Google Drive es una aplicación basada en la nube que se utiliza para crear, almacenar, compartir, colaborar y mucho más. De hecho, Google Drive tiene más valor de lo que parece. ¿Sabías que puedes recortar fotografías directamente dentro de un documento de Google? ¿O que puedes usar Drive para enviar archivos realmente grandes a personas, archivos que son demasiado grandes para Gmail?
A continuación, veamos cómo aprovechar al máximo lo que Google Drive tiene para ofrecer.
Utiliza estos atajos de teclado
¿ Estás buscando realmente optimizar tus esfuerzos en Google Drive? Google Drive tiene un montón de atajos de teclado para usar, como:
- Shift + t = Crear nuevo documento.
- Shift + p = Crear nueva presentación.
- Shift + s = Crear nueva hoja de cálculo.
-/ = Buscar en tu unidad.
¿Alguna vez necesitaste un recordatorio rápido de estos atajos mientras usabas Google Drive? Siempre puedes mostrar la lista presionando Shift + / o Ctrl + / en Chrome OS o Windows, o ⌘ + / en un Mac. O haz clic en el icono de ajustes en la esquina superior izquierda de tu pantalla y elige «Atajos de teclado» en el menú desplegable.
Envía archivos grandes a otras personas
Si estás buscando formas de sortear el límite de tamaño de archivos de Gmail, Google Drive podría convertirse en tu opción. Mientras que Gmail limita el tamaño de los archivos adjuntos a 25 MB, lo que significa que no se pueden enviar archivos grandes de vídeo, audio o imágenes complejas, Google Drive te permite enviar archivos de hasta 15 GB. Para hacer esto, crea una carpeta, carga archivos en esa carpeta y compártela con otras personas.
Para crear una carpeta, inicia sesión en Google Drive y haz clic en el botón grande «Nuevo» en el lado derecho de la pantalla. Seleccione «Carpeta» en el menú desplegable. Luego, arrastra y suelta archivos en el panel central de la pantalla o haz clic derecho en cualquier lugar del panel central de la pantalla y selecciona «Cargar archivos».
A continuación, comparte la carpeta con otras personas abriendo Mi unidad, que es tu página principal de Google Drive. Haz clic derecho en la carpeta y elige «Compartir» en el menú desplegable.
Ingresa los nombres y direcciones de correo electrónico de aquellos con quienes deseas compartir la carpeta y elige si pueden editar o comentar los documentos que contiene. Haz clic en Listo y ¡ya está!
Recorta, enmascara y agrega bordes a las imágenes
Una vez que hayas agregado una imagen a un documento o diapositiva de una presentación, puedes recortarla, enmascararla e incluso agregarle bordes. Y si deseas restablecer una imagen a su forma original, simplemente selecciona la imagen y haz clic en el icono «Restablecer imagen» en tu barra de herramientas.
- Recortar una imagen. Selecciona una imagen en tu documento o presentación y haz clic en el icono de recorte en tu barra de herramientas. Desde allí, arrastra y suelta los controles azules hasta que hayas recortado la imagen a tu gusto. Para guardarla, haz clic en “Enter” en tu teclado o simplemente haz clic nuevamente en tu documento o diapositiva.
- Enmascarar una imagen. «Enmascarar» una imagen simplemente significa ajustar una imagen a una forma específica. Puedes hacer esto en una presentación de diapositivas en Drive, pero no en un documento. Selecciona una imagen en tu presentación y haz clic en la flecha desplegable junto al icono de recorte en tu barra de herramientas. Aparecerán cuatro categorías de máscaras entre las que puede seleccionar: formas, flechas, leyendas y ecuaciones. Selecciona una y la imagen tomará esa forma. Puedes cambiar su tamaño arrastrando y soltando los controles azules.
- Agregar bordes a una imagen. Puedes agregar bordes de colores a cualquier imagen de un documento o presentación, incluso después de haberla recortado o enmascarado. Para hacer esto, selecciona la imagen y haga clic en el icono de color de línea en tu barra de herramientas, que parece un lápiz. Elige un color (o haz clic en «Personalizar» para crear el suyo propio) y el borde de la imagen adoptará ese color. Para guardarlo, simplemente haz clic fuera de la imagen.
Personaliza cómo se muestran los elementos en Mi unidad
Recientemente, Google cambió la vista predeterminada de Mi unidad de «vista de lista» a «vista de cuadrícula», por lo que todos tus archivos se muestran como iconos grandes en lugar de una lista larga.
Simplemente haz clic en el icono más a la izquierda del icono de ajustes (que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana).
¿Quieres cambiar la forma en que se ordenan tus artículos? Haz clic en el icono «AZ» en la esquina superior derecha para ordenar los elementos por «Última modificación», «Última edición realizada por mí», «Última apertura realizada por mí» o tus nombres de archivo en orden alfabético.
Por último, puedes ajustar la densidad de los elementos en Mi unidad, desde «cómodos» hasta «acogedores» y «compactos». Para hacer esto, haz clic en el icono de ajustes y elige «Configuración» en el menú desplegable. En «Densidad», elija entre las tres opciones.
Guarda contenido web como imágenes directamente en Drive
Google creó una extensión de navegador llamada «Guardar en Google Drive» que te permite agregar documentos, imágenes, enlaces y archivos de audio y vídeo HTML5 a Drive con un simple clic derecho.
