Cuando se trata de hacer cosas, a veces los métodos simples de productividad son los mejores, como es el caso de la lista de tareas. Esta útil herramienta te mantiene en ruta; mientras que los errores en tu lista de tareas podrían poner tu día de trabajo en peligro, dicen los expertos.
Antes de escribir tu próxima lista de tareas pendientes, asegúrate de no cometer estos siete errores comunes:
Confeccionar la lista de tareas por la mañana
Puede ser natural crear tu lista de tareas a primera hora de la mañana, pero eso es demasiado tarde, dice Eileen Roth, autora de Organizing For Dummies. «Si haces eso y tienes una reunión a las 8 a. m., probablemente no estarás allí», dice. En cambio, crea tu lista la noche anterior.
Escribir la lista al final del día te permite «irte a casa y dejar de pensar en tu lista de cosas por hacer porque ya la has creado y sabes cómo será el día de mañana. Tu mente puede descansar».
Incluir demasiadas tareas
Si tu lista de tareas incluye tantas tareas que te llevaría algunas semanas o incluso meses, te estás preparando para el fracaso, dice Roth: «Cuando enumeras muchas cosas, es abrumador».
Tres tareas son ideales, dice Kyra Bobinet, autora de Well Designed Life: 10 Lessons in Brain Science & Design Thinking for a Mindful, Healthy, & Purposeful Life. «Tu cerebro entiende las cosas en grupos de tres. Aprovecha esto creando un ‘top tres’ al comienzo de tu lista de tareas pendientes. La mayoría de las personas tiene una lista que es más larga que tres elementos».
Las listas largas son un problema porque la mayoría de la gente no sabe cuántas horas productivas tenemos realmente en un día, dice Christina Willner, fundadora del software de productividad Amazing Marvin. «Nuestra energía mental es un factor mucho más limitante que el tiempo. Solo tenemos entre tres y seis horas buenas de trabajo cada día».
Otra razón por la que las listas largas son comunes es que las personas tienden a subestimar cuánto tiempo lleva una tarea, dice Willner. En cambio, sugiere estimar la duración de cada tarea y escribirla al lado de la tarea. Luego, hacer un seguimiento de tu tiempo para ayudar a que las estimaciones futuras sean más precisas.
Incluir tareas ajenas
Hay tareas que no pertenecen a una lista de tareas pendientes; en su lugar, hay que crear una lista de categorías separada. «Si tu lista de tareas pendientes dice: ‘Escribir mi diario y comprar leche’, esas son dos listas separadas».
«No solo es abrumador ver tantas tareas; tampoco es satisfactorio poder completarlas nunca. En su lugar, haz una lista diaria por separado en la que planifiques las tareas que debes abordar al día siguiente y solo trabaja en esa lista», dice Willner.
Tratar cada tarea de manera equitativa
Una buena lista de tareas debe ser una lista de prioridades.»Solo agrega tareas que impulsen tu carrera o negocio hacia adelante. Si no es una prioridad, no debería estar en la lista. Las que no son prioridades son solo distracciones».
Ella sugiere seguir el sistema «3-3-3 al escribir tu lista». «Borra tres de las tareas, ya que probablemente no sean tan importantes. Delega tres a otra/s persona/s, ya que no requieren el mejor uso de tu tiempo o talento. Y haz tres tareas que sean de la máxima prioridad».
No ser específico
La gente a menudo escribe notas imprecisas en una lista de cosas por hacer, pero puede ser difícil tomar medidas si tienes que detenerte y pensar cómo proceder, dice Maura Thomas, autora de Personal Productivity Secrets. Si tienes 10 minutos para hacer algo y una lista de tareas imprecisas, perderás tiempo tratando de volver a conectarte con cada elemento de la lista y recordar lo que significa.
«Tómate unos segundos extra, mientras encuentras el modo de planificación y escríbelo en la lista, para ser lo más específico posible, de modo que cuando realices una tarea sobre la marcha, simplemente puedas hacerlo. Por ejemplo, en lugar de escribir ‘informe de gastos’ en tu lista de tareas, escribe ‘ingresar recibos en la hoja de cálculo'».
Y omite las palabras vagas de acción, como «plan», «implementar» o «desarrollar» de tu lista de tareas. «Si solo tienes unos pocos minutos, ver una palabra como ‘desarrollar’ en tu lista actuará como un freno y probablemente te saltes el problemas. Guarda esas palabras imprecisas para tu lista de proyectos, que son aquellas grandes tareas que no son inmediatamente procesables por sí mismas».
Usar la misma lista hasta que esté realizada
Con demasiada frecuencia, las personas crean una lista de tareas pendientes y la usan hasta que se completan todos los puntos. «El problema con esa teoría es que todos los días cambian, así que lo que hiciste hoy no es lo que harás mañana. Y lo que piensas que vas a hacer mañana puede cambiar antes de que termine el día».
En cambio, crea una nueva lista para cada día. «Algunas personas que trabajan solo en proyectos pueden trabajar en una lista semanal de tareas pendientes, pero incluso eso cambiará a medida que avancen los días a lo largo de la semana».
No vincular tu lista y la agenda
Tener una agenda completa que no incluya las acciones en tu lista de tareas es otro error, dice Katie Mazzocco, autora de Revolutionary Productivity: How to Maximize Your Time, Impact, and Income in Your Small Business.
«Reconoce que hay mucho tiempo cada día. Si tienes una agenda completa y una lista de tareas pendientes que no están conectadas, nunca tendrás tiempo para tomar medidas en tu lista de cosas por hacer, salvo privarte de dormir, de pasar tiempo en familia, de relajarte los fines de semana o de las vacaciones».
En su lugar, reserva el tiempo en tu agenda para abordar la lista de tareas pendientes.
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