La creciente dependencia del software en las empresas está generando ineficiencias que muchas veces pasan desapercibidas. Licencias infrautilizadas, precios poco transparentes y contratos confusos se traducen en pérdidas millonarias.
Hoy en día, prácticamente todas las funciones dentro de una empresa (desde las operaciones hasta las finanzas) dependen de herramientas digitales. Esta rápida expansión del software ha incrementado significativamente la complejidad operativa y financiera dentro de las organizaciones, muchas de las cuales aún no aplican estrategias claras de control y optimización.
Las consecuencias son notables: según datos de ERA Group, los fallos en aplicaciones críticas pueden generar costes de hasta 1 millón de dólares por hora, lo que supone pérdidas anuales superiores a los 45 millones de dólares en grandes corporaciones. Por ello, la consultora ha identificado cuatro áreas clave para mejorar la eficiencia y reducir costes en la adquisición y el uso de software.
Cómo maximizar el valor de las inversiones tecnológicas y recuperar el control sobre el gasto
- Exceso de proveedores, aplicaciones y licencias: El número de herramientas digitales se ha multiplicado dentro de las organizaciones. Modelos como el “freemium” y técnicas de venta agresivas fomentan la adopción descoordinada de software por parte de empleados y departamentos, lo que suele derivar en un bajo nivel de utilización y sobrecostes innecesarios. De hecho, en un caso reciente, una empresa con 450 trabajadores contaba con 3.900 licencias activas, pero solo 250 eran usuarios frecuentes.
- Contratos confusos y tarifas opacas: Los contratos de software incluyen a menudo múltiples cláusulas técnicas difíciles de interpretar. Cambios en la tecnología, como la migración a la nube o nuevas versiones del producto, afectan directamente a su coste y utilidad. Además, los proveedores aplican tarifas que varían según volumen, duración, canal de venta o tipo de uso. Contar con información objetiva sobre el posicionamiento competitivo de cada proveedor es esencial para tomar decisiones informadas.
- Falta de evaluación del rendimiento real: En muchas compañías, el software se evalúa únicamente desde parámetros técnicos, sin medir el impacto real sobre la productividad o los objetivos de negocio. Esto impide verificar si los beneficios esperados se han conseguido. Un caso práctico: si un empleado emite 4.160 facturas al año a razón de 70 euros por hora, el coste anual asciende a cerca de 300.000 euros. Un software que reduzca ese tiempo a la mitad, con un coste de 50.000 euros anuales, generaría un ahorro neto de 100.000 euros. Sin seguimiento, estos beneficios potenciales no se materializan.
- Gobernanza débil y decisiones descentralizadas: En muchas empresas, las decisiones de compra de software se toman sin una visión estratégica unificada, basándose únicamente en límites de gasto individuales. Esto provoca la integración de sistemas sin un análisis completo de necesidades, coste o rendimiento. El sector tecnológico avanza con rapidez. Tanto, que en los últimos tres años los servicios de TI y software han crecido a un ritmo medio anual de entre el 51% y el 54%, lo que obliga a las organizaciones a revisar periódicamente su estructura de licencias, proveedores y herramientas, y a establecer normas claras para la adopción de nuevas soluciones.
