Estar ocupado no es lo mismo que ser efectivo. Si bien puedes estar haciendo toneladas de cosas al mismo tiempo, ¿por qué es posible que sientas que no logras nada?
Es posible que estés trabajando mucho, pero sin terminar las tareas o dedicando más tiempo a las actividades incorrectas. Lo mismo le pasa a tu equipo.
La diferencia radica en cómo priorizas y cuánto tiempo dedicas a cada actividad. El 96% de los problemas, errores o éxitos en nuestra vida se deben al sistema, a la rutina, que creamos a través del tiempo.
La gestión del tiempo se refiere a la forma en que creas tu rutina. Tu «sistema» para priorizar y asignar tareas en tu horario diario. El siguiente conjunto de hábitos te ayudará a administrar tu tiempo de manera más efectiva.
- Vuela alto. Visualiza y planifica todas las tareas que debes realizar: A vista de pájaro, una visión holística de los proyectos que tienes que realizar te ayudará a definir las principales tareas. Tienes que cultivar el hábito de imaginar, con la mayor precisión posible, lo que esperas ver y qué problemas pueden surgir, para que consideres tantas tareas como sea posible desde el principio. Comienza con: “¿Cuál es mi misión para la próxima semana?” Por favor, escríbela. Luego aplica la ley de Pareto 80-20, que se basa en que el 20% de tus actividades representará el 80% de tus resultados. Por lo tanto, si tienes una lista de 10 tareas, haz dos de esas tareas y estarás logrando el 80% de tus resultados. Define en primer lugar qué tareas son esenciales, cuáles son urgentes y define una rutina para lograr estas tareas primero.
- Enfoca. Realiza una tarea a la vez: Concéntrate en una tarea y mantén tus prioridades. Divide los proyectos en partes más pequeñas, es decir, tareas que te lleven de una a tres horas. De esa manera, no te perderás en un gran proyecto y podrás realizar ajustes más rápidamente. Elimina lo que no necesitas para realizar la tarea (llamadas y mensajes, redes sociales, comida y, especialmente, el desorden) y concéntrate en todo lo demás. No te preocupes por lo que viene después.
- Flujo de trabajo. Disfruta de cada tarea como si fuera la única por hacer: ¿Alguna vez has perdido la noción del tiempo mientras hacías algo? Ese es el estado de flujo. Es un estado mental especial, que mueve a las personas a hacer su mejor trabajo, sin importar el trabajo que hagan. El desafío te absorbe tanto y estás tan concentrado, que pierdes la noción del tiempo. El objetivo final de este paso es fluir en tu rutina diseñada y seguirla sin siquiera pensar. Si tienes un equipo remoto, debes tener una reunión diaria a la misma hora todos los días. Pueden surgir algunos problemas inesperados: te retrasas por una llamada telefónica o tu informe principal no está listo para la reunión. Planifica con anticipación cómo lidiar con estos puntos de inflexión para no estresarte y continuar con la rutina. Repite, repite y repite las rutinas hasta que las hagas de forma natural y se conviertan en una rápida victoria para ti y tu equipo.
- Finaliza. Termina la tarea antes de pasar a la siguiente: El objetivo de hacer las cosas es saber qué terminar y qué dejar sin hacer. A veces es difícil terminar las tareas; comienzas correos electrónicos que nunca envías o inicias un análisis que nunca terminas. ¿Qué pasa? Hay tres formas de evitarlo en el futuro:
– Marca el tiempo o asigna un tiempo específico para cada actividad, resérvalo en tu calendario si es posible.
– Acepta lo que has hecho: la perfección es enemiga de la acción.
– Al terminar, asegúrate de marcarlo en tu lista. Evita actividades «casi terminadas» como un correo electrónico escrito pero no enviado. Llenan tu calendario pero no tienen un impacto real en los resultados.
Asegúrate de que tú y tus líderes evitéis la microgestión para permitir que los empleados administren y terminen sus propias tareas.
- Seguimiento. Compara con tu plan inicial y recicla: No puedes gestionar lo que no puedes medir. Deberías haber desarrollado una lista de tareas pendientes o un tablero de tareas con todas tus tareas pendientes de la semana en el primer paso. Revísalo al final de la semana. Evalúa los resultados y toma medidas para mejorar tus prioridades y la duración de las tareas la próxima vez. Si tu horario funcionó bien, repite la misma rutina: la práctica constante produce dominio y genera nuevos hábitos. Evalúa los resultados haciendo las siguientes preguntas:
– ¿Qué tareas llevan más tiempo de lo esperado?
– ¿Qué tareas no están planificadas?
– ¿Qué tareas se podrían reducir?
– ¿Qué tareas podrían delegarse?
– ¿Ha habido algún coste adicional?
No administrar tu tiempo de manera ágil no es como un rasgo genético, algo que no puedes cambiar. Es el resultado de la estrategia y la disciplina. La autodisciplina para mantener una rutina es como un músculo; tiene que ser entrenado. Empieza hoy con estos 5 hábitos y consigue más con menos.
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