Si tu bandeja de entrada es como la mía, estará llena de correos electrónicos que suenan como una carta de amor del siglo XIX o un mensaje de texto de un adolescente.
Para ser justos, esto no es culpa de nadie. Como sociedad, simplemente no enseñamos etiqueta en el correo electrónico ni capacitamos a los profesionales a medida que cambian los estándares. Si tuviste la suerte de tomar una clase de redacción comercial, probablemente hayas aprendido los saludos (“Estimado señor/señora”, “A quien corresponda”, “Cordialmente”, etc.) y cómo dar formato a una carta de presentación y escribir un documento formal.
Pero, ¿qué pasa con los correos electrónicos cotidianos?
Hemos recopilado los principales errores que comete la gente en los correos electrónicos comerciales con 13 ejemplos de emails poco profesionales de los que puedes aprender.
- Cambiar el nombre o el género de alguien
Juan, Juanjo, Juan José, ….Es importante aprender el nombre de alguien y sus pronombres preferidos. Masacrar el nombre de alguien es la forma número uno de matar tu mensaje incluso antes de leerlo.
Vuelve a verificar el nombre de alguien antes de presionar enviar y no hagas suposiciones sobre el género. Si te das cuenta de que cometiste un error, ¡discúlpate! Es posible que hayas perdido tu oportunidad en un escenario de correo electrónico frío, pero con tus compañeros de trabajo o clientes, reconoce el error y sigue adelante.
- Falta de saludo o firma
La comunicación por correo electrónico se ha vuelto menos formal, pero aún es necesario un saludo y una despedida. Esto es especialmente cierto para un correo electrónico nuevo pero también para las respuestas. Muchas personas no tienen una firma de correo electrónico de respuesta, por lo que los correos electrónicos en un hilo de grupo pueden resultar confusos cuando un correo electrónico no está atribuido.
Configura una firma de correo electrónico para los correos electrónicos nuevos y una más corta para las respuestas. Utiliza «Hola [Nombre]» o «Estimado [Nombre]» para abrir un correo electrónico y una firma con al menos tu nombre en la parte inferior.
- Gramática y ortografía desordenadas
La gramática no es el punto fuerte de todos. Si bien la mayoría de la gente pasa por alto un error tipográfico, aun así no dejas una buena impresión. Cuando tienes varios errores tipográficos o el lector no puede entender tu mensaje, te encuentras con problemas graves.
Revisa tus correos electrónicos y utiliza herramientas para detectar todo lo que esté mal escrito.
- Correos electrónicos malos y fríos
El seguimiento de los clientes potenciales es una parte clave de las ventas, pero existe una forma correcta e incorrecta de hacerlo. Los mejores correos electrónicos fríos son personalizados, breves y van al grano. Enviar correos electrónicos de seguimiento implacables que avergüencen al destinatario y no agreguen ninguna información o valor nuevo es una receta segura para el fracaso.
Sé agradable y educado. Demuestra que has investigado a la persona y su negocio y finaliza con una llamada a la acción clara.
- Ser demasiado amigable o informal
Ningún correo electrónico dirigido a un cliente, jefe o extraño debería parecerse al anterior. Para mantener los correos electrónicos profesionales, mantén la jerga, los emojis y la correcta puntuación en los mensajes de texto. Existe cierta flexibilidad para los hilos de correo electrónico con compañeros de trabajo cercanos, pero mantenlo limitado y usa el sentido común.
Escribe oraciones completas. La jerga puede ser excluyente cuando la gente no la conoce, así que apégate al lenguaje sencillo. Una vez que conoces muy bien a alguien, puedes relajarte un poco.
- Ser demasiado formal
En el otro extremo, existe la posibilidad de ser demasiado profesional. Los correos electrónicos demasiado formales pueden parecer rígidos, impersonales y fuera de contacto. No es necesario utilizar el modo formal Sr./Sra. Ya no hay designaciones: un nombre servirá a menos que alguien tenga un título especial. Si bien algunas situaciones o industrias pueden requerir más formalidad que otras, generalmente es difícil establecer una conexión con alguien cuando se escribe con este estilo.
Escribe oraciones completas y sigue la etiqueta del correo electrónico, pero reduce las frases formales y con demasiadas palabras en favor de frases cotidianas más precisas que comuniquen el mismo mensaje. Puedes mostrar respeto sin ser arcaico.
