Muchos de los hábitos que desarrollamos y que influyen en nuestra productividad laboral están determinados por la educación. Desafortunadamente, para la mayoría de nosotros, la educación era un deporte individual, mientras que nuestra vida profesional es un deporte de equipo. Como resultado, tenemos que aprender a trabajar con otros de manera más efectiva.
Uno de los mayores inconvenientes en el trabajo grupal es que, a menudo, los miembros de los equipos actúan como si todos los que trabajan en un proyecto son iguales. Esto es así especialmente en los lugares de trabajo donde los miembros del equipo son amigos y no quieren darse órdenes entre ellos o darles trabajos a otros y que pueda parecer que tienen un estatus inferior.
Pero cualquier equipo exitoso necesita personas para asumir roles, lo que implica que es necesario conocer algunos de los puestos clave que las personas deben asumir y después asegurarse que esas personas pueden desempeñar su rol correctamente.
Los cinco roles que debe haber en cualquier equipo
Un papel clave es el del resolutivo. Una persona debe tener la responsabilidad de ser el juez final de las preguntas clave que surjan y de las acciones a llevar a cabo. El resolutivo podría optar por dejar que el grupo vote sobre ciertas cosas o tener discusiones con los miembros del equipo para llegar a un consenso. Pero el grupo tiene que tener a alguien que finalmente tenga la autoridad para tomar una decisión que el resto del equipo aceptará.
Un segundo papel clave es el editor. Cuando el grupo presenta su trabajo a otros, a menudo hay un informe que lo acompaña. Si bien varias personas diferentes pueden contribuir con secciones al informe, este debe leerse como si tuviera una sola voz. Una persona debe tomar la iniciativa de entrelazar el informe de manera coherente para que no parezca que se haya parcheado al azar.
El grupo también necesita un escriba, ya que coordina su actividad en reuniones donde todos participan en la discusión, y nadie registra la discusión o cataloga las decisiones que se tomaron. Si se toma una decisión clave, el escriba debe publicar los resultados de la reunión en algún lugar donde todos puedan acceder.
Los buenos equipos también tienen un planificador. En la programación debe haber una lista clara de las tareas que deben realizarse, y una persona debe ser responsable de asegurarse de que, al menos, una persona del equipo esté abordando cada una de estas tareas.
Las personas difieren un nivel de energía motivacional en reposo, lo que los psicólogos llaman excitación. Las personas con mucha energía tienden a hacer las cosas lo antes posible y rápido porque canalizan esa energía a lo que tengan en su lista de tareas pendientes. En cambio, las personas de baja energía a menudo necesitan algo de presión externa, como un plazo para asegurarse de que completen lo que comienzan.
El problema es que hay un nivel ideal de energía para completar el trabajo. Si hay muy poca energía, es difícil comenzar una tarea y mantener el interés en ella. Si hay demasiada energía, las personas pueden frustrarse y no trabajar de manera efectiva. Esta relación en forma de U entre energía y rendimiento fue descubierta a principios del siglo XX y se llama Curva de Yerkes Dodson.
Uno de los trabajos más difíciles que tiene un planificador es tratar de mantener a todos trabajando en el punto óptimo de esta curva. Eso significa que las personas de baja energía deben recibir plazos artificiales para completar las tareas de manera oportuna, mientras que las personas de alta energía deben protegerse de tener que hacer un trabajo demasiado cercano de una fecha límite.
Finalmente, un grupo de trabajo también necesita un presentador. Esta persona es la que comparte el trabajo del grupo en entornos públicos, ya sean reuniones, presentaciones externas o conferencias. El presentador debe ser alguien con buenas habilidades para hablar en público, que sea capaz de asimilar el trabajo del grupo y hablar de manera concisa.
Cómo elegir roles
Aunque es tentador asignar estos roles una vez y luego hacer que las personas adopten siempre el mismo rol para cada proyecto, existen varias razones para evitarlo. Por un lado, las personas necesitan adquirir experiencia con diferentes roles, para que puedan aprender nuevas habilidades. Por otro lado, algunos roles son más visibles que otros, y esos roles visibles llevan a las personas a obtener más crédito del que se merecen por el éxito de un proyecto. Por lo tanto, si bien cada proyecto necesita que las personas asuman roles claramente definidos, esos roles no deberían definir la forma en que alguien trabaja cada vez que se convoca a un grupo.
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