Una de las partes más difíciles de ser propietario de un negocio es ponerlo en marcha y establecerlo. Sin embargo, una vez que se logra el éxito, las responsabilidades aumentan y hay que dejar que otros tomen el control de ciertas tareas para mantener el impulso del negocio.
Como emprendedor, la delegación puede parecerte aterradora. Incorporar a alguien a tu empresa y confiar en esa persona para hacer un trabajo es un gran paso para alguien que ha estado manejando todos los aspectos del negocio desde el primer día. Afortunadamente, existen estrategias que puedes implementar para mantener las operaciones fluidas y al mismo tiempo dejar el control.
Estrategias de delegación
- Encuentra a alguien que destaque en la tarea en cuestión
Es crucial encontrar a la persona adecuada para el trabajo. Al mirar currículum, presta atención a historiales laborales con tareas similares a las que buscas. Durante las entrevistas, haz preguntas sobre sus responsabilidades pasadas y haz un seguimiento de sus respuestas pidiéndoles que expliquen cómo se traducirían sus habilidades en el tipo de trabajo que necesitas que hagan.
Si estás indeciso entre dos o más candidatos, considera detenidamente a aquellos que tienen experiencia que se alinea con tu campo. Priorizar las habilidades sobre la disponibilidad es siempre una decisión inteligente, especialmente cuando el trabajo que necesitas es especializado. Es probable que la persona ideal complete sus tareas de manera más eficiente que alguien menos apto para ello pero más disponible.
- Mantén una mirada atenta pero confiada sobre sus responsabilidades
Cuando un equipo es pequeño, es especialmente vital estar al tanto de las tareas y el trabajo diario de todos. Si bien debes delegar tareas y relajar el control sobre ciertos aspectos del negocio, también debes estar al tanto, ya que los errores y las responsabilidades pasadas por alto pueden tener un impacto perjudicial si no prestas atención.
Para una empresa que incluye ventas o interacciones frecuentes con los clientes, una forma de estar al tanto de los eventos es hacer que tu personal te envíe copia de cada correo electrónico que envíe. De esta manera, seguirás confiando en que podrán completar sus tareas, pero también podrás revisar las cosas si surge alguna pregunta y participar rápidamente en cualquier conversación.
Reduce los contratiempos haciendo que tu equipo utilice plantillas de correo electrónico al escribir a personas fuera de la organización. Un negocio que implica un intercambio continuo con otros a menudo sigue patrones de conversación similares. Identifica esos temas y copia las respuestas adecuadas en un documento compartido al que los trabajadores puedan hacer referencia cuando respondan a alguien. Google Drive es una excelente herramienta para este tipo de trabajo colaborativo.
- Reconoce su habilidad y adáptate en consecuencia
Incluso si alguien parece encajar bien, al principio puede tener dificultades para aprender sus responsabilidades y la mejor manera de cumplirlas. Si la empresa es más pequeña, su trabajo puede tener un alcance mayor, con muchos elementos pequeños pero acumulativos que requieren tiempo para dominarse. Cuando un miembro del equipo parezca ambicioso y confiable pero más lento en los primeros días, ofrécele más orientación y apoyo. La formación exhaustiva de una persona con talento da sus frutos.
Si parece que todavía tiene dificultades con tareas específicas, puede ser útil eliminarlas de sus tareas laborales y hacer que se concentre en aquello en lo que es bueno. Entrega esas tareas a otra persona del equipo o contrata a otra persona que se sienta cómoda haciéndolas. Cuando la subcontratación no es una opción, restablecer tus expectativas puede resultar beneficioso. Es posible que el trabajo se haga de manera diferente a cómo lo harías tú, pero aún así se está haciendo.
- Establece expectativas claras y define el éxito
Para hacer bien su trabajo, los trabajadores necesitan saber exactamente qué es lo que necesitas de ellos. A medida que los trabajadores se adaptan a su puesto, ayúdalos a saber qué es importante para ti como superior y qué esperas ver de ellos. Describe objetivos específicos, como «queremos aumentar las ventas en un 25% este año» en lugar de «queremos aumentar las ventas este año». Proporcionar medidas tangibles de éxito les permitirá crear un plan para alcanzar esos puntos de referencia.
Los cronogramas también son útiles, ya que evitan que el personal dedique demasiado tiempo a una tarea o no el suficiente a otra. Cada proyecto o tarea debe tener una fecha de entrega prevista, lo que ayuda a establecer prioridades.
Proporciona a los trabajadores recursos de apoyo para que sepan a quién o a qué acudir en caso de que algo salga mal.
- Mantén una línea de comunicación abierta
Para que el personal se haga cargo de una tarea de manera efectiva, deben poder hablar contigo o con un gerente sin dificultad. Del mismo modo, debes poder acudir a ellos cuando tengas preguntas sobre cualquiera de sus responsabilidades.
No faltan maneras en que los equipos puedan mantenerse en contacto. Google Chat es especialmente útil para empresas que utilizan Gmail como correo electrónico empresarial. Slack, Microsoft Teams, Zoom y Discord son otras aplicaciones de chat populares entre empresas de todos los tamaños. Intenta utilizar la función de chat únicamente para preguntas rápidas y siempre realiza una videollamada o una llamada telefónica para mayor claridad. Las palabras escritas tienden a perderse en la traducción y pueden parecer ambiguas.
Independientemente del método que elijas, los trabajadores deben saber que siempre pueden acercarse a ti para pedirte consejo, información o diálogo general.
Dominar el arte de delegar es un capítulo transformador en la vida de un empresario. Cuando puedas traspasar responsabilidades con confianza a un empleado competente, podrás establecer un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal y concentrarte en lo que mejor sabes hacer: hacer crecer la empresa. Al elegir trabajadores capacitados y confiables, adaptarte a sus capacidades, establecer objetivos claros y fomentar la comunicación, se sientan las bases para un entorno empresarial próspero.
