Hacer inventario es hacer un recuento físico: es contar las unidades que hay del elemento que sea.
Cuando se multiplica el número de unidades por su precio de adquisición se obtiene el inventario valorado. Y este es el importe que verdaderamente interesa a la empresa.
Ahora bien, ¿sólo las empresas que se dedican a comprar y vender tienen que hacer inventario de sus productos? ¿o es necesario también en otros tipos de actividades?
Un dato determinante a la hora de calcular el beneficio o pérdida de la actividad es saber con exactitud cuánto ha costado la mercancía que la empresa ha vendido. No me refiero a la que ha comprado sino a la que ha vendido, que es diferente…
Si durante el ejercicio lo que se ha vendido coincide con lo que se ha comprado, su coste está claro.
Sin embargo, lo habitual es que las empresas cuenten con un almacén, que en él los productos entren y salgan y que el stock esté formado por productos comprados en deferentes ejercicios.
En estos casos, el precio de coste de los productos vendidos ya no coincide exactamente con el importe de las compras, sino que para calcularlo hay que tener en cuenta el valor del almacén al principio y al final del ejercicio.
Técnicamente es lo que se conoce como “variación de existencias” y viene dada por la diferencia entre la mercancía que tenía la empresa al principio del ejercicio y la que tiene a la fecha de cierre, de forma que:
- Si las existencias finales son superiores a las iniciales, esa diferencia será un “ingreso” en la cuenta de resultados.
- Si las existencias finales son inferiores a las iniciales, esa diferencia será un “gasto” en la cuenta de resultados.
Se trata de comparar dos inventarios: El realizado al final del ejercicio y el realizado al final del ejercicio anterior.
De ahí la necesidad de realizarlo.
¿De qué hay que hacer inventario?
Todas las empresas que se dedican a comprar y a vender deben hacer un inventario de su mercancía; es la única manera de que el resultado de su actividad se adecue a la realidad.
Pero existen otros casos en los que también haya que hacer inventario. Y son todos aquellos en los que la empresa tenga un “almacén” de productos que necesite para su actividad, independientemente de cual sea ésta.
Algunos ejemplos de productos inventariables (y que no son mercancía para vender):
- Combustible que la empresa almacena porque lo necesita para el funcionamiento de su maquinaria o elementos de transporte.
- Envases y material para embalar.
- Repuestos y piezas de recambio.
- Pinturas, barnices, siliconas, productos químicos, … en el caso de empresas que los necesiten para realizar su trabajo.
- Productos semiterminados o en curso, en aquellas empresas que se dediquen a la fabricación.
Esta lista no es cerrada. Se trata sólo de unos ejemplos que sirvan para ilustrar este tema.
Pero la idea fundamental es que aunque la empresa no se dedique a vender mercancía tendrá que hacer inventario (y reflejarlo contablemente) siempre que compre elementos necesarios para su actividad y no los consuma íntegramente en el ejercicio en que los adquiera, o lo que viene a ser igual, consuma elementos en ejercicios distintos a aquel en el que los ha adquirido.
En ambos casos hay que determinar el valor de “esos artículos” a la fecha de cierre del ejercicio para saber, con exactitud, el valor de lo consumido.
¿Cuándo hay que hacer inventario?
La empresa puede hacer inventario en el momento que quiera y las veces que estime conveniente. Y más ahora, que la mayoría tiene todos sus productos dentro de sus programas informáticos: basta con darle a una tecla y se dispone al momento de un inventario valorado.
Ahora bien, es obligatorio hacerlo a la fecha de cierre del ejercicio, que suele ser 31 de diciembre.
Es en esta fecha en la que se tiene que hacer el asiento correspondiente a la variación de existencias. Y este asiento refleja, como ya hemos dicho anteriormente, la diferencia entre el inventario realizado al cierre del ejercicio anterior y el existente a la fecha de cierre del actual.
