Los directores de proyectos suelen hacer malabarismos con múltiples tareas, plazos ajustados y equipos diversos. En medio de todo esto, la gestión de riesgos es una de las principales preocupaciones y uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de proyectos.
Si bien la gestión de riesgos tiene como objetivo principal prevenir problemas, la clave del éxito radica en preparar el proyecto para el éxito. Afortunadamente, existen varias estrategias disponibles para mantener tus proyectos encaminados. Usarlas puede convertir los obstáculos potenciales en oportunidades de éxito.
La importancia de la gestión de riesgos en la gestión de proyectos
Cuando se producen riesgos en un proyecto, pueden surgir consecuencias que van desde retrasos menores hasta contratiempos importantes. Estos riesgos pueden provocar un aumento de los costes, el incumplimiento de los plazos e incluso el fracaso del proyecto. Por ejemplo, si un proyecto se sale del alcance, aumenta el riesgo de superar el presupuesto debido a los gastos.
Los riesgos pueden aumentar rápidamente y crear un efecto dominó. Cuando hay un impacto general en el cronograma y el presupuesto, hay que lidiar con las frustraciones del equipo y las partes interesadas y el posible daño a la reputación de la organización.
Por eso es fundamental una gestión eficaz de los riesgos, que permita identificar los problemas antes de que surjan y prepararte para responder en consecuencia.
¿Cuáles son los riesgos más comunes en la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos, los riesgos son inevitables y pueden surgir de diversas fuentes. Conocer qué tipos de riesgos pueden presentarse puede ayudarte a prepararte para posibles desafíos. Existen múltiples riesgos en la gestión de proyectos, pero los más comunes incluyen:
- Aumento del alcance.
- Excesos presupuestarios.
- Retrasos en la programación.
- Escasez de recursos.
- Desafíos técnicos.
- Cambios en las partes interesadas.
- Fallos de comunicación.
- Riesgo de dependencia.
- Estándares de calidad no cumplidos.
Estrategias para el éxito en la gestión de riesgos de proyectos
Los gerentes de proyectos exitosos implementan las siguientes estrategias para impulsar el progreso y los resultados. De esta manera, las empresas pueden lograr mayores ganancias y mejorar continuamente sus tácticas para lograr un mejor retorno de la inversión.
- Encuentra posibles problemas
Antes de comenzar un proyecto, es importante identificar los factores de riesgo. Cuando conoces los problemas que podrían surgir, puedes diseñar un plan para prevenirlos. En la gestión de proyectos, se deben analizar todas las partes del proyecto para ver dónde podrían salir mal las cosas. Puedes hacerlo mediante una lluvia de ideas con tu equipo, hablando con expertos y aprendiendo de proyectos anteriores.
Una herramienta útil para esto es una lista de verificación de riesgos. Enumerar todos los riesgos te permitirá mantenerte organizado y saber cómo manejarlos.
- Prioriza los riesgos
La priorización de riesgos es similar a hacer una lista de tareas pendientes, en la que te concentras primero en las tareas más importantes. No todos los riesgos son iguales: algunos pueden afectar gravemente a tu proyecto más que otros. Por lo tanto, priorizar los que tienen el mayor efecto puede mantener todo en orden.
Una matriz de evaluación de riesgos ayuda con esto. Se trata de una herramienta visual que puedes utilizar para calificar cada riesgo en función de su probabilidad y su impacto potencial. Por ejemplo, un riesgo que tenga una alta probabilidad de ocurrir y que pueda causar demoras importantes debería tener una marca de máxima prioridad.
- Desarrolla planes de mitigación de riesgos
La clave para prevenir riesgos es tener un plan de acción que te permita estar preparado cuando las cosas salgan mal. Por lo tanto, deberás crear un plan de acción detallado para abordar los riesgos potenciales. Con un plan para cada riesgo, podrás mantener tu proyecto en marcha sin problemas, independientemente de lo que se te presente.
Comienza por pensar en la mejor manera de responder a cada riesgo. Considera lo que harías para asegurarte de evitar por completo un riesgo o reducir su probabilidad. También deberás considerar si podría ser necesario externalizar la tarea a otro equipo. Además, si el riesgo se materializa, necesitarás controles sobre cómo gestionarlo.
Para cada riesgo de alta probabilidad, describe las medidas específicas que puedes adoptar. Por ejemplo, si existe el riesgo de que un proveedor se retrase, tu estrategia de mitigación podría incluir la búsqueda de proveedores de respaldo. Tenerlos en cuenta te permitirá estar preparado para afrontar cualquier riesgo de frente.
- Asigna un responsable del riesgo
Esta estrategia es crucial porque designar a alguien para que supervise un riesgo en una determinada parte del proyecto garantiza que todo salga bien. El responsable del riesgo es responsable de supervisar un riesgo específico, implementar un plan de mitigación y tomar medidas. Básicamente, esta persona debería ser el experto a quien recurrir para ese riesgo, asegurándote de que no pase desapercibido.
Al asignar un responsable de riesgo, elige a alguien con la experiencia y la autoridad para gestionar los problemas de manera eficaz. Asegúrate de que comprenda la importancia de su función y de que esté siempre atento a los problemas potenciales.
- Monitoriza y revisa periódicamente
Mantenerte al tanto de tu proyecto garantiza que todo funcione sin problemas. Además, puedes detectar cualquier problema de forma temprana si surge alguno. Esta monitorización continua es la base de la gestión de riesgos. Controlar constantemente cómo van las cosas permite que tu proyecto se mantenga dentro del cronograma.
Una forma de realizar un seguimiento es mediante el uso de software de gestión de proyectos. Este tipo de herramientas son excelentes para proporcionar actualizaciones y realizar un seguimiento de los riesgos. También mantienen toda la información en un solo lugar, lo que facilita ver lo que está sucediendo de un vistazo.
- Mantén informados a las partes interesadas y al equipo
La comunicación es la parte más esencial del trabajo de un director de proyectos. Mantener a todos informados garantiza que el equipo y las partes interesadas estén al día. También evita malentendidos y facilita la resolución de los desafíos a medida que surgen. Sin embargo, el 30% de los empleados cita la falta de comunicación como su mayor frustración, especialmente en entornos híbridos o remotos.
Si la comunicación necesita mejorarse, una forma de garantizar la claridad es delinear un plan de comunicación. Este debe incluir:
- ¿Quién necesita conocer riesgos específicos?
- ¿Con qué frecuencia comunicarás?
- ¿Qué canales utilizarás para informar?
Asegúrate de que tus actualizaciones también sean claras. El mensaje debe tener un enfoque principal para evitar confusiones y constantes idas y venidas.
- Fomenta la concienciación sobre los riesgos
Todo el equipo debe comprender la importancia de la gestión de riesgos en la gestión de proyectos. Cuando el equipo es consciente de lo que podría ocurrir, deben saber cómo abordarlo para evitar que los pequeños problemas se conviertan en problemas mayores. Esto hace que tú y el equipo seáis más proactivos y estéis mejor preparados para lo que pueda deparar el futuro.
Por lo tanto, la capacitación del equipo debe ser parte de tu competencia. Analiza los riesgos periódicamente durante las reuniones de equipo, para que tengan una comprensión básica. Al hacerlo, se convertirá en una parte habitual de tu proceso de gestión de proyectos y los miembros del equipo tendrán la confianza suficiente para informar sobre ellos sin temor a ser culpados.
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