En los últimos años, la presencialidad ha vuelto a ganar un peso fundamental en el día a día de las reuniones y eventos empresariales. Así, lo constatan estudios como el de la Global Business Travel Association (GBTA), que revela que más del 86% de las organizaciones consideran que viajar es esencial para conseguir los objetivos propuestos, ya sea en términos de captación de clientes, presentaciones corporativas, o para la gestión de múltiples equipos de trabajo en diferentes localizaciones, entre otros.
Con todo ello, la gestión eficiente de los viajes de empresa se ha convertido en un aspecto crucial para cualquier organización que busca optimizar sus recursos financieros y mantener su competitividad en un mercado globalizado y dinámico, así como para mejorar la experiencia de sus empleados.
Para ayudar a las empresas en esta labor, Consultia Business Travel, a través de Destinux ha lanzado una guía en formato ebook con las cinco claves para lograr una optimización en costes en la gestión de los viajes corporativos, que les pueden permitir ahorrar hasta un 20%.
Claves para ahorrar en la gestión de los viajes de empresa
- Digitalización de la gestión
Contar con una herramienta que digitalice la gestión de los viajes de empresa es esencial para fomentar la eficiencia, la seguridad y la transparencia. La incorporación de un servicio tecnológico integral no sólo elimina la necesidad de llevar a cabo procesos manuales propensos a posibles pérdidas y errores, sino que también automatiza las tareas y permite una visibilidad en tiempo real de los gastos asociados al viaje. Por ejemplo, gracias a un sistema que asigna digitalmente los gastos de viajes a los CECOS, proyectos o unidades correspondientes, las empresas pueden optimizar sus recursos financieros y mantener un mejor control sobre los gastos obteniendo un ahorro adicional del 6% en los costes de viaje.
Este tipo de solución tecnológica les debe permitir digitalizar y automatizar todos los procesos implicados sin prescindir del trato personalizado y humano de un Personal Travel Assistant, ya que una atención profesional a disposición del viajero que resuelva incidencias y contratiempos mejora la experiencia de viaje y evita tener que contratar proveedores distintos, lo que se traduce, en ahorro de costes.
- Política de gastos personalizada
Desarrollar una política de gastos personalizada a las necesidades y prioridades actuales de los viajeros es fundamental. En este sentido, es importante considerar algunos consejos que incluyen desde establecer políticas personalizadas a cada viajero, implementar criterios para los viajes de mayor intencionalidad y duración, o implementar políticas de viaje que tengan en cuenta la preocupación por el impacto medioambiental.
Así, establecer límites claros y realistas, así como proporcionar opciones de alojamiento y transporte que se alineen con las preferencias corporativas, contribuye a un uso más eficiente de recursos. Según fuentes como Aberdeen Group, contar con una política de viajes bien implementada puede ayudarte a ahorrar entre un 5 y el 15% del presupuesto disponible para los viajes de negocio. Con este método, una empresa con un volumen anual de viajes de 200 mil euros podría ahorrar hasta 30 mil euros.
- Centralización de datos económicos
En tercer lugar, la centralización de los datos económicos es crucial para una gestión financiera efectiva. Al consolidar todos los datos relacionados con los viajes de empresa, desde los gastos individuales hasta los contratos con proveedores, se logra una completa transparencia y se facilita la toma de decisiones informadas.
Además, disponer de toda la información tanto actual, como histórica, en una misma plataforma puede ahorrar el 75% del tiempo invertido en la búsqueda de la misma. Según datos de Destinux, algunas empresas antes de obtener un sistema de gestión de viajes de negocios digital necesitaban, al menos, 3 meses para preparar el presupuesto del próximo año, ya que no tenían registros históricos que les permitieran prever la inversión necesaria para el año siguiente.
Por otro lado, gracias al uso de una herramienta automatizada como Destinux, una empresa que realiza 500 servicios al año podría ahorrar alrededor de 3.000€ en la gestión de las facturas de sus viajes al asignar los gastos a los proyectos o unidades correspondientes, evitando errores en el proceso y eliminando la facturación manual y, con ella, extensas horas de trabajo.
- Acceso a tarifas y programas especiales
Tener acceso a tarifas y programas especiales es clave para poder disfrutar de una optimización de los gastos. Estos programas especiales pueden incluir acuerdos de tarifas negociadas con aerolíneas, hoteles o compañías de alquiler de vehículos, entre otros, así como programas de fidelización que ofrecen beneficios adicionales, como upgrades de clase, habitaciones de hotel gratuitas o millas de viajero frecuente.
Al aprovechar estas tarifas y programas, las empresas pueden reducir significativamente los costes del viaje, maximizando el valor de cada desplazamiento corporativo.
- Sistemas de supervisión y aprobación directos e inmediatos
Por último, como es evidente, centralizar la aprobación de todos los viajes en una o más personas de la empresa conlleva una gran carga de trabajo, lo que resulta en horas de dedicación y, en algunas ocasiones, de pérdida de información y retrasos en los procesos de autorización y aprobación.
A través de un sistema automatizado, el responsable encargado de autorizar los procesos puede recibir en una única plataforma todas las solicitudes que se desvíen de presupuestos y políticas de la empresa, disponiendo, además, de toda la información en tiempo real, lo que resulta en un ahorro de hasta un 70% del tiempo del equipo en esta área.
