El trabajo híbrido ha llegado para quedarse y aportar ventajas a los empleados. Sin embargo, es crucial contar con las mejores herramientas para lograr mayor productividad y mantener un alto nivel de calidad, aunque las personas no se encuentren en el mismo espacio.
Desde PFU (EMEA) Limited – A RICOH company en Iberia, Silvia Ustárroz, responsable de Dispositivos Ricoh Smart Meeting, señala que “las organizaciones que ven valor en el trabajo híbrido deben apoyar el bienestar y la productividad de su personal, siendo conscientes también de las nuevas dinámicas que podrían hacer que este nuevo modelo se perciba como un privilegio que pueda afectar negativamente”.
Las reuniones en trabajos híbridos suelen estar compuestas por asistentes presenciales y remotos; y es tarea de los responsables de esas reuniones hacer que todos los participantes se sientan incluidos. En este sentido, la tecnología inteligente para reuniones facilita la inclusión en la puesta en escena, ayudando a fomentar la participación.
La fatiga de los encuentros virtuales
Tener una cámara delante y verse en una pantalla a sólo 50 cm de la vista de otra persona no es la forma natural en que interactuamos. ¿Quién sabe qué información subconsciente o periférica, que nos ayuda a mantener el interés, se nos escapa? Pero una cosa que sí sabemos es que las reuniones virtuales pueden provocar fatiga, y que es probable que esta sea resultado de una baja carga mental y del aburrimiento más que de una sobrecarga mental.
Según una investigación sobre el impacto de las reuniones virtuales en el rendimiento cognitivo, los empleados más comprometidos son capaces de mantenerse activos durante estas charlas online, mientras que los trabajadores con un bajo nivel de compromiso las encuentran a menudo más pesadas. Esto resulta más evidente cuando se desconecta la cámara, ya que los participantes pueden empezar a hacer otras tareas al mismo tiempo que escuchan la reunión. Es entonces cuando no se sienten estimulados por la reunión, asumen que no tienen nada que aportar y que realmente no importa si forman parte de la reunión o no. Una vez que se inicia la multitarea, el compromiso disminuye inevitablemente, puesto que realizar más de una actividad que requiere atención cognitiva es mentalmente agotador.
“Aunque hacer que las reuniones sean más atractivas es, sin duda, en parte responsabilidad del organizador en cuanto a contenido relevante, motivo y gestión, la organización también puede tomar medidas sobre la infraestructura y la tecnología adecuadas para que la reunión sea eficaz”, opina la responsable de Dispositivos Ricoh Smart Meeting en PFU (EMEA) Limited – A RICOH company.
Una experiencia presencial
La fatiga de las reuniones virtuales no debe impedir que las reuniones sean productivas; y hay varias cosas que se pueden hacer para aportar energía presencial a las reuniones, incluso cuando hay participantes presentes físicamente y a distancia:
- Mantener la cámara encendida: intenta crear una cultura en la que los participantes virtuales de las reuniones híbridas se sientan cómodos mostrando su imagen y con el estado “no molestar” activado en la plataforma colaborativa. Esto reducirá el número de mensajes que recibirán durante la reunión y que podrían verse tentados a responder, lo que también ayudará a evitar la multitarea. Conectar la opción de vídeo debería animar a los participantes a escuchar atentamente y compartir respuestas visuales y virtuales durante las reuniones. La alta definición y las vistas panorámicas del espacio de reunión pueden hacer asimismo que se sientan como si estuvieran allí en persona.
- Invertir en tecnología: los dispositivos inteligentes para reuniones garantizan que todos los asistentes se sientan tan parte del evento como los demás, aunque sea a distancia. Captan claramente la voz de todos, independientemente de su ubicación, y todos los que aparecen en la pantalla son igualmente visibles. Saber que se te ve y escucha igual que a un participante presencial ayuda a que los usuarios virtuales se sientan comprometidos y tengan más probabilidades de plantear una cuestión.
- Los equipos audiovisuales plug-and-play, fáciles de usar, permiten celebrar reuniones en lugares inesperados, lejos de las habituales salas de reuniones tan poco atractivas.
“Con unos dispositivos inteligentes y adecuados, es posible celebrar una reunión en un entorno híbrido, como una fábrica o un espacio al aire libre si el tiempo lo permite. Ponerse de pie para asistir a las reuniones en lugar de sentarse alrededor de una mesa de la sala de juntas o en los escritorios, así como utilizar tecnología para crear espacios de reunión más atractivos ayuda a generar una nueva energía entre todos los participantes, aportando frescura a lo que sigue pareciendo a veces un formato anticuado y repetitivo”, defiende Silvia Ustárroz, de PFU.