Accede y edita tus documentos sin conexión
Google Drive te permite acceder y editar documentos sin conexión en tu escritorio, en tu iPhone o iPad, o en tu Dispositivo Android. Debes estar conectado a Internet para permitir el acceso sin conexión a un archivo, pero una vez que lo hayas hecho, estarás listo. Todos los cambios que realizas online se actualizarán online cuando restablezcas tu conexión a Internet.
Sin embargo, ten en cuenta en qué ordenadores o dispositivos habilitas el acceso sin conexión. Google recomienda ceñirte a los ordenadores y dispositivos personales y/o aquellos que utilices habitualmente, de lo contrario tus datos podrían estar en riesgo.
- Escritorio. En un ordenador de escritorio, el único requisito previo para ver y editar archivos sin conexión es que debes utilizar un navegador web Chrome. Así que asegúrate de descargar Google Chrome si planeas utilizar esta función. Para habilitar la visualización y edición sin conexión, ve a Google Drive en tu navegador web y haz clic en el icono de ajustes en la esquina superior derecha. Elige Configuración en el menú desplegable. Luego, simplemente marca la casilla en la sección «Sin conexión».
- iPhone e iPad. Puedes habilitar el acceso sin conexión a archivos específicos en tus dispositivos Apple. Primero, asegúrate de estar conectado a Internet para habilitar el acceso sin conexión para más adelante. Luego, busca el archivo al que deseas poder acceder sin conexión y toca el botón gris «i» al lado. Se deslizará un panel de detalles a la derecha: busca «Mantener en dispositivo» y simplemente cambia la configuración de «Desactivado» a «Activado». Cuando no estés conectado a Internet, verás un icono de pin junto a todos tus archivos sin conexión. Para acceder a tus elementos sin conexión, abre la aplicación Google Drive y selecciona «En el dispositivo» en el panel de navegación de la izquierda.
- Android. Puedes habilitar el acceso sin conexión a archivos específicos en tus dispositivos Apple. Primero, asegúrate de estar conectado a Internet para habilitar el acceso sin conexión para más adelante. Luego, busca el archivo al que deseas poder acceder sin conexión y:
-
- Toca el botón i gris al lado del archivo y cambia la configuración de «Desactivado» a «Activado» y «Mantener en el dispositivo» en el panel de detalles.
- Toca y mantén presionado el nombre de un archivo durante 1 o 2 segundos. Luego, en el cuadro que aparece, toca el icono sin conexión. Si el icono no está completo, el archivo ya está disponible sin conexión.
Para acceder a tus elementos sin conexión, abre la aplicación Google Drive y selecciona «En el dispositivo» en el panel de navegación de la izquierda.
Mira el historial de revisiones y restaura versiones anteriores
Esta función te permite ver todos los cambios que tú y otras personas habéis realizado en los archivos de Drive. Mejor aún, puedes volver a versiones anteriores de tu archivo y ver qué persona realizó modificaciones específicas.
Si solo deseas un análisis rápido del historial de actividad sin entrar en detalles, todo lo que tienes que hacer es hacer clic derecho en un archivo y hacer clic en «Ver detalles» en el menú desplegable. Aparecerá un panel en el lado derecho de la pantalla que muestra una descripción general de quién realizó cambios y cuándo.
Para ver el historial de revisiones con más detalle, abre el archivo, haz clic en el menú «Archivo» en la parte superior izquierda de la pantalla y selecciona «Ver historial de revisiones». Aparecerá un panel de historial de revisiones en el lado derecho de la pantalla, que muestra quién realizó cambios y cuándo, y qué cambios específicos realizó esa persona, si haces clic en «Mostrar revisiones más detalladas» en la parte inferior.
Para restaurar una revisión anterior, haz clic en esa revisión y luego haz clic en el enlace «Restaurar esta revisión» que aparece.
Restaurar la revisión no eliminará ninguna versión de tu archivo. Puedes volver a la versión actual de tu documento haciendo clic en la X en la parte superior derecha del panel del historial de revisiones. Lo que harás será mover esa versión anterior a la parte superior de tu historial de revisiones.
Google Drive mantendrá un historial de versiones de todos tus archivos por hasta 30 días o 100 revisiones. Después de eso, para ahorrar espacio de almacenamiento, fusionará las revisiones según la antigüedad del archivo y/o el tamaño de las revisiones en un proceso llamado «poda de revisiones». Si deseas conservar las revisiones por más tiempo (por ejemplo, para un documento que varias personas actualizan muchas veces al día), puedes marcar archivos individuales de Google Drive para conservar todas las versiones.
Configura Drive como tu ubicación predeterminada para documentos
¿Quieres optimizar tu experiencia de almacenamiento en la nube? Puedes hacer que Google Drive sea la ubicación predeterminada para guardar todos tus documentos nuevos en un ordenador de escritorio con Windows.
Usuarios de Windows: busca la carpeta Documentos de tu ordenador y haz clic derecho en ella. Selecciona «Propiedades» en el menú desplegable. Haz clic en «Incluir una carpeta…» y luego busca tu carpeta de Google Drive. A continuación, selecciona Google Drive para resaltarlo y haz clic en «Incluir carpeta». Selecciona «Google Drive» en Ubicaciones de la biblioteca y haz clic en «Establecer ubicación para guardar». Para aplicar los cambios, haz clic en «Aplicar». ¡Listo!
