Administrar las operaciones financieras es esencial para lograr el éxito en las actividades comerciales, con equipos de contabilidad y finanzas que brinden información y finalización de tareas financieras vitales para apoyar a los líderes clave.
Esos líderes confían en procesos oportunos y bien ejecutados, y reciben datos precisos de esos equipos para tomar decisiones estratégicas que reducen costes, aumentan la eficiencia y se enfocan en actividades de valor agregado.
Pero si tus procesos financieros son ineficientes y no se han implementado las tecnologías adecuadas, carecerás de la visibilidad y el control necesarios para sobrevivir en el mercado hipercompetitivo actual.
La buena noticia es que no importa dónde se encuentren tus operaciones financieras a lo largo de la curva de vencimiento; hay pasos prácticos que puedes tomar para optimizar tus procesos y rendimiento.
Crea una vista clara de todos los procesos comerciales con la minería de procesos
Los procesos financieros están maduros para la optimización. Según McKinsey, el 42% de todas las funciones financieras podrían automatizarse por completo y otro 19% podría automatizarse en su mayoría.
Y, sin embargo, un problema muy común es que los líderes empresariales carecen de una comprensión clara de todos sus procesos financieros. Ese problema solo se ve agravado por el hecho de que tiende a haber una desalineación entre cómo funcionan esos procesos en teoría y su ejecución real.
Como señala Ernst and Young, la disonancia entre la teoría y la aplicación práctica pone a los líderes empresariales en una situación peligrosa: “Si el cumplimiento de los procesos escritos es inadecuado, o no existe por completo, se corre el riesgo de que se salten ciertas verificaciones o de que se tomen decisiones basadas en sobre información incompleta o incorrecta”.
Uno de los métodos más efectivos para abordar este problema es la minería de procesos, que puede crear modelos y simulaciones basados en los registros de eventos reales. Del mismo modo, el sofisticado software de minería de procesos puede ayudar a identificar dónde se desvían los registros de eventos registrados de los modelos.
Al implementar este poderoso software de análisis, puedes capturar datos de tus diversos sistemas y la ejecución real del proceso para crear claridad de extremo a extremo.
Pregúntate “¿por qué?”
Una vez que todos tus procesos financieros hayan sido mapeados, estarás casi listo para actuar.
Pero antes de realizar cambios en un proceso en particular, tu primera tarea es preguntarte por qué. En muchos casos, los procesos existen simplemente porque siempre se han hecho de esa manera.
Pero, ¿podrían hacerse de una mejor manera? ¿En menos pasos? ¿O podrían eliminarse por completo?
Si bien el mapeo de procesos puede ayudar a identificar áreas de mejora, hay ciertos aspectos exclusivos de tu empresa que los sistemas automatizados, sin importar lo poderosos que sean, simplemente no pueden abordar.
Por ejemplo, podría haber implementaciones de tecnología heredada que creen silos de información, procesos de generación de informes ineficientes, esfuerzos de cumplimiento obsoletos o tareas que requieran que tus expertos financieros y contables pierdan tiempo en tedioso trabajo manual. Cualquiera que sea el problema, preguntar «por qué» complementa tu mapeo de procesos.
Puedes realizar los cambios necesarios en:
- Mejorar la productividad.
- Eficiencia de conducción.
- Garantizar el cumplimiento.
- Fortalecer la gestión de riesgos.
- Evitar cuellos de botella.
Aprovecha un ERP para el cierre de fin de mes
Cuanto más rápido sea tu proceso de reconciliación, mejor. De acuerdo con Deloitte, “los de mejor desempeño cierran, consolidan e informan en un promedio de 10 días, mientras que los de menor desempeño tardan entre 20 y 30 días”.
Las operaciones financieras suelen estar a merced del cierre de fin de mes. Todas las demás actividades comerciales se quedan en el camino, o, al menos, quedan en un segundo plano, ya que el tiempo del equipo de contabilidad se consume con actividades de fin de mes como:
- Captura de entradas diarias.
- Preparación de estados financieros.
- Procesamiento y reconciliación de transacciones.
Cuanto más tiempo dediques a la conciliación, menos tiempo tendrán tus operaciones financieras para centrarse en conocimientos analíticos y esfuerzos de toma de decisiones de valor agregado.
Entonces, ¿cómo se puede acelerar el proceso? ¿Cómo puedes aspirar al mejor estándar de cierre de tu clase de dos a tres días?
Una vez más, la tecnología puede automatizar muchos de estos problemas.
Es cierto que un sistema ERP no puede automatizar todos los aspectos del cierre, la consolidación y la generación de informes, pero puede abordar las áreas más improductivas o el ancho de banda desperdiciado en la entrada manual de datos y la corrección de errores.
La integración con un sistema ERP centralizado puede al menos sincronizar todos tus sistemas y recursos financieros y mantenerlos actualizados. Como resultado, puedes evitar gran parte de la confusión y la complejidad innecesaria resultante de varios equipos financieros que se enfrentan a datos aislados que pueden estar incompletos o ser inexactos.
Piensa más allá de las actividades transaccionales
Las mejoras en las operaciones financieras tienden a centrarse en funciones transaccionales como cuentas por pagar y por cobrar. Eso es porque tales actividades tienden a ser más fáciles de automatizar.
Como resultado, muchos de los procesos ya han experimentado mejoras drásticas. Y si bien aún puede haber espacio para una mayor optimización, el ROI de tales iniciativas puede estar disminuyendo.
En cambio, McKinsey sugiere que observes las áreas estratégicas de tus operaciones financieras, como:
- Planificación y análisis financiero.
- Optimización de estructuras de capital.
- Planificación fiscal.
- Controles.
- Auditoría interna.
- Gestión de riesgos financieros.
Al centrar tus esfuerzos en actividades financieras de valor agregado, puedes desbloquear eficiencias internas y hacer un mejor uso del tiempo del personal.
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