Las reuniones pueden ser divertidas y altamente efectivas, pero una reunión ineficiente puede ser una pérdida de tiempo, especialmente si la gente está ocupada. En la búsqueda continua de cómo ser productivo en el mundo laboral híbrido de hoy, es importante que cada reunión valga la pena y tenga un impacto positivo. Desafortunadamente, a menudo ese no es el caso.
Ya sea que se trate de una reunión de equipo rápida o una que requiera una lluvia de ideas o una discusión estratégica, hay algunas reglas que puedes seguir para que sea exitosa.
No basta con reunir personas en una sala (real u online) y esperar lo mejor. A continuación, te ofrecemos 9 consejos simples para ayudarte a realizar una reunión efectiva (virtual o presencial).
Cómo realizar reuniones efectivas
- Establece una agenda clara
Cuando estás justo de tiempo y tienes mucho que hacer, una reunión sin un propósito es un lastre. Envía una agenda antes de la reunión para que las personas sepan qué esperar y si necesitan preparar alguna información.
También puedes mostrarlo en una pantalla o incluso imprimirlo (para una reunión cara a cara) para que las cosas avancen sin problemas. Esto es particularmente importante para las reuniones online donde las personas trabajan de forma remota y pueden no estar en contacto con una campaña o proyecto.
Ayuda a encaminar la reunión de nuevo si te vas por la tangente o la conversación se divide en discusiones más pequeñas. Por ejemplo, puedes decir “Esa es una gran idea, pero no para este momento. Vamos a agregarlo a la próxima reunión X para su discusión”.
- Conoce los resultados deseados
Desde el principio, debes saber lo que quieres obtener de la reunión. ¿Estás buscando ideas? ¿Necesitas que te aprueben un presupuesto? ¿Es para brindar apoyo a los miembros del equipo en un proyecto desafiante?
Se claro sobre lo que quieres y trabaja durante la reunión para asegurarte de obtener resultados de la misma. Los últimos minutos de la reunión deben usarse para repasar los siguientes pasos y asignar personas para que los lleven a cabo. Te ayuda a establecer un plan de acción claro que todos conozcan.
También debes asegurarte de que todos los invitados tengan un papel que desempeñar o estén involucrados en el equipo o proyecto. No hagas perder el tiempo a nadie si podría estar haciendo otras cosas.
- Encuentra el entorno adecuado
Hoy, con el trabajo remoto e híbrido, las reuniones pueden tener lugar en cualquier sitio. La clave es decidir el mejor medio para la reunión, si puede ser online o si necesitas tenerla en persona.
Las reuniones operativas se pueden gestionar rápidamente online. Por ejemplo, una puesta al día o un sprint diario o semanal del equipo se puede gestionar fácilmente haciendo una mesa redonda y dejando tiempo para cualquier consulta al final.
Las reuniones creación de proyectos también se pueden administrar de forma remota siempre que tengas una agenda clara. Usa la pantalla compartida para compartir presentaciones, diapositivas o imágenes para ayudar a garantizar que todos tengan acceso a la información.
Las reuniones de dirección estratégica se centran en la reflexión, las nuevas ideas y la lluvia de ideas, por lo que probablemente se adapten mejor a una reunión en persona. Piensa en los colegas que deben involucrarse y mira qué puede funcionar para todos. Debes adaptarte a las situaciones de las personas (como avisar con suficiente anticipación para que los trabajadores remotos puedan viajar a la oficina), pero no pierdas de vista el propósito y los resultados deseados.
- Prepara puntos de conversación
Si estás dirigiendo una reunión que requiere ideas o una lluvia de ideas, debes traer a la mesa los puntos de conversación clave. Estos estarán dirigidos por el proyecto y los resultados, pero pueden actuar como una hoja de ruta durante la reunión si encuentras que las cosas se están desviando del tema.
Podrías hacer preguntas y pedirle a la gente su opinión. Por ejemplo, si se trata de una reunión para analizar una campaña de marketing que tuvo un rendimiento inferior al esperado, haz preguntas como «¿Qué te gustó de la campaña?» o «¿Qué podríamos haber hecho mejor?»
Esta técnica puede brindarte muchas respuestas, pero te dará la oportunidad de ver si hay un consenso en la sala que puedas usar para alimentar otras campañas o impulsar el rendimiento.
