Hay una forma relativamente nueva de un modelo de negocio emergente en todo el mundo. El modelo se conoce por varios nombres: espacios de trabajo conjunto, lugares de trabajo común, oficinas compartidas, etc.
Este modelo de espacio de trabajo ha ganado ímpetu debido a los crecientes costes inmobiliarios. También es muy efectivo para las empresas que no desean atarse con obligaciones de arrendamiento a largo plazo y, en cambio, tienen una estructura de costes flexible.
En este artículo, veremos más de cerca esta tendencia de espacios compartidos.
Las razones comunes por las que las empresas optan por espacios de trabajo conjunto
Coste: este método es particularmente útil para las empresas de nueva creación. La mayoría de las empresas nuevas están hoy en el sector de alta tecnología. Esto significa que requieren oficinas con instalaciones tales como videoconferencia, teléfonos habilitados para VozIP, líneas de Internet, etc. Sin embargo, la dotación de todas estas instalaciones desde cero es un poco costosa para las empresas de nueva creación, que generalmente tienen poco dinero. Por lo tanto, resulta económico y operacionalmente factible usar este modelo de compartir espacio de trabajo. Al mismo tiempo, las grandes empresas consideran que este modelo es alrededor del 25% más barato.
Infraestructura: los espacios de trabajo conjunto permiten reducir el coste de la operación sin afectar la calidad de la infraestructura. Por lo general, dichos espacios de trabajo compartidos tienen salas de conferencias e incluso instalaciones de videoconferencia. Las empresas obtienen infraestructuras preparadas desde el primer día. Pueden centrarse más en las tareas principales realizadas por la empresa, en lugar de prestar atención a las tareas administrativas que aumentan el tiempo y el coste, pero no producen ningún valor para el cliente.
Comodidad para viajar: varias compañías multinacionales tienden a optar por este modelo en las ciudades. Esto se debe a que estas empresas no requieren una oficina completa en esas ciudades. En cambio, tienen un equipo de 10 a 15 personas. No quieren comprometer la calidad del espacio de la oficina o las instalaciones que ofrecen a sus empleados. Además, quieren que sus oficinas estén centralmente ubicadas, porque la mayoría de las veces estos empleados trabajan con el departamento de ventas y necesitan viajar mucho. Es por esta razón que los espacios de trabajo compartidos se convierten en una alternativa viable. La infraestructura se comparte con otros equipos. Es solo que estos otros equipos pueden pertenecer a una organización diferente.
Tiempos de viaje más cortos: los empleados en las grandes ciudades están cansados de pasar horas yendo y viniendo del trabajo. Además de un trabajo de ocho o más horas, muchas personas pasan muchas horas yendo y viniendo. Este tiempo de viaje no agrega valor y, por lo tanto, debe eliminarse. Una de las formas de eliminar esto es comenzar a usar lugares de trabajo compartidos. No se debe exigir que todos los trabajadores viajen a un lugar por trabajo. En cambio, los trabajadores deberían poder iniciar su sesión en el centro de trabajo más cercano. El ahorro de tiempo en viajes redunda en empleados más productivos, que pueden trabajar más horas en tareas que agregan valor a la organización.
Flexibilidad: aumentar el tamaño de una organización se convierte en un problema logístico en las oficinas tradicionales. Por ejemplo, una empresa puede querer aumentar la fuerza de trabajo en diez empleados. Sin embargo, no pueden alquilar espacio adicional para solo diez empleados más. Tienen que alquilar una oficina completamente nueva. Alternativamente, tienen que obstaculizar el lugar de trabajo existente y asegurarse de que diez nuevos empleados encajen en la oficina existente. Sin embargo, con espacios de trabajo compartidos, este no es el caso. Las empresas pueden alquilar exactamente tantos puestos como necesiten y durante el período de tiempo exacto que precisen.
Problemas con los espacios de trabajo compartidos
Asignación de costes: la asignación de gastos en un lugar de trabajo compartido puede ser una tarea muy difícil. En una oficina alquilada, la empresa paga todas las facturas de electricidad, agua, impuestos de la propiedad, etc. Sin embargo, en un lugar de trabajo compartido, estos costes deben ser prorrateados. Aquí es donde los desacuerdos comienzan a suceder. Puede que cada compañía crea en una métrica más apropiada para asignar gastos. Además, dado que el proyecto se está compartiendo, las empresas no tendrán un incentivo para minimizar el uso de electricidad, agua u otros recursos tan onerosos. Los desarrolladores están tratando de eludir este problema al incluir estos costes dentro de los precios de alquiler. Sin embargo, eso termina causando el desperdicio de recursos e incluso conduce a disputas en muchos casos.
Privacidad: los espacios de trabajo compartidos son más baratos y pueden tener una mejor infraestructura. Sin embargo, la mayoría de las empresas no se sentirían cómodas al ubicar sus operaciones críticas en dichas instalaciones. La razón detrás de esto es simple. Existe la probabilidad de que se roben datos u otra propiedad intelectual. Además, si la estrategia de una compañía se filtra a sus competidores, puede perder su ventaja competitiva. El modelo de espacio de trabajo compartido, por definición, no puede superar este problema.
El futuro de los espacios de trabajo es probable que sea una fusión de los dos modelos. El trabajo regular y mundano, que no es de misión crítica, se puede realizar en espacios de trabajo compartidos, debido a los menores costes y otras ventajas que ofrecen. Sin embargo, las tareas de gama alta, que involucran datos confidenciales y la información de la estrategia, pueden continuar dentro del ámbito de los espacios de trabajo arrendados.
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