Se acercan las Navidades, unas fechas para disfrutar de reuniones familiares y para descansar y reponer fuerzas para el nuevo año. Es momento también para que todos los trabajadores pidan sus tan ansiadas vacaciones, lo que se traduce en hacer malabares en muchas empresas para organizar los descansos y gestionar las ausencias. Acordar las vacaciones de toda la plantilla sin causar descontentos y descensos en la producción puede suponer un auténtico desafío para muchas compañías.
José Manuel Villaseñor, Partner Asesor de Cezanne HR España, afirma que “la comunicación abierta y la empatía son esenciales para construir un clima laboral positivo en estas fechas. Para garantizar una buena gestión de las vacaciones navideñas es fundamental anticiparse con una planificación clara y transparente, promoviendo un equilibrio entre las necesidades personales de los trabajadores y el buen funcionamiento de la organización. Para ello, contar con herramientas tecnológicas como un software de gestión de ausencias y vacaciones resulta clave para facilitar la solicitud, aprobación y registro de los días libres, evitando errores y agilizando los procesos.”
El Estatuto de los Trabajadores establece que el trabajador tiene derecho a conocer las fechas concretas de sus vacaciones dos meses antes de que comiencen, por lo que, en principio, sus días de descanso en Navidad deberían estar autorizados desde finales de octubre. Sin embargo, en la práctica eso es algo que no suele ocurrir porque o bien el empleado no realiza la solicitud con antelación suficiente, o bien la empresa no las aprueba a tiempo.
Consejos para facilitar una correcta gestión de las vacaciones de Navidad
- Planificación anticipada y transparente: Establecer un calendario con antelación permite identificar las necesidades más urgentes de la organización y distribuir los días libres de manera equitativa entre los empleados. También es importante recordar a los empleados que no dejen la solicitud de vacaciones para el último momento, ya que planificar a tiempo las vacaciones permite resolver inconvenientes con la máxima antelación posible. Para ello, puede resultar muy útil establecer un cuadrante de vacaciones actualizado o contar con un software de gestión de ausencias y vacaciones, que ofrezca datos actualizados en tiempo real, de forma que los empleados siempre sepan exactamente cuántas vacaciones les quedan por disfrutar.
- Flexibilidad y comunicación abierta: Cuando el empleado está motivado, es más productivo y presenta niveles de rendimiento más altos. Desde el área de RRHH siempre hay que tratar de adaptarse a las necesidades de los empleados, mostrando flexibilidad con los horarios, pero sin descuidar al mismo tiempo que la organización cuente con los recursos necesarios para desarrollar su actividad correctamente. Además, es fundamental mantener un diálogo constante con los empleados para entender sus necesidades y llegar a acuerdos que beneficien a ambas partes.
- Mantener un orden de prioridad: Durante la solicitud de días de vacaciones, es posible que los empleados se vean obligados a llegar a un acuerdo con tal de que no se solapen las fechas. En caso de que esto no sea posible, lo más recomendable es que la compañía aplique un orden que priorice la antigüedad en la empresa o la conciliación con la vida personal en caso de tener hijos. También se puede establecer un sistema rotativo que permita a unos empleados ser los primeros en escoger las vacaciones e ir cambiando cada año.
- Política de vacaciones claras: Todos los miembros de la organización deben tener clara cuál es la política de vacaciones en la empresa: si hay días hábiles en los que se cierra por vacaciones o, al contrario, si hay determinadas jornadas en las que vencen plazos importantes y es imposible solicitar ausencias. Lo ideal es poder compartir esas políticas de la organización en el portal del software de recursos humanos con el que se trabaje. De esta manera, las normas tendrán visibilidad para todos y se podrán consultar cuando se necesiten sin tener que recurrir continuamente a RRHH. Además, hay que comprobar que esta política cumple con la ley y con los convenios y contratos de cada empleado. Tener esta información permitirá a todos planificar con antelación.
- Fomentar el espíritu de equipo: La Navidad es la oportunidad perfecta para crear un ambiente de trabajo más cálido y fortalecer relaciones entre los equipos. Aprovechar estas fechas para organizar actividades como un desayuno navideño, regalos de amigo invisible o momentos en equipo ayudan no solo a fomentar el espíritu de pertenencia a la organización, sino que también ayudan a que los empleados se sientan más valorados y conectados con la empresa. Mostrar agradecimiento con un gesto simbólico o reconociendo públicamente el esfuerzo de los empleados durante el año tiene un impacto muy positivo en la moral y la motivación del equipo.
