A raíz de la generalización el trabajo remoto, muchas empresas han buscado ansiosamente nuevas herramientas que permitan a los empleados comunicarse, colaborar y permanecer productivos mientras están físicamente en remoto.
Cuando apareció la pandemia de la Covid-19, muchas empresas adoptaron un enfoque de «más es mejor» haciéndose con una mezcolanza de herramientas casi de la noche a la mañana.
Hay varios problemas asociados con un enfoque de “más es mejor”, especialmente cuando se trata de trabajo remoto. A medida que se agregan más herramientas desconectadas a una pila de herramientas, la deuda tecnológica aumenta y los equipos pierden claridad en términos de dónde se encuentra la información importante y qué tecnologías albergan qué tipos de información.
Ahora es el momento de pensar detenidamente sobre qué herramientas ayudarán a tus equipos a colaborar de manera efectiva cuando están en romoto. Aquí hay tres preguntas que debes plantear antes de invertir en una herramienta de trabajo remoto.
¿Es compatible con la comunicación asincrónica?
El mayor desafío asociado con el trabajo remoto es depender demasiado de la comunicación sincrónica (intercambio de información por Internet en tiempo real).
Los equipos distribuidos más efectivos se basan principalmente en la comunicación asincrónica (cualquier comunicación que no se desarrolle en tiempo real). Si bien las plataformas de comunicación sincrónicas o en tiempo real, como Slack, son valiosas, tu equipo remoto debe depender principalmente de la comunicación asincrónica.
Cuando evalúes una herramienta de trabajo remoto, ten en cuenta las siguientes cuestiones:
- ¿Tiene funciones de notificación o «no molestar» que permitan a los miembros de tu equipo mantener el flujo de trabajo sin perder el ritmo?
- ¿Admite búsquedas de alta calidad para que los miembros de tu equipo puedan descubrir y acceder a hilos de comunicación importantes?
- ¿Minimizan la comunicación de ida y vuelta al admitir funciones como actualizaciones de estado y seguimiento de prioridades?
¿Es compatible con el trabajo multifuncional?
Los equipos varían en la cantidad de trabajo multifuncional que realizan. Algunos equipos trabajan en un silo y pueden arreglárselas con herramientas que están hechas a la medida de las preferencias y estilos de trabajo. Pero, lo más probable es que tu equipo trabaje de manera transversal con otros equipos.
Considera detenidamente si la posible herramienta es propicia para trabajar con otros equipos:
- ¿La herramienta potencial admite múltiples estilos de trabajo?
- ¿Admite múltiples casos de uso?
Además, considera si la herramienta será adoptada tanto por ingenieros como por vendedores. Los ingenieros y los vendedores son a menudo dos de los grupos más expresivos y diferenciados de una organización. Si has encontrado una herramienta de trabajo distribuida que ambos grupos adopten, es probable que hayas encontrado una herramienta que generará un ROI positivo y no quedará relegada a una línea de pedido dentro de un presupuesto de tecnología ya ajustado.
¿Qué integraciones admite?
Un error importante asociado con la dependencia de la tecnología en el lugar de trabajo es el cambio de contexto. Cuando se trabaja de forma remota, es fácil sucumbir a una avalancha de correos electrónicos y notificaciones. Cada notificación afecta nuestra productividad. La investigación realizada por la Universidad de Loughborough encontró que el 70% de todos los correos electrónicos recibidos se abren dentro de los seis segundos posteriores a su recepción.
Cada vez que sucumbimos a un correo electrónico u otra notificación, debemos reorientarnos hacia lo que estábamos haciendo antes de ser interrumpidos. Perdemos el contexto en lo que estábamos trabajando. La investigación ha demostrado que se tarda un promedio de 64 segundos en reorientarnos y reanudar el trabajo en la tarea original.
Una de las formas más efectivas de limitar el cambio de contexto es invertir en herramientas de trabajo remoto que admitan una amplia gama de integraciones. Si tus equipos confían en Slack, Google Drive o Dropbox para colaborar, debes priorizar las herramientas de trabajo remoto que se integren a la perfección con estas plataformas.
Tener las herramientas adecuadas para impulsar tu fuerza de trabajo remota es clave para el éxito. Pero no subestimes el aspecto humano de la implementación de tecnología. La implementación de cualquier herramienta valiosa requiere una gestión de cambios. Vale la pena el esfuerzo de invertir en el establecimiento de normas, la documentación de las mejores prácticas, y el aprendizaje y el desarrollo. Solicita asistencia a los posibles proveedores de tecnología; te apoyarán con los recursos necesarios para preparar a tus equipos para el éxito.
Me interesa
- 10 herramientas digitales para mejorar la productividad en el teletrabajo
- Las 10 mejores aplicaciones de productividad de 2020
- 7 claves para mantener la productividad cuando teletrabajamos
- Mitos sobre la multitarea que pueden estar arruinando tu productividad
- Los 5 hard challenges a los que se enfrentan las empresas para incrementar la productividad y la competitividad
