Las reuniones de equipo pueden ser una pérdida de tiempo. Sin embargo, si las mantienes breves y enfocadas, tu empresa puede lograr más, aumentar los ingresos e impulsar la eficiencia del flujo de trabajo. Aquí es donde entran en juego las reuniones Kanban.
A continuación, te contamos cómo funcionan las reuniones Kanban y qué pueden hacer por tu negocio.
¿Qué es una reunión Kanban y cómo funciona?
Una reunión Kanban es una reunión grupal donde los equipos se reúnen para gestionar su trabajo. En una reunión Kanban, todos ven un tablero que muestra todas las tareas en las que está trabajando el equipo. Este tablero generalmente se divide en secciones como «Por hacer«, «En proceso» y «Finalizado«. Los miembros del equipo revisan sus tareas y las mueven de una categoría a otra a medida que trabajan en ellas.
Esto hace que sea fácil para todos saber qué está sucediendo y qué se debe hacer a continuación. La reunión suele ser breve y se centra en actualizar y resolver cualquier problema. De esta manera, el equipo se mantiene organizado y trabaja mejor en conjunto.
¿Por qué tu pequeña empresa debería realizar este estilo de reuniones?
Como pequeña empresa, las reuniones Kanban pueden aportar diversos beneficios a tu flujo de trabajo:
- Obtener una mejor comprensión de los flujos de trabajo y el progreso. En primer lugar, son excelentes para brindar una visión clara de los flujos de trabajo y de cómo va todo. Las reuniones Kanban requieren que utilices un tablero visual para que los miembros del equipo puedan ver el estado de cada tarea. Con este nivel de transparencia, todos entienden cómo fluye el trabajo a través de ciertos procesos y dónde las cosas podrían estar desacelerando. Esto facilita la detección temprana de problemas y mantiene el negocio ágil y eficiente.
- Promover la visibilidad de las tareas de cada persona. Las reuniones Kanban te ayudan a saber quién es responsable de qué a través de un tablero. Con esta mayor visibilidad, puedes hacer que los empleados permanezcan concentrados en sus tareas y evitar confusiones o superposiciones de trabajo. También permite a los equipos mantener algún aspecto de responsabilidad y trabajo en equipo. Por lo tanto, te aseguras de que todos trabajen de manera eficiente para lograr objetivos comunes.
- Ayudan a evitar una sobrecarga de tareas. Las reuniones Kanban utilizan tableros visuales que proporcionan todas las tareas. Con esta visualización, resulta más fácil ver cuánto trabajo tiene cada persona. Esto evita que los miembros del equipo asuman demasiados trabajos a la vez. Si la sección «En proceso» se llena demasiado, es una señal clara de que se debe dejar de agregar nuevas tareas y concentrarse en completar las actuales. Este enfoque mantiene una carga de trabajo equilibrada, reduce el estrés y el agotamiento y garantiza que las tareas se completen a tiempo.
- Fomentan la mejora continua. Este estilo de reuniones también impulsa la mejora del flujo de trabajo. Dentro de estas reuniones, tu equipo puede revisar su proceso de trabajo y saber qué va bien y qué se podría mejorar. Esta evaluación continua ayuda a los miembros del equipo a encontrar obstáculos y dónde pueden optimizarlos. Debido a que el equipo observa constantemente su progreso y discute mejoras, sus flujos de trabajo evolucionan y mejoran naturalmente. Como tal, se crea un entorno empresarial más productivo.
- Aumentan el compromiso entre los miembros del equipo. Otro beneficio de las reuniones Kanban es que impulsan el compromiso del equipo. En estas reuniones, todos los miembros del equipo planifican y revisan tareas, lo que hace que todos se sientan incluidos. A medida que las tareas avanzan en todos los ámbitos, los miembros del equipo ven la diferencia que están marcando, lo que aumenta su satisfacción y motivación. Las discusiones periódicas sobre tareas y desafíos también promueven la colaboración y la comunicación abierta. Esta participación activa en el flujo de trabajo crea un ambiente de trabajo atractivo donde cada miembro participa en el éxito del equipo.
¿Cuándo deberías utilizar las reuniones Kanban?
Como pequeña empresa, deberías utilizar las reuniones Kanban en varias situaciones. En primer lugar, cuando necesitas una mejor organización y claridad en la gestión de las tareas. Si los proyectos parecen caóticos o es difícil seguir el progreso, las reuniones Kanban pueden aportar una estructura muy necesaria.
En segundo lugar, son ideales cuando la empresa está creciendo o cambiando rápidamente. Estas reuniones ayudan a los equipos a adaptarse rápidamente al facilitar la actualización y la priorización de las tareas. Sin embargo, lo más importante es que son beneficiosas cuando la empresa se esfuerza por mejorar la productividad y la eficiencia. Al permitir que los equipos agilicen los procesos, las reuniones Kanban se convierten en herramientas valiosas para tu negocio.
Consejos para llevar a cabo una reunión Kanban
Antes de implementar tu primera reunión Kanban, debes saber qué necesitas para aprovecharla al máximo. Después de todo, el único propósito de una reunión Kanban es ayudar a realizar mejoras. Por lo tanto, debes asegurarte de llevar a cabo el estilo de reunione de la manera correcta:
- Define el objetivo de su reunión. Al realizar una reunión Kanban, es crucial definir el objetivo de la reunión. De esta manera, sabrás lo que quieres lograr. Empieza por determinar el objetivo principal. ¿Es para actualizar el tablero de tareas o solucionar un problema específico? Cualquiera que sea el objetivo, asegúrate de que todos conozcan el propósito de esta reunión. Esto garantiza que todos estén preparados y se mantengan concentrados. Además, mantiene las discusiones encaminadas.
- Utiliza un tablero Kanban. El tablero Kanban es clave y debería ser el foco central. Considera separar las tareas en categorías de «Pendientes», «En progreso» y «Finalizado». Asegúrate de que esté actualizado antes de la reunión para que pueda reflejar el estado de todas las tareas. Durante la sesión, utiliza el tablero para guiar las discusiones, realizar un seguimiento del progreso y asignar nuevas tareas. También puedes utilizar este tiempo para planificar el trabajo futuro y mejorar los procesos.
- Establece un horario para la reunión. Un margen de tiempo es esencial para llevar a cabo una reunión Kanban de manera efectiva. Decide una duración específica para la sesión; por lo general, se trata de incrementos cortos de 15 a 30 minutos. Mantener las reuniones breves los mantiene más concentrados y anima a los miembros del equipo a discutir qué es lo más importante. Además, respeta el horario de todos y refuerza el propósito de la reunión.
- Inicia las reuniones con un registro. Proporciona más valor a tus reuniones Kanban dándole a cada miembro del equipo un momento para compartir su estado actual. Los registros permiten a los miembros expresar inquietudes o necesidades que pueden afectar sus tareas. Por lo tanto, asegúrate de preguntar a los miembros de tu equipo qué está pasando para llegar a un entendimiento mutuo desde el principio.
- Documenta los elementos de acción y los próximos pasos. Al final de tus reuniones, resume las decisiones tomadas y las tareas asignadas. Asigna una persona responsable de cada elemento de acción para garantizar la rendición de cuentas. Además, establece plazos claros para estas tareas. Puedes hacerlo actualizando el tablero Kanban o anotándolo en un documento compartido. Asegúrate de que esta información sea accesible para todos los miembros del equipo después de la reunión. De esta manera, todos conocerán sus responsabilidades y realizarán un seguimiento del progreso hasta la próxima reunión.
