Ya sabes lo que se dice sobre las opiniones: todo el mundo tiene una. Lo que no se dice es que, para que las opiniones sean útiles, hay que recogerlas y analizarlas de forma organizada y transparente.
La consultora McKinsey informa que el 84% de los directores ejecutivos creen que la innovación es fundamental para el crecimiento. Mientras tanto, Clayton Christensen, profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, dice que el 95% de las innovaciones empresariales fracasan. Una conclusión que se puede sacar de estas dos estadísticas es que la innovación es un área en la que vale la pena invertir, pero hay que hacerlo con escrutinio.
Aquí es donde entra en juego la gestión de ideas. Cuando se utiliza de forma eficaz, la gestión de ideas convierte las opiniones sobre lo que tu empresa podría o debería estar haciendo en un camino viable hacia la innovación.
¿Qué es la gestión de ideas?
La gestión de ideas es un proceso estructurado mediante el cual las empresas generan, almacenan, evalúan, prueban e implementan nuevas ideas. Es probable que quienes toman decisiones estén familiarizados con la cantidad de opiniones que se tienen en toda la empresa sobre cómo se administra: algunas valiosas, otras no tanto.
Un sistema de gestión de ideas adecuado recopila información sobre una empresa de los empleados, los clientes e incluso las conversaciones sociales. La gestión de ideas ofrece directrices para evaluar e implementar ideas, así como informar sobre su éxito relativo. Todo el mundo se siente un poco más tranquilo al saber que las soluciones no sólo se registran sino que se consideran y, en ocasiones, se consagran como políticas o características del producto.
Gestión de ideas versus gestión de la innovación
El término «gestión de ideas» se utiliza a menudo junto con “gestión de la innovación”, pero son conceptos distintos. La gestión de la innovación es un término general que abarca la forma en que todas las innovaciones cobran vida en toda la organización; está guiada por una estrategia de innovación que se alinea estrechamente con la estrategia empresarial general.
La gestión de ideas es una práctica específica dentro del campo de la gestión de la innovación, que guía los procesos y herramientas mediante los cuales se recolectan, almacenan, evalúan e implementan nuevas ideas.
¿Por qué es importante la gestión de ideas?
La gestión de ideas es más que un ejercicio de organización. Un proceso adecuado de gestión de ideas puede conducir a:
- Resolución de problemas. Los procesos eficaces de gestión de ideas permiten la ideación centrada en un problema individual, lo que permite a los equipos trabajar rápidamente para abordar nuevos problemas.
- Resiliencia ante el cambio. Cuando las ideas se evalúan e implementan consistentemente en toda la empresa, ésta está mejor posicionada para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado.
- Mayor satisfacción del cliente. Las ideas pueden y deben recopilarse de los clientes, ya sea a través de incidencias, llamadas de ventas o interacciones individuales con clientes clave. Los procesos de gestión de ideas ayudan a etiquetar y rastrear inquietudes recurrentes, acelerándolas para su resolución (o evaluación).
- Retención de empleados. La gestión de ideas es un proceso transparente que funciona mejor con una aceptación a gran escala, asegurando a los empleados que sus ideas sean válidas. Escuchar las ideas de los empleados puede conducir a una mayor inversión emocional en la empresa y a la satisfacción laboral.
- Cultura más innovadora. La gestión de ideas fomenta un entorno de trabajo en el que las personas saben que la innovación puede venir de cualquier lugar, inspirando enfoques creativos para todo tipo de problemas.
- Alineación estratégica. La gestión de ideas de cualquier organización debe estar alineada con su estrategia comercial más amplia. La generación y evaluación continua de ideas ayudan a reiterar esa estrategia comercial a todos los empleados.
¿Cuál es el proceso de gestión de ideas?
Dependiendo del tamaño de tu organización, el proceso de gestión de ideas puede adoptar muchas formas. Incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse al seguir el proceso de gestión de ideas. No importa lo grande o pequeña que sea tu empresa, el proceso es esencialmente el mismo:
- Ideación
Las ideas se pueden generar de forma continua o mediante una campaña por tiempo limitado. La clásica sesión de lluvia de ideas, en la que un grupo de personas se reúne en una sala y espontáneamente propone soluciones a un problema, es un ejemplo de una campaña de tiempo limitado dirigida a un problema muy específico. Pero está lejos de ser el único ejemplo de ideación. Los individuos o grupos pequeños pueden abordar desafíos de ideas y luego volver a unirse para presentar sus mejores y más desarrollados conceptos al equipo más amplio, desarrollándolos aún más.
