La ejecución exitosa de un proyecto nace de un cierre exitoso, en el que todas las fases del proyecto se revisan, firman y aseguran que se finalizarán con precisión. Tener un plan claro de cierre del proyecto es una buena práctica e indica profesionalidad, y el cierre final garantiza precisamente eso.
¿Qué es el cierre de proyecto?
El proceso de cierre de proyecto es esencialmente la etapa final del ciclo de vida del proyecto, la última fase en la que te aseguras de que todo esté en orden, firmado y entregado.
Esta etapa es donde evalúas el proyecto como un todo, te aseguras de que se hayan completado todos los entregables del proyecto, los informes de registro y la documentación.
Beneficios de realizar un cierre formal de proyecto
El proceso de cierre de proyecto, cuando se completa estratégicamente, es increíblemente beneficioso para tu negocio y evita que se pierdan cosas o se dejen a medio hacer.
Referencia
Completar un proyecto significa que no solo habrás completado una cantidad casi infinita de listas, documentos e informes, sino que también habrás aprendido mucho a medida que avanzabas.
Cualquier buen software de gestión de proyectos debe tener opciones disponibles para documentación, seguimiento e informes. Debes aprovechar al máximo las herramientas del proyecto para futuras referencias.
Sin documentación, sería más difícil para ti tener una idea del proyecto. Es posible que no recuerdes qué decisiones se tomaron (y el contexto que las rodea) y la razón basada en datos para tomarlas sin acceso a documentos anteriores.
Además, tener un registro en papel siempre es una buena idea cuando hay muchos entregables y partes involucradas.
Ordenar
A menudo, el hecho de que un proyecto se cierre no significa que el proceso establecido para su éxito a largo plazo desaparezca. Especialmente cuando se implementa un sistema o método completamente nuevo, simplemente finalizar el proyecto para llegar allí es solo un primer paso.
A medida que continúes con la implementación, necesitarás un cierre del proyecto completo y bien documentado para consultarlo. A medida que tomas los siguientes pasos o mejoras el sistema, este conocimiento previo establecido es una necesidad.
Al final de un proyecto, deben realizarse muchas tareas administrativas para garantizar que el proyecto se cierre correctamente. Por ejemplo, entregar informes de estado finales, solicitar a los clientes un depósito final, aprobar las hojas de tiempo de los empleados y administrar los recursos.
Cierre
Tú y tu equipo habéis trabajado en un proyecto, por lo que un cierto sentido de cierre y celebración de ese logro es impactante.
No solo solidifica que realmente has terminado, sino que ayuda con cualquier pregunta persistente sobre el estado del proyecto y permite que todos sientan los efectos completos y satisfactorios de haberlo visto hasta el final.
También se extiende a la rendición de cuentas, ya que es un hito final en la celebración de los logros y la adhesión a un plan.
Confirmación de objetivos cumplidos
Un proceso de cierre de proyecto estratégico también asegura que no te has dejado cabos sueltos. En proyectos con muchos objetivos y muchas partes móviles, puede ser fácil pasar por alto algo, o simplemente sentir que te falta algo.
La verificación categórica de las tareas y el cierre oficial confirman que los objetivos del proyecto se han cumplido. También puedes firmar todas las partes necesarias que respaldan ese reclamo.
Tareas de verificación de cierre de gestión de proyectos
A medida que avanzas en el cierre de tu proyecto, hay varios pasos y procedimientos necesarios a seguir.
- Vuelve a verificar y obtén aprobaciones. No des nada por seguro. Antes de comenzar a cerrar las cosas, verifica dos y tres veces que todos los entregables y los plazos se hayan completado y que se hayan realizado todas las aprobaciones necesarias de los clientes, miembros internos del equipo, proveedores, etc.
- Realiza pagos. Las finanzas hacen que el mundo gire y garantizar que se pague a las partes adecuadas es una gran parte del cierre del proyecto. No querrás que te queden facturas adicionales mucho tiempo después de que las tareas del proyecto hayan terminado. Verifica y paga todas las comisiones, tarifas, facturas, etc., para que finalices el proyecto con una idea clara de su impacto financiero.
- Finaliza el informe. Mantener registros concretos del contexto y los resultados es una parte esencial de la finalización del proyecto. Tu trabajo no es teórico, por lo que tener informes relacionados con operaciones, resultados, gastos y expectativas es un componente crucial.
- Organiza y archiva la documentación. No descuides la importancia de los documentos en curso y de cierre. Debes tener toda la documentación necesaria (digital y de otro tipo) en su lugar y lista. Los datos y los registros en papel son los reyes, por lo que cosas como planes de proyectos, contratos, notas de reuniones y documentos financieros ayudarán con el análisis de datos y el seguimiento de la información del proyecto.
- Entrega. Es hora de lanzar el proyecto y transferir oficialmente la gestión del día a día a las partes correspondientes.
- Ten una reunión de cierre. Por último, debes formalizar el cierre con una última reunión. Esta reunión mantendrá a todos los que trabajaron en el proyecto en sintonía, hará oficial el traspaso y se celebrará el logro en sí.
Consecuencias de un mal cierre de proyecto
Sin una finalización completa y precisa del seguimiento de tu proyecto, corres el riesgo de que desafortunados cabos sueltos se conviertan en problemas mayores.
- Pérdida de información importante. Sin sistemas y procesos para el cierre, los datos y la documentación importantes pueden perderse fácilmente. Nunca se sabe cuándo es posible que necesites volver a consultar algo y, sin un cierre metódico de los registros de seguimiento, es posible que no tengas suerte cuando más la necesites. Siempre hay tantas partes móviles en un proyecto que el mantenimiento de registros y la verificación a veces pueden pasarse por alto u olvidarse fácilmente sin un sistema formal.
- Cambios de última hora perdidos o imposibles de cumplir. Es posible que hayas entregado tu proyecto o estés a punto de entregarlo cuando sucede algo inesperado. Si un cliente solicita un cambio de última hora o detecta algo que podría salir mal, deberás actuar con rapidez para solucionarlo. Sin solicitudes acumuladas o una buena comprensión de la etapa final, esto puede ralentizar el proceso o hacer que sea casi imposible de completar.
- Incertidumbre del equipo. Con tantas personas participando en el proceso del proyecto, lo último que deseas son preguntas persistentes o una sensación general de no saber dónde se encuentra un proyecto. Un proceso de cierre formal asegura que todos sepan que el proyecto está oficialmente terminado.
Hacer las cosas bien significa que solo tendrás que hacerlas una vez; esto es doblemente cierto para el cierre del proyecto. Un sistema formal para garantizar un cierre completo y preciso le ahorrará dolores de cabeza a tu negocio, pérdida de tiempo y posiblemente pérdidas financieras.
