La implantación de procedimientos remotos se ha convertido en una necesidad estratégica para muchas empresas, ya sea por la expansión internacional, el auge del teletrabajo o la búsqueda de mayor eficiencia. Sin embargo, no todas las organizaciones logran hacerlo de manera efectiva.
La falta de planificación, la improvisación y ciertos malos hábitos pueden poner en riesgo la productividad, la seguridad y hasta la cultura corporativa. En este artículo repasamos los 5 errores más comunes que cometen las empresas al gestionar procedimientos remotos, con el objetivo de ayudarte a identificarlos y evitarlos antes de que impacten en tu negocio.
Errores comunes al gestionar procedimientos remotos
- Fuera de la vista, fuera de la mente
Es una práctica común compartir los procedimientos operativos estándar durante la incorporación con los nuevos empleados, pero más allá de eso, la mayoría de las empresas nunca vuelven a mencionar los procedimientos operativos, a menos, por supuesto, que sea necesario realizar un cambio. Es una buena idea que los empleados revisen los procedimientos con regularidad, incluso si no se han realizado modificaciones. Es recomendable revisarlos trimestralmente en una reunión, o tal vez podrías enviar una encuesta un par de veces al año que requiera que los empleados revisen los procedimientos operativos estándar y proporcionen comentarios sobre las áreas que creen que se pueden mejorar.
- Ignorar la necesidad de flexibilidad
El trabajo remoto permite a los empleados tener más control sobre sus horarios y entornos de trabajo, pero muchas empresas aún se adhieren a estructuras rígidas que no se adaptan a esta flexibilidad. Esta falta de flexibilidad puede obstaculizar la productividad y la creatividad, ya que los empleados pueden sentirse restringidos e incapaces de adaptarse a sus circunstancias únicas. Los horarios de trabajo comunes son un buen comienzo para establecer, pero ten en cuenta que no debe ser el típico horario de 9 a 5 en el que un empleado está en su escritorio todo el día.
Es fundamental incluir en tus procedimientos operativos cuándo esperas que alguien trabaje. Puedes mencionar un límite de tiempo, como un mínimo de cinco horas diarias, o puedes ofrecer horarios específicos. La mejor manera de hacerlo es delinear un conjunto de horas en las que todos deben trabajar al mismo tiempo.
- Procedimientos de comunicación inadecuados
Sin canales de comunicación claros y eficientes, los equipos remotos pueden tener dificultades para mantenerse conectados y alineados. Esto puede provocar malentendidos, retrasos y una disminución de la productividad. Es importante que las empresas establezcan protocolos de comunicación eficaces, como controles periódicos, reuniones de equipo y el uso de herramientas de comunicación como videoconferencias o plataformas de mensajería. Además, proporcionar pautas sobre los tiempos de respuesta esperados y la etiqueta de comunicación puede ayudar a los trabajadores remotos a sentirse apoyados y conectados.
- No abordar los desafíos técnicos
Desde conexiones a Internet inestables hasta software obsoleto, estos problemas pueden afectar gravemente a la productividad e impedir que los trabajadores remotos realicen sus tareas de forma eficaz. No abordar estos desafíos técnicos no sólo frustra a los empleados sino que también les impide alcanzar su máximo potencial. Un buen procedimiento a seguir es qué hacer cuando la tecnología no funciona: ¿deberían los empleados llamar a alguien? ¿Enviar un mensaje de texto? ¿Qué medidas se deben tomar para avisar al resto del equipo cuando algo no funciona?
La mejor manera de abordar este problema es incluir información de contacto en los procedimientos operativos. De esa manera, si el ordenador de alguien falla antes de una reunión, puede llamar, enviar mensajes de texto o enviar correos electrónicos a la persona adecuada para informarle lo que está sucediendo y preguntarle cuáles deben ser los próximos pasos. Incluye también un período de gracia; por ejemplo, informa a tus empleados que si no pueden poner en funcionamiento sus ordenadores 10 minutos antes de una reunión, deben comunicarse con su gerente.
- Procedimientos de formación e incorporación insuficientes
Muchas empresas remotas tienden a arrojar a sus nuevos empleados al fondo, metafóricamente hablando, y esperan que aprendan a nadar por sí mismos. Si bien algunas personalidades pueden manejar esto, es extremadamente difícil y estresante para cualquier persona tratar de descubrir cómo operar dentro de una empresa. Es increíblemente importante contar con procedimientos operativos estándar sobre cómo incorporar un nuevo miembro al equipo, desde cómo iniciar sesión hasta capacitarlo sobre cómo usar el software que se le proporcionó para hacer su trabajo.
Los procedimientos no tienen que ser demasiado detallados aquí, sólo un esquema general para que todos lo sigan. Por ejemplo, el primer paso para los trabajadores remotos debería ser brindar a los nuevos miembros del equipo todos los inicios de sesión que necesitan. El segundo paso debería ser capacitar sobre cómo utilizar los sistemas en los que trabajarán a diario, como el software de mensajería instantánea y el software de seguimiento del tiempo. Desde ahí, tu empresa puede personalizar los pasos según sea necesario.
Los procedimientos operativos estándar unen a los empleados y les dan dirección dentro de una empresa, y cuando se trabaja de forma remota, es muy importante mantenerlos actualizados y frente a todos para que tus empleados sepan qué se espera de ellos y cómo manejar los problemas.
