Si septiembre es el mes de la “vuelta al cole”, octubre llega para consolidar el ritmo habitual de trabajo. Eventos, reuniones presenciales y congresos se suceden en este último trimestre del año, fomentando los viajes de negocios. De hecho, según un informe de FMC Consulting, los viajes de negocios han crecido en lo que llevamos de año y se espera un incremento para estos tres últimos meses de 2024.
Sin embargo, organizar un viaje de negocios puede resultar una experiencia tan emocionante como retadora, sobre todo si es la primera vez que uno se enfrenta a ella. Y es que, aunque según un estudio de la Global Business Travel Association el 75% de los viajeros de negocios considera que estas experiencias son esenciales para el desarrollo profesional, su planificación conlleva tiempo y esfuerzo para encontrar las mejores alternativas de transporte y alojamiento.
Alice Brancaleoni, Head of Service de BizAway, explica que “a la hora de organizar nuestro primer viaje de negocios, una técnica sencilla es dividirlo en tres momentos: antes, durante y después del viaje. De esta forma, podemos detallar qué gestiones se tienen que hacer en cada momento, siempre teniendo en cuenta si estamos preparados para desempeñar nuestra actividad en el destino en plenas condiciones”.
En ese sentido, los expertos establecen algunos puntos clave dentro de estas tres etapas:
- Antes del viaje. Preparar un viaje de negocios no trata solo de reservar vuelos y hoteles, sino de anticiparse a cualquier necesidad del viaje. Revisar el itinerario, confirmar horarios y ubicaciones de las reuniones, y hacer una lista de contactos clave, así como repasar los objetivos laborales del viaje. Esto aportará tranquilidad y preparará al viajero para imprevistos. Por supuesto, es el momento de comprobar que toda la documentación está en orden (pasaporte, visas, identificaciones y documentos de reuniones). Esto es fundamental ya que, según datos de la Fundación AON, el 52% de los viajeros de negocios se enfrenta a problemas relacionados con la documentación o los trámites previos al viaje, lo que resalta la importancia de esta preparación.
- Durante el viaje. En los viajes de negocios, el tiempo es uno de los recursos más valiosos. Organizar la agenda de manera que el trabajador pueda cumplir con todas sus obligaciones sin estrés es esencial. Así es importante priorizar las reuniones y actividades según su importancia, y dejar margen para imprevistos. Todo esto siempre teniendo en cuenta factores como el jet lag y los tiempos de traslado para asegurar la puntualidad en todos los compromisos. Además, es un buen momento para aprovechar a fortalecer las relaciones profesionales. Para ello, es necesario llevar tarjetas de presentación y el famoso networking manteniendo una actitud profesional y siguiendo los contactos obtenidos con correos o mensajes en LinkedIn. Y, por supuesto, no hay que olvidar el bienestar propio: comer bien, descansar y hacer ejercicio cuando sea posible, ya que el estado físico y mental impacta directamente en el rendimiento.
- Después del viaje. Una vez concluido el viaje, se aconseja realizar una evaluación de lo que funcionó y lo que no, consolidar las relaciones generadas durante el viaje y reconocer los objetivos cumplidos y aspectos de mejora. Como expone la CWT, el 40% de los viajeros de negocios no realiza un seguimiento adecuado después de un viaje, lo que puede llevar a la pérdida de oportunidades valiosas y al estancamiento en la creación de relaciones comerciales.
“Los viajes de negocios presentan una gran cantidad de desafíos, pero cada uno de ellos es también una oportunidad para crecer y aprender. Ponerte en manos de profesionales te dará garantías de afrontar tu primer viaje de negocios con éxito y te permitirá centrarte solo en lo importante: sacar tu mejor versión en el trabajo. Y es que, al final del día, los viajes de negocios son experiencias que, si se gestionan bien, enriquecen tu vida profesional y personal para seguir creciendo”, concluye Alice Brancaleoni, Head of Service de BizAway.
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