Una de las mayores reclamaciones que tienen tanto profesionales como empresas es que se pierde mucho tiempo en reuniones improductivas. Según un informe de EAE Business School, España solo cuenta con un índice de productividad del 31,5 %, pese a que los españoles pasan una media de 1.695 horas en la oficina, muchas de ellas dedicadas a estas reuniones, que a pesar de todo muchas veces son inevitables.
Por todo ello, Spaces ha identificado cuáles son las principales claves a tener en cuenta para establecer reuniones realmente útiles y productivas, que eviten perder el tiempo de los profesionales:
- Agenda: El primer paso para que una reunión sea realmente productiva es preparar previamente una agenda que resuma todos los puntos a tratar. De esta forma, si los profesionales siguen la agenda durante su encuentro, será mucho más sencillo no desviarse de los temas que realmente son importantes y se establecerá una pauta a seguir.
- Lugar y formato: Las nuevas tecnologías y los espacios de trabajo flexible son grandes aliados a la hora de organizar reuniones con miembros ubicados en diferentes puntos del planeta. Las nuevas tecnologías de videoconferencia permiten contar en la reunión con una experiencia sensorial muy conseguida, que facilita la comunicación tanto verbal como gestual entre los diferentes profesionales involucrados en la reunión.
- Puntualidad: Respetar los tiempos fijados para una reunión es imprescindible para minimizar la pérdida de tiempo de todos. Los grandes directivos suelen encadenar una reunión tras otra, por lo que es básico para ellos acabar a tiempo para poder empezar con puntualidad su siguiente reunión. No respetar estos tiempos puede aglutinar grandes retrasos que terminan haciendo perder el tiempo a todos los profesionales involucrados.
- Transparencia: Uno de los principales propósitos de las reuniones es el de poner toda la información sobre determinados proyectos sobre la mesa, de manera que se eviten cauces de comunicación alternativos que entorpezcan el desarrollo del proyecto. Es por ello que es importante que los profesionales sean transparentes a la hora de exponer sus dudas y sugerencias, de manera que todo el equipo dedicado cuente con la misma información para desarrollar su parte siguiendo la estrategia marcada.
- Asignación de tareas: El objetivo de todas las reuniones debe ser, en última instancia, asignar tareas a los profesionales implicados para asegurar así que el proyecto seguirá en marcha por los cauces marcados. Es por ello que es imprescindible que durante la reunión se marque claramente qué profesionales o equipos serán responsables de cada una de las tareas que se establezcan, para así facilitar su seguimiento.
- Informe de reunión: Igual que la agenda, seleccionar a una persona que se encargue de resumir a posteriori todos los puntos tratados en la reunión será necesario para asegurar el éxito del encuentro. Este informe de reunión debe incluir todas las conclusiones que se han obtenido tras tratar todos los temas de la reunión, así como el listado de tareas acordadas a llevar a cabo, marcando claramente quién será el responsable de cada una de ellas y los deadlines fijados. Este informe de reunión servirá como punto de partida para diseñar la agenda de la próxima reunión sobre el mismo proyecto.
Según Philippe Jiménez, Country Manager de Spaces en España: “Los profesionales de hoy han cambiado completamente su visión del trabajo y cada vez tienen menos tiempo que perder. Así como huyen de horarios fijos, quieren trabajar y poder reunirse desde cualquier lugar, porque la tecnología se lo permite. La nueva forma de trabajar, abanderada por los espacios de trabajo flexible, es la llave para acabar con el presentismo, con el objetivo de aprovechar al 100 % el talento y el potencial de los nuevos profesionales”.