- Da a todos la oportunidad de hablar
Si bien todos tienen un rol y un título de trabajo, estos pueden dejarse de lado por el bien de la reunión. Puede ser limitante tratar de innovar o crear estrategias si todos se apegan a sus propias competencias, por ejemplo, el gerente de marketing solo puede hablar de marketing.
Ten en cuenta quién está en la reunión y deja que la gente hable. Recuerda que todos somos diferentes. Algunas personas son más vocales, mientras que otras pueden necesitar insistencia para dar opiniones. Toma la iniciativa y haz preguntas a los miembros del equipo si crees que no han tenido la oportunidad de contribuir.
A menudo se trata de manejar personalidades, por lo que si crees que una o dos personas dominan la conversación, cambia de rumbo haciendo preguntas o dando la palabra. En una reunión online, ten la cámara encendida, ya que es más agradable, usa el silencio para que la persona que habla pueda hablar sin interrupciones y usa la función de «levantar la mano» o equivalente para permitir que las personas hagan preguntas o participen.
- Fomenta ideas y soluciones
Si tu reunión es para encontrar soluciones o generar ideas, antes de la reunión pide a las personas que escriban 2 o 3 ideas.
Luego pide a las personas que compartan esas ideas. Después de cada idea, pide opiniones y comentarios y anótalos. No te centres en la persona que dice la idea, sino en la idea en sí.
Podrías hacer lo mismo con las soluciones a los desafíos. Por ejemplo, “Nos cuesta involucrar a los jóvenes de 18 a 25 años, ¿qué podemos hacer para llegar a ellos?”
Al pedirle a la gente que haga esto con anticipación, les has dado tiempo para prepararse y no ser tomados por sorpresa. También permitirá que las personas menos inclinadas a hablar tengan la oportunidad de expresar su opinión.
- Ten en cuenta el tiempo
Es muy fácil que las reuniones se extiendan a lo largo del tiempo. Si has puesto un intervalo de tiempo en la agenda de las personas, recuerda que han planeado otras cosas en torno a él, por lo que es tu responsabilidad tenerlo en cuenta.
Comienza a tiempo y termina a tiempo, sé constante y los demás se darán cuenta de que deben respetar el horario de la reunión. Se trata de generar consistencia y garantizar que las personas sepan qué esperar en cada reunión.
Si la reunión va a ser larga, incluye algunos descansos, incluso para revisar rápidamente el correo electrónico o tomar un café, ya que les das a las personas la oportunidad de refrescarse y reagruparse.
- Define claramente los siguientes pasos y acciones
El resultado final de una reunión exitosa son pasos y acciones claros. Tómate el tiempo al final de cada reunión para aclarar los próximos pasos. Además, asegúrate de terminar con una nota positiva para que todos se vayan sintiéndose llenos de energía.
Esto debería implicar una tarea y luego alguien asignado a esa tarea. Deja que todos en la reunión contribuyan o si es obvio que cierta tarea es parte del rol de alguien, simplemente di «¿Está bien si le asigno esta tarea a X?»
Después de la reunión, es importante compartir notas o resultados para que no haya problemas de comunicación y todos estén al tanto de las acciones de las que son responsables. Puede ser útil tener las notas en un documento o carpeta compartida para que todos puedan realizar un seguimiento de las últimas actualizaciones.
- Pide retroalimentación
Si bien puedes pensar que una reunión salió bien o que las actualizaciones diarias son muy productivas, es posible que otros no sientan lo mismo.
Elige una línea de tiempo con la que te sientas cómodo y pídeles comentarios a las personas. Un mes suele ser un buen lapso de tiempo para dar a las personas la oportunidad de evaluar la eficacia de una reunión.
No presiones a nadie para que dé su opinión, simplemente da la posibilidad a todos. Por ejemplo, “¿Hay algo que creas que haría que estas reuniones fueran mejores o más útiles para ti?”
También vale la pena ver a cuántas reuniones asiste la gente, como una auditoría de reunión. Algunas personas prefieren tener no más de tres reuniones al día para ser productivas. Así que pregúntate, “¿a las personas les resulta difícil trabajar y asistir a las reuniones?”
Si es así, podría ser contraproducente y conducir a un desequilibrio que provoque estrés o agotamiento.
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