Escribimos todo el tiempo. Enviamos mensajes de texto a amigos, enviamos correos electrónicos a compañeros, publicamos en las redes sociales, redactamos informes, etc.
Y cuando estamos escribiendo, el público no puede ver nuestra cara, escuchar nuestra voz o notar nuestro lenguaje corporal. Son nuestras palabras las que solas tienen que comunicar algo a otra persona.
Incluso si se trata de alguien que conoces, siempre existe la posibilidad de que lo que has escrito pueda interpretarse de una manera muy diferente de lo que pretendías. Esto puede suceder por varias razones. La persona podría estar en una zona horaria diferente, tener una comprensión diferente de las frases y expresiones idiomáticas, o simplemente estar en un estado de ánimo diferente al tuyo. En cualquier caso, no es sencillo asegurarte de que tu tono se transmita y comprenda por completo. Entonces, ¿qué puedes hacer?
¿Por qué el tono es tan importante en el trabajo?
Interactuamos constantemente a través de canales escritos (correo electrónico, plataformas de mensajería en el lugar de trabajo, etc) y, a menudo, estamos bajo presión para responder lo antes posible. Tal vez solo tengamos la oportunidad de leer rápidamente un correo o mensaje antes de enviar una respuesta. Pero una vez que has enviado esa respuesta, es casi imposible recuperarla.
Puedes volver a leer un mensaje o correo electrónico antes de enviarlo para ver si lo que has escrito expresa lo que realmente quieres decir. Un tono incorrecto cuando pretendes ser eficiente, o que suena pasivo cuando se pretendes ser cortés, puede costar las relaciones y dañar los esfuerzos de colaboración. En un entorno de trabajo acelerado, estos problemas pueden agravarse fácilmente.
Cuándo y dónde debes utilizar un tono específico en tu escritura
Una de las cuestiones más difíciles para lograr el tono correcto es que cambia de tarea a tarea, de persona a persona, de contexto a contexto. No escribirías una carta a un nuevo cliente de la misma manera que escribirías en una publicación del blog de la empresa. Los diferentes canales también requieren diferentes tonos. Ahora que el «lugar de trabajo» nos acompaña en nuestros ordenadores portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes, a menudo nos encontramos con la necesidad de cambiar de un tono informal a otro profesional sobre la marcha.
Es posible que en tu trabajo te comuniques con compañeros, superiores, proveedores, clientes, etc. y necesites ajustar tu tono con frecuencia, ya sea marcando o disminuyendo la formalidad y la cantidad de información en tus mensajes. Si escribes a un grupo que conoces bien y con el que trabajas estrechamente, puedes adoptar un tono más informal. Pero si escribes a un grupo con el que no interactúas tanto, necesitarás adoptar un tono más formal para que puedas comunicar el contexto y la importancia de la tarea o el mensaje en cuestión.
Puedes ser divertido al publicar en el canal central de anuncios de tu empresa, asegurándote de que eres informal pero también informativo, ya que es posible que no estés en línea cuando surjan preguntas.
Pero si tu nivel de visibilidad en la empresa es alto, es aún más importante para ti controlar tu tono porque lo que dices puede afectar a las personas de una manera que no pretendes.
Cómo inyectar personalidad y humor en tu escritura
Las cosas no siempre tienen que ser tan serias. La comunicación en el lugar de trabajo también tiene espacio para la diversión. Con la cantidad de canales de comunicación disponibles hoy en día, hay mucho espacio para infundir personalidad en tu escritura. Si no eres alguien que usa signos de exclamación, podrías tratar de transmitir tu entusiasmo por algo al incluir no solo uno, sino dos o tres o cuatro!!!!
El humor también puede ayudar mucho. Incluso cuando estás comunicando algo muy importante, agregar humor a tu escritura puede tranquilizar a alguien y hacer que se sienta más cómodo al abordar o procesar la información. El humor imbuye mucho, si no la mayoría, de nuestra comunicación, tanto interna como externa. Tratamos de asegurarnos de que la escritura muestra la forma en que nos comunicamos internamente: juguetón en lugar de solemne, inventivo en lugar de prosaico, energizante en lugar de cliché.
Incluso si no te sientes cómodo aflojando el tono de tu escritura profesional, puedes considerar usar imágenes de vez en cuando. Por ejemplo, los GIF son más apropiados en contextos muy informales y humorísticos, como los canales de chat con compañeros cercanos con los que bromeas en persona. Los emojis, por otro lado, están tan profundamente entretejidos en la estructura de la comunicación escrita moderna que realmente quedan pocos lugares donde no sean apropiados. A diferencia de los GIF, que a menudo tienen la intención de ser humorísticos, los emojis ayudan a transmitir una variedad de emociones, incluidas aquellas que pueden ser difíciles de describir con palabras.
Saber cuándo cambiar el tonto a grave y viceversa no siempre es simple. Y el tono apropiado probablemente cambia entre las diferentes funciones del trabajo. Para ayudar a las personas a saber cómo y cuándo adaptarse, puede ser útil para una empresa establecer pautas de tono para escenarios específicos de comunicación escrita.
Dale un giro a las cosas sin comprometer el significado o la inclusión
El lenguaje es hermoso y complejo, y tenemos formas ilimitadas de transmitir lo que necesitamos en casa momento. Incluso tomar decisiones particulares sobre la puntuación puede ayudarte a decir lo que quieres decir y cómo lo quieres decir. Piensa en los textos que has recibido y en los que un signo de exclamación te hubiera tranquilizado más.
Siempre es importante recordar que el ejercicio de la creatividad y el estilo debe incluir el uso de un lenguaje inclusivo, que es una forma de demostrar respeto, comprensión y aprecio por la persona con la que te estás comunicando, dentro y fuera del lugar de trabajo.
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