La inspección de trabajo es un proceso sistemático que la Seguridad Social articula para controlar el correcto desarrollo de las condiciones laborales establecidas por la normativa vigente.
Este proceso puede afectar a cualquier empresa o sociedad que cuente con empleados en su plantilla. Ante la posibilidad de ser sujetos de una inspección de trabajo por parte de la Seguridad Social no son pocos los autónomos y pymes que pueden sentirse desorientados al respecto.
¿Quién puede sufrir una inspección de trabajo?
Son susceptibles de recibir una inspección de trabajo, tal como aparece en la Ley 23/2015 – Ministerio de Empleo y Seguridad Social, cualquier persona física y jurídica, de naturaleza pública o privada, comunidades de bienes y sociedades cooperativas en relación a su constitución y funcionamiento respecto a sus socios trabajadores o socios de trabajo, en cuanto a tratarse de entidades responsables del cumplir la normativa de Orden Social.
Esto es, centros de trabajo en los que se desempeñe prestación laboral, sean inmuebles, vehículos y medios de transporte en general en los que se desarrolle un empleo, puertos, aeropuertos, entidades y empresas colaboradoras en la gestión de la Seguridad Social.
Quedarían exentos del control por parte de la Inspección de Trabajo los centros militares dependientes de la Administración militar, valga la redundancia y otros centros de trabajo que se rigen por su normativa específica, sin perjuicio en la competencia de la Inspección en materias no afectadas por la misma.
¿Cómo se produce la inspección de trabajo?
Existen dos vías mediante las cuales se puede advertir a la Seguridad Social de que en una empresa o sociedad de cualquier tipo no se respeta la ley en materia laboral.
- Mediante denuncia: bien anónima y online, a través del Buzón de Lucha contra el Fraude Laboral, o presentando una denuncia formal ante la Inspección de Trabajo, caso en el que se debe tramitar de manera personal, adjuntando identificación y firma del denunciante. Aun así, el mero hecho de que alguien presente una denuncia en materia laboral en contra de tu negocio no asegura que se te asigne una inspección de trabajo. Si los datos aportados no son concluyentes, si el aspecto denunciado es regulado por otro organismo o la denuncia no es fiable, esta puede ser desestimada o archivada.
- Procedimiento rutinario: pueden venir a revisar que cumples con tus obligaciones administrativas en materia laboral notificándotelo o dándote una sorpresita. Es decir, no hay necesidad de que haya preaviso.
¿Cómo debo actuar ante una inspección de trabajo?
En primer lugar, debes mostrarte colaborativo en cuanto a que ese señor o señora inspector de trabajo y el posible staff de apoyo realice su labor. Esto quiere decir que no se te ocurra negarte, porque estarías obstruyendo su trabajo y mal. A malas, incluso puede solicitar ayuda a las fuerzas de seguridad y entrar sin tu consentimiento. Aunque no te hayan avisado con antelación de que tu empresa iba a ser sometida a una inspección de trabajo, esto es lícito y normal y debes acceder a ello.
Asimismo, los inspectores de trabajo podrán solicitar, además del acceso a cualquier instalación o centro de trabajo, que cualquier empleado le acompañe, quedando este obligado a ello. Sin embargo, si sospechas, podrás solicitar la identificación del mismo en todo momento.
La suerte para aquellos que trabajan desde casa es que, dado el caso, el inspector de trabajo necesitará de tu permiso o contar con una autorización judicial para acceder.
Además, sin que puedas negarte sin recaer en obstrucción a la labor del inspector de empleo y en sanción, este podrá solicitar que le facilites documentación (más adelante figura cuál), que le acompañes en su visita a tu negocio, tú o cualquier empleado, la identificación de las personas presentes en el centro de trabajo, que acudas a las oficinas públicas, recoger muestras o métricas de tu empresa, evaluar el local, etc.
¿Qué se considera obstrucción a la Inspección Laboral?
Se entenderán comportamientos que obstruyan la labor del inspector, aquellas que perturben, retrasen o impidan el ejercicio de su actividad.
Se considerará falta leve el retraso en el cumplimiento de las obligaciones de información, comunicación o comparecencia. Las infracciones graves o muy graves van en torno a las omisiones o acciones directas del empresario o representantes que pretendan impedir que el inspector entre al centro de trabajo. Igualmente, cualquier tipo de coacción, amenaza o acto violento a su persona o al personal que lo acompañe y, en definitiva, el incumplimiento para con los deberes de colaboración con los inspectores.
¿Qué papeles me puede pedir el inspector?
La documentación, que deberías guardar durante un mínimo de 4 años, que puede solicitarse en una inspección de trabajo, según la normativa vigente actualizada a los últimos cambios efectuados en 2015, en el que dejaba de ser obligatorio la cumplimentación del Libro de visitas, son:
- Escritura de constitución de la sociedad
- Resguardo de inscripción de la sociedad en la Seguridad Social
- Libro Mayor, balances y registros contables, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético
- Inscripción en el IAE
- Declaraciones oficiales y justificantes del pago o estado corriente de las retribuciones
- Declaración del Impuesto de Sociedades
- Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
- Declaración de operación con terceros (modelo 347)
- Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente, mutuas, etc.
- Justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de Seguridad Social
- Documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales o materias sujetas a inspección
- Cuadro donde se refleje el horario de los empleados y un calendario laboral
- Resumen y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias
- Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el resguardo de comunicación
- Nóminas de salarios
Ojo con otras fuentes de información
En el desarrollo de la inspección de trabajo, el responsable de llevarla a cabo tendrá facultad y derecho para solicitar otro tipo de datos sujetos a la actividad del negocio que puedan ser vinculantes a la hora de evaluar si se cumple con la normativa. Esto es:
- Códigos de acceso a equipos informáticos
- Tomar muestras, fotos, vídeos, grabación de audio, o cualquier otro formato necesario para probar la concurrencia de una situación concreta
- Aunque el inspector tiene la autoridad de conocer la identificación de todos los empleados presentes en el centro de trabajo, estos no tendrán que enseñarle su DNI o NIE si no lo creen oportuno
- La comparecencia del empresario o cualquiera de los empleados, que será reflejada en las actas de la inspección de trabajo
- Derecho a determinar medidas cautelares de sospechar que puede procederse a la destrucción o modificación del escenario de pruebas
