A veces empresas y autónomos suelen pasar por alto los requisitos que debe observar en el momento de facturar.
Sin embargo, éste es un tema muy importante, puesto que las incorrecciones pueden causar perjuicios de naturaleza fiscal, tanto para el que emisor como para el destinatario.
Debemos tener cuidado porque un error puede privarnos de derechos que tendríamos si fuera correcta.
Existen ciertos errores generalizados en la facturación que podemos encontrar de forma repetida y que conviene evitar:
Emitir facturas sin una numeración correlativa
A veces se sigue un criterio de numeración en el que se incluye alguna mención a la fecha a la que corresponde.
Éste es un error grave.
La numeración ha de ser consecutiva, por lo menos en lo que se refiere al periodo anual, y no se puede numerar por series mensuales.
Emitir facturas que no sigan la concordancia entre su número y la fecha de emisión
Las facturas han de ser correlativas y guardar el orden correspondiente con la fecha de emisión. Es la forma de cumplir con el Reglamento de Facturación.
Generar las facturas rectificativas en la misma serie que el resto de facturas
Cuando se emite una factura rectificativa es para corregir un error de una factura emitida y evitar que se “elimine”.
Eso sí, para no mezclarlas, y sobre todo para no descuadrar los resultados al presentar el IVA trimestral, deben tener una numeración y serie diferentes. Se trata de un documento diferente y debe ir con las de sus mismas características.
Recomendado: Rectificar una factura y anularla no es lo mismo
No poner el domicilio fiscal, si no el del local de negocio
En las facturas, tanto expedidas como recibidas, debe figurar siempre el domicilio fiscal comunicado a Hacienda en el modelo 036 (en el caso del autónomo sería su domicilio),
Este debería aparecer independientemente de que, por mayor detalle, se incluya también la dirección del local.
No incluir el domicilio en los tickets
Los tickets, para tener validez fiscal, deben incluir el NIF y el domicilio del destinatario (además de todos los datos del que la expide).
A menudo consta tan sólo el NIF.
Aunque este motivo no suele ser causa que determine que el gasto no es deducible, el Reglamento de Facturación indica que ese dato debe figurar.
No entregar la factura al destinatario en el plazo reglamentario
Las facturas deben expedirse en el momento de realizar la operación, si el destinatario es un particular, y antes del día 16 del mes siguiente si fuera una empresa o autónomo.
Una vez expedida, debe remitirse al destinatario en el plazo de un mes.
No desglosar las cuotas de IVA
La factura ordinaria debe llevar desglosadas las bases, las cuotas y los tipos de IVA aplicados.
La simplificada tiene que indicar igualmente el o los tipos de IVA aplicados, aunque no detalle el importe de las cuotas de manera desglosada.
Puede indicar, adicionalmente, la expresión “IVA incluido”.
No indicar en las facturas de suministros los datos fiscales de la empresa que va a practicar la deducción
En los casos en que el contrato de suministro se mantiene a nombre del propietario, normalmente aparecen sus datos.
Esto es erróneo.
El documento debe incluir los datos del inquilino para que este pueda deducirla como gasto.
Introducir a mano los datos del destinatario en las facturas impresas
A veces, se recibe una factura incorrecta o incompleta y se corrige a mano (con bolígrafo) por encima.
Esto no debe hacerse. Si se trata de un documento impreso no se puede manipular.