- Líneas de asunto incorrectas
La mayoría de las líneas de asunto incorrectas son vagas (hola, regístrese, ¿podemos chatear?) o spam. Palabras clave como «gratis«, «gane dinero en efectivo» o «sin compromiso» pueden activar los filtros de correo electrónico y enviar tu correo electrónico a la papelera, ya que parecen correos electrónicos de phishing.
¿La peor línea de asunto? No poner ninguna en absoluto.
Haz que tu línea de asunto sea descriptiva pero breve (menos de 50 caracteres). El lector debe tener una idea de de qué se trata el correo electrónico antes de abrirlo. Utiliza palabras poderosas para aumentar las posibilidades de que alguien lo abra.
- Ambigüedad/Sin llamada a la acción
Todos hemos estado en hilos de correo electrónico grupales donde la gente comparte ideas, otros responden con entusiasmo y luego no pasa nada. ¿Te suena familiar? La ambigüedad no es profesional porque deja a la otra persona sin tener claro lo que sucederá a continuación.
Finaliza cada correo electrónico profesional con una llamada a la acción específica. Indica claramente qué responsabilidad planeas asumir, proporciona un cronograma y luego enumera los pasos de acción adicionales para delegar.
- Detalles faltantes
No hay nada más vergonzoso que enviar un correo electrónico importante y olvidar un detalle vital como un archivo adjunto o una fecha. Si respondes a un correo electrónico con varias preguntas, es fácil responder una pregunta mientras te olvidas la otra. Si bien nos pasa a todos, puedes reducir las posibilidades de que esto suceda.
Tómate tu tiempo para escribir y revisa tus correos electrónicos. Si estás respondiendo a un correo electrónico, revisa el original para asegurarte de haber respondido todo. Si es un correo electrónico masivo, pídele a otra persona que lo revise para asegurarte de que no falta nada y que todo tiene sentido.
- Usar Responder a todos incorrectamente
Todos hemos escuchado historias de terror. La mayoría de los contratiempos al Responder a todos son accidentales: o alguien envía un mensaje a una audiencia mucho mayor de la que pretendía, o envía un mensaje privado a un grupo presionando «Responder a todos».
Si necesitas enviar una respuesta individualizada a un hilo, consulta la lista de destinatarios o considera iniciar un nuevo correo electrónico. Si recibes un mensaje accidental de respuesta a todos, no empeores las cosas respondiendo a todos. Ponte en contacto con el remitente individualmente para resolver el problema.
- Correos electrónicos divagadores
Es bueno establecer una buena relación con compañeros de trabajo y contactos comerciales, pero los correos electrónicos largos y confusos simplemente no son efectivos. Si es un correo electrónico frío, el lector no llegará al segundo párrafo. En el contexto laboral, es posible que tus compañeros de trabajo no tengan el tiempo o la energía para contar largas anécdotas personales y responder de la misma manera.
Respeta el tiempo de la persona y recorta el correo electrónico a los detalles más importantes. Limita cualquier pequeña charla a una línea. Si tienes mucho que decir, guárdalo para una reunión o una conversación real.
- Chismes y quejas
Nunca escribas algo que no quieras que otra persona lea. Los chismes, las quejas o las burlas de alguien no tienen cabida en el correo electrónico profesional.
Si tienes una queja legítima sobre alguien, habla con la persona directamente o con tu jefe o director de recursos humanos.
Después del hecho, documenta la conversación en algunos puntos en un correo electrónico. «Hola, recapitulando nuestra conversación de hoy…» De esa manera, tendrás un registro de los problemas de desempeño o archivos de personal si es necesario.
¿Necesitas simplemente desahogarte sobre un compañero de trabajo difícil? Guárdalo para la hora feliz.
- No reconocer o agradecer a alguien
Cuando alguien ha completado un trabajo para ti o te ha hecho un favor, es de mala educación no reconocer sus contribuciones. O peor aún: atribuirte el mérito del trabajo de otra persona.
Cuando finalices un proyecto o simplemente recibas algo que alguien te envió, agradece a cada persona por su trabajo y contribuciones. Un poco de gratitud y reconocimiento frente a tus compañeros será de gran ayuda.