Alternativamente, un buzón de sugerencias en la sala de descanso puede ser una fuente constante de ideas. En un mundo digital, puedes implementar ese proceso clásico de ideación a través de un buzón de sugerencias digital anónimo o una plataforma de participación de los empleados.
- Captura de ideas
La captura de ideas es donde el sistema de gestión de ideas se convierte en un proceso útil. Todas las ideas deben almacenarse en una ubicación centralizada y en un formato similar. En una escala más pequeña, podría ser una hoja de cálculo con algunas columnas, incluido el tema, la idea y la persona que la sugirió.
Las herramientas de gestión de ideas a mayor escala pueden requerir más campos para realizar una evaluación adecuada. De cualquier manera, el objetivo de la captura de ideas es la exhaustividad (todas las ideas se capturan en toda la organización) y la resistencia (las ideas permanecerán almacenadas como parte de un banco de conocimientos de cara al futuro).
- Evaluación
Decide una cadencia regular para evaluar las ideas que has estado generando y almacenando. Primero, filtra las irrelevantes sin eliminarlas por completo. Estas podrían ser ideas para una costosa remodelación de oficina para la que aún no tienes el presupuesto o una idea que ya has probado. Mueve estas ideas a una carpeta separada y etiqueta las que pertenezcan a temas recurrentes, como «ya probada» o «posible en una fecha posterior».
A continuación, evalúa lo que queda utilizando una métrica sólida y replicable. Califica cada idea con campos como viabilidad, coste, impacto y novedad. Después de una lluvia de ideas, por ejemplo, puedes organizar las sugerencias en una matriz, donde el eje X es la viabilidad y el eje Y es el impacto. Las iniciativas altamente factibles y de gran impacto podrían luego acelerarse para su prueba.
Este paso de evaluación no tiene por qué ser el determinante objetivo final mediante el cual las ideas pasan a la hoja de ruta para su implementación. Pero un marco evaluativo puede ayudar a darle forma a esa conversación. En última instancia, las ideas más importantes son aquellas que alinearán y promoverán significativamente las prioridades estratégicas más amplias de la organización.
- Implementación
Una vez que hayas evaluado las ideas más innovadoras, desarrolla planes para su implementación. Esto podría significar muchas cosas diferentes según el negocio y el departamento en cuestión. Quizás un departamento de marketing quiera probar líneas de asunto más divertidas para sus correos electrónicos. Podrían realizar una prueba A/B en las líneas de asunto, utilizando las más tradicionales como grupo de control frente a otras más divertidas. Por otro lado, una innovación importante de producto, como rediseñar el asa de un estuche de transporte basándose en las quejas de los clientes, podría requerir un análisis de alcance, cronogramas y recursos.
Generalmente es aconsejable consultar a alguien del proceso de gestión de ideas durante todo el proceso de implementación. Esto ayuda a garantizar que cumpla con el diseño y el alcance del proyecto que llevaron a su luz verde al iniciarse. Por supuesto, las ideas pueden evolucionar a lo largo del proceso de diseño e implementación, pero se debe realizar un seguimiento de estas evoluciones para facilitar una mejor presentación de informes.
- Informes
Una vez implementada la idea, el proceso de gestión de ideas continúa. Supervisa cómo la idea implementada afecta los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes haciendo preguntas como: ¿Las nuevas líneas de asunto aumentaron las tasas de apertura? ¿La manija recientemente diseñada disminuyó las incidencias de servicio al cliente?
Puedes utilizar cualquier comentario que recopiles para repetir no solo la idea en cuestión sino también todo el proceso de gestión de ideas. Quizás un excedente de ideas valiosas provino de un departamento o flujo de trabajo. Apóyate en estos logros a medida que continúa el proceso de gestión de ideas.
Es crucial que la transparencia continúe durante todo el proceso de presentación de informes. Los empleados que generaron las ideas más prometedoras deben ser reconocidos y recompensados según corresponda a la cultura de la empresa. Esto tiene el efecto dominó de ilustrar a la empresa en general que las contribuciones de los empleados se toman en serio y pueden conducir a cambios reales dentro de la organización.
