En tu andadura como autónomo o PYME, puede suceder que tengas que pasar por el fastidioso trago de lidiar con un cliente moroso.
Será mucho más difícil reclamar una deuda de un cliente si no se dispone del soporte acreditativo de la misma: la factura. ¿Se puede exigir un pago sin factura?
Reglamento de facturación. Obligación de facturar
Empecemos por lo más sesudo: La normativa fiscal que recoge el carácter obligatorio de la remisión de facturas:
- Artículo 29.2e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (BOE de 18.12.2003)
- Artículo 164, apartado Uno, número 3º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE de 29.12.1992)
- Artículo 2.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (BOE de 01.12.2012)
La Agencia Tributaria indica:
“Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas”
En la actualidad existen muchos servicios que se pagan sin haber recibido la factura, especialmente si se trata de servicios de suministros o de operaciones continuadas, como los cobros de mercancías por proveedores con los que se tienen relaciones comerciales continuas. Este tipo de servicios suelen abonarse por domiciliación bancaria, por lo que la empresa que los presta realiza sus cobros y, a veces, remite la factura con posterioridad.
Conclusión: Hay que facturar.
Pero no solo porque así lo indica la ley. La factura también es un derecho.
La importancia de la factura
- La factura es el justificante que permite al que la recibe ejercer sus derechos fiscales de deducción del gasto. Un gasto que no esté recogido en una factura no puede deducirse, por más que se disponga del justificante de pago o del apunte bancario.
- La factura es también una garantía para el cliente, que permite realizar reclamaciones y devoluciones de lo adquirido.
- Pero, dejando aparte el tema fiscal, podemos decir que la factura es el documento mediante el cual, quien presta el servicio, ejerce su derecho al cobro y por tanto, imprescindible para realizar reclamaciones en caso de impago, incluso por vía judicial.
La factura es imprescindible para reclamar el pago
La factura es el documento que acredita la realización de una operacióndeterminada.
- Si el destinatario es un particular, la factura se expide en el momento de realizarse la operación.
- Si se trata de un empresario o profesional, deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación.
Una vez expedida, debe remitirse al destinatario en el plazo de un mes.
Cuando la haya recibido, el pagador deberá mostrar su disconformidad, si la hubiera, en plazo de 10 días. De lo contrario se entenderá aceptada y asumida la obligación de pago.
Hasta aquí la teoría… en la vida real puede ocurrir que presentes tu trabajo en tiempo y forma y al enviar la factura, el tiempo pasa y el cliente parece haberse… volatilizado.
¿Qué hacer entonces?
Cómo evitar problemas de impago de facturas
Poner en marcha un buen proceso de facturación es imprescindible para tener el control del estado de tus facturas y realizar reclamaciones en caso de impago, incluso por vía judicial.
Mejora tu proceso de facturación
En primer lugar, haz de la previsión tu aliada, anticípate a los problemas y busca la forma de optimizar el proceso de facturación.
Establece unos términos de pago y periodo de vencimiento y asegúrate que estos queden claros en la factura que envías a tu cliente:
- Indica claramente en el documento con cuantos días cuenta desde que recibe la factura, para hacer el pago de la misma.
- Añade la fecha exacta de vencimiento. En este caso puedes indicar un recargo por cada día de retraso o inclinarte por una estrategia más marketiniana como ofrecer un descuento por pronto pago.
Haz seguimiento de las facturas que no han pagado. Para ello implementa un sistema que te permita saber con exactitud y poco esfuerzo quién te debe dinero y desde cuando.
Si no recibes el pago en el tiempo estipulado, ponte en contacto con tu cliente para averiguar qué ha podido pasar: error, falta de liquidez…
Elementos para que la factura tenga validez
No es imprescindible la firma o el sello para que la factura tenga validez, pero sí son importantes para para garantizar su autenticidad.
La firma confiere a la factura mayor fuerza probatoria para el cliente en caso de litigio, aunque existen otras circunstancias que le dan veracidad, como que esté incluida en los registros contables de ambas empresas y que haya sido declarada y liquidados los impuestos correspondientes.
A falta de facturan pueden aportarse albaranes firmados como justificantes de recepción de mercancía, quedando así probada la deuda. Si se trata de servicios, lo más prudente es contar con la aceptación de un presupuesto.
Espero que esta entrada te haya sido de utilidad.
Recuerda que el uso de un buen programa de facturación, te va a ayudar a optimizar el proceso, permitiéndote extraer en un clic, un informe completo de facturas sin pagar y ordenadas cronológicamente. Algunos programas de contabilidad y facturación como anfix, te van a permitir saber si el cliente abrió o no el correo que le enviaste con la factura adjunta, incluso si se descargó el archivo.
Échale un ojo a este video, en el encontrarás una síntesis de qué es anfix y qué puede hacer por tí:
