Todos sabemos lo que debemos hacer, pero a veces optamos por no hacerlo. Cuando eso sucede, aplazamos una fecha o nos disculpamos con alguien por llegar con retraso. En estos momentos, probablemente muchos nos preguntamos si las cosas serían diferentes si tuviéramos más tiempo.
Pero en el fondo, sabemos que tener más tiempo no resolvería el problema. Porque si administramos mal el tiempo que ya tenemos, tener más tiempo significa que tendremos más tiempo para administrar mal.
Tener más tiempo no necesariamente implica hacer más cosas. Sin embargo, a continuación, te mostramos algunos consejos para ayudarte a aprovechar más el tiempo en el trabajo.
Organiza tu bandeja de entrada
- Reduce el tiempo buscando en tu bandeja de entrada. Para dejar de perder el tiempo revisando tu bandeja de entrada, mueve todas las conversaciones relacionadas con el proyecto en el que estés trabajando a tu herramienta de administración de proyectos. Asana, Trello, TeamworkPM o Wrike son excelentes ejemplos de tales herramientas. Te permiten organizar tus conversaciones por proyectos y tareas específicos, y su función de búsqueda te permite encontrar una conversación en particular al instante.
- Automatizar la programación. Estás perdiendo el tiempo cada vez que envías un correo electrónico de ida y vuelta con clientes que intentan encontrar un día y hora para reunirse. Los programadores en línea ofrecen un proceso claro para ti y tus clientes, lo que te ahorrará tiempo, te ayudará a evitar errores al programar citas y te dará una buena imagen profesional.
- Crea y comparte pautas. En lugar de responder correos electrónicos más rápido, intenta eliminar los correos electrónicos que no deberían llegar a tu bandeja de entrada. Por ejemplo, para dejar de perder tiempo respondiendo correos electrónicos sobre cómo alguien puede aparecer en tu blog o podcast, crea una página que lo guíe a través de pautas establecidas.
- Usa formularios para recopilar información. Para poner fin a los mensajes de ida y vuelta con tus clientes solicitando información a lo largo del proyecto, crea un formulario para solicitar todo lo necesario de una vez.
- Desactiva las notificaciones. Las notificaciones de redes sociales pueden llenar tu bandeja de entrada de forma rápida e innecesaria. No solo abarrotan tu bandeja de entrada, sino que también te distraen de las tareas que tienes entre manos. No permitas que las redes sociales te roben tiempo. Siempre puedes reservar un momento para revisar tus canales de redes sociales y ponerte al día.
Trabaja de manera más inteligente
- Declara la guerra a las distracciones. Nada te consume más tiempo que las distracciones. Deshazte de ellas una por una. Primero, crea un registro de tus distracciones. A continuación, ve a la lista y aborda cada una de ellas. Por ejemplo, si te distraes con las alertas de tu teléfono cuando recibes un nuevo mensaje, ponlo en silencio.
- No uses tu bandeja de entrada como lista de tareas pendientes. Cuando haces esto, dejas que otras personas dicten cómo debes gastar tu tiempo. En su lugar, usa una de las herramientas de gestión de proyectos o tareas para realizar un seguimiento de tus tareas. Reenvía los correos electrónicos que requieren acción a tu asignación o gestión de proyectos y conviértelos automáticamente en tareas.
- Haz grupos de tareas. El procesamiento por grupos te permite ahorrar tiempo, ya que no lo estás desperdiciando saltando de tarea en tarea. Por ejemplo, puedes establecer por grupos las publicaciones del blog, grabar videos o contenido de audio, crear actualizaciones de redes sociales, hacer un seguimiento con tus clientes potenciales o enviar facturas.
- Doble tarea en lugar de multitarea. La multitarea te ralentiza porque estás interrumpiendo tu enfoque y productividad al cambiar de una tarea a otra. Cuando realizas una doble tarea, realizas dos tipos diferentes de actividad a la vez. Por ejemplo, una mental y otra física, como escuchar un podcast mientras haces ejercicio. La doble tarea te ayuda a reducir la mitad del tiempo que te llevaría realizar dos tareas diferentes de forma individual.
- Haz el último 5%. Es muy tentador omitir tareas, como etiquetar correctamente un documento o probar el enlace que estás a punto de compartir. Pero detente y tómate un minuto para completar el trabajo correctamente. Ahorrarás horas de tu precioso tiempo.
Usar la tecnología
- Correos electrónicos de escritura rápida. No importa cuántos correos electrónicos elimines, siempre habrá algunos que debas responder. Ahorra tiempo redactando los mismos mensajes o párrafos utilizando las funciones de Gmail, como las respuestas prediseñadas, o adoptando herramientas como el expansor de texto. Te permiten usar instantáneamente una copia preescrita insertando una plantilla o presionando una tecla para expandir una frase o párrafo.
- Graba tus respuestas. Este acceso directo es especialmente útil cuando necesitas dar tu opinión o explicación. Esta también es una manera fantástica de demostrar cómo haces algo, como subir y formatear una publicación de blog, investigar un tema o configurar un evento.
- Ahorra tiempo en el seguimiento. Cultivar relaciones con tus socios estratégicos, proveedores y clientes puede llevar mucho tiempo. Pero cuando automatizas algunos aspectos del fomento de las relaciones, puedes ahorrar bastante tiempo. Puede ser tan simple como programar correos electrónicos para desearles un feliz cumpleaños a tus principales contactos o felicitarlos en un aniversario de negocios.
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