividad de tus reuniones one to one a lo largo del tiempo. Las encuestas de pulso anónimas con calificaciones de factores como los siguientes pueden capturar rápidamente datos útiles:
- Coherencia de las reuniones.
- Confianza/seguridad psicológica.
- Empatía.
- Comunicación clara.
- Discusiones sobre el progreso.
- Apoyo al desarrollo.
Realiza un seguimiento de las calificaciones trimestralmente para detectar tendencias. Los rechazos pueden indicar problemas de relación o comunicación que necesitan atención.
También puedes medir las métricas de rendimiento antes y después de lanzar programas one to one más estructurados. Busca mejoras en el compromiso, la retención, la productividad o las promociones de los empleados.
