Empieza por emplear 10 minutos para evaluar tus tareas diarias comunes y cómo se ajustan con tu/s objetivo/s. Una vez que tengas esta información, será muy fácil poner tus tareas en una lista de prioridades. Todo lo que queda es que comiences la próxima jornada laboral siguiendo tu nueva lista.
A diferencia de otros métodos que no explican cómo decidir la importancia de una tarea, este te ayudará a dividir cada una de ellas en dos partes: costes y beneficios. Y también te ayudará a tomar medidas de seguimiento, basadas en diferentes combinaciones de esos costes y beneficios.
Una vez que comiences a usar este método, no querrás volver a tus antiguas formas de trabajar, comenzarás a priorizar correctamente tu trabajo y, lo más importante, aumentará tu productividad.
Unos pocos minutos dedicados a leer este artículo podrían ahorrarte muchas horas a largo plazo.
Dedica 10 minutos a la planificación
Cuando se trata de abordar problemas de productividad, tiene sentido planificar antes de tomar medidas. Sin embargo, no te involucres tanto en planear que te atrape y nunca te muevas más allá de la primera fase.
Ten un período de tiempo específico para la planificación, pero que sea breve. Idealmente, 10 ó 15 minutos. Esto debería ser adecuado para pensar en tu plan.
Usa ese tiempo para:
- Observa el proceso completo.
- Piensa en el objetivo actual y el objetivo que necesitas/deseas lograr.
- Diseña todas las tareas que necesitas hacer.
Ajusta tus tareas con tu/s objetivo/s
Este es el componente central para ser efectivo y funciona así:
Echa un vistazo a todas las tareas que estás haciendo y revisa la importancia de cada una de ellas. Específicamente, mide la importancia de una tarea por su coste y beneficio.
Por coste, se entiende el esfuerzo necesario por tarea (que incluye tiempo, dinero y otros recursos). El beneficio es lo que la tarea puede contribuir a tu objetivo.
Para que esto sea más fácil, hay cuatro combinaciones que te permitirán determinar rápida y fácilmente la prioridad de cada una de tus tareas:
- Bajo coste + Alto beneficio: Primero realiza estas tareas porque son las más simples de completar, pero te ayudan a acercarte a tu objetivo.
- Alto coste + Alto beneficio: Divide la tarea de alto coste en otras más pequeñas. En otras palabras, divide la gran tarea en minis, que tarden menos de una hora en completarse. Luego reevalúa estas pequeñas tareas y establece tu nivel de prioridad adecuado.
- Bajo coste + Bajo beneficio: Esta combinación debería ser tu prioridad más baja. O bien, tómate de 10 a 15 minutos para realizar esta tarea o coloca este tipo de tareas entre otras, como un descanso útil. Estas son probablemente tareas necesarias (por ejemplo, tareas rutinarias como consultar correos electrónicos) pero no contribuyen mucho a alcanzar tu objetivo deseado.
- Alto coste + Bajo beneficio: Revisa si estas tareas son realmente necesarias. Piensa en maneras de reducir el coste si decides que se requiere completar la tarea.
Después de desglosar la/s tarea/s de «alto coste + alto beneficio» en otras más pequeñas y de revisar sus beneficios, decidiremos centrarnos solamente en lo más efectivo, lo que reduce significativamente el coste de tiempo asociado.
Abordar tareas con fechas límite
Una vez que hayas evaluado tus tareas, sabrás la importancia de cada una de ellas. Esto te dará una imagen clara de las tareas que te ayudarán a lograr más (en términos de lograr tus objetivos). A veces, sin embargo, no podrás decidir la prioridad de cada tarea porque habrá fechas límite establecidas por partes externas.
¿Qué hacer en estos casos?
Después de considerar la importancia y los valores de tus tareas actuales, ajusta la lista con los plazos y las prioridades en correspondencia.
