A día de hoy no hay sector empresarial ni organización ajena a la transformación digital. Las nuevas tecnologías se han extendido a muchos ámbitos de negocio, generando grandes retos y oportunidades para las compañías.
Según el 2º estudio sobre Transformación Digital en departamentos de RRHH elaborado por Incipy, actualmente en España un 60% de las empresas encuestadas, un 85% de ellas con más de 100 empleados, afirmaban estar iniciando un proceso de transformación digital en recursos humanos. Pero todavía nos encontramos con un gran número de empresas, especialmente pymes, que son reacias a este cambio. “Si lo hace una tabla de Excel, ¿por qué debemos incorporar un programa para la gestión de los RRHH?”. No hay sólo una ventaja, sino que existen varias y de numerosa índole.
Mayor seguridad documental
Con un gestor documental solo pueden acceder y modificar archivos las personas autorizadas. Además, la información se archiva cifrada y así se asegura el cumplimiento de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos.
Reducción de la carga administrativa
Uno de los principales problemas de los departamentos de recursos humanos son los papeleos excesivos y la cantidad de tiempo que se emplea en tareas administrativas. Los empleados dependen del departamento de personal para cualquier trámite burocrático: actualizar información personal, solicitar vacaciones, imprimir el recibo de sueldo…
Gracias al uso de programas informáticos, la dependencia de los empleados hacia el departamento de recursos humanos es mucho menor. De esta manera, el departamento de RRHH tiene la posibilidad de focalizarse en actividades más productivas para el negocio, que ayudarán a impulsar el desarrollo y rendimiento de sus empleados.
Mejora en la evaluación del desempeño
La tecnología permite evaluar el rendimiento de tus trabajadores de manera automatizada. Gracias a eso, podrás identificar más fácilmente las fortalezas y áreas a desarrollar de los miembros de la empresa. También podrás ver cuáles han sido aquellos perfiles que han tenido un mejor desempeño, y focalizar en ellos las futuras contrataciones.
Sin horarios ni esperas eternas
Todos los procesos de acción y comunicación se producen de manera directa e inmediata, sin depender de horarios. De esta manera, solicitar unos días de vacaciones o notificar un parte de baja, por ejemplo, se convierte en un trámite sencillo y ágil que puede comunicarse más allá del horario laboral. Además, mediante el workflow, los documentos a revisar pasan directamente al responsable directo, sin intermediarios.
Mayor control y transparencia
Todas las partes implicadas (departamento de recursos humanos, dirección, responsables de área y empleados) tendrán acceso a la información histórica, actual y futura en una sola plataforma. De esta manera, saber los días de vacaciones ya solicitados, tener a mano todas las nóminas o conocer en un golpe de vista los permisos disfrutados por un empleado es mucho más fácil, ágil y transparente.
Ahorro de tiempo y de recursos
El ahorro de tiempo y de recursos para la gestión de los RRHH en entornos digitales es evidente. Se eliminan el papel, los tiempos de espera, los registros en diferentes soportes… para que cada persona pueda enfocar sus esfuerzos en otras tareas.
