Jornadas interminables en el trabajo, llegar a la oficina cuando amanece y volver a casa cuando anochece sin apenas tener tiempo para disfrutar de tus hijos, de tu tiempo libre y/o de hacer las tareas domésticas. Muchos trabajadores y profesionales se ven obligados a lidiar con esta agotadora situación día a día perdiendo productividad y energía.
Los horarios maratonianos denotan falta de interés en las labores y la pérdida de motivación. La concentración disminuye y con ella también la productividad. Esta no depende exclusivamente de las horas que inviertas en trabajar sino también de la calidad que adquiera el resultado del trabajo realizado. Cuando los trabajadores no están contentos carecen de aspiraciones y pierden la ilusión en su puesto de trabajo.
¿Qué hacer cuando esta situación se vuelve insostenible y no sabes cómo cambiarla?
Desde el punto de vista de la gestión y aprovechamiento del tiempo es necesario pensar si las horas invertidas en la empresa se aprovechan de manera real y si las tareas se resuelven de un modo eficaz y eficiente.
Aritz Urresti nos propone 6 pautas para cambiar habitos y ser más productivos:
Reflexionar y medir
Recapacitar sobre nuestros sueños y objetivos y definirlos correctamente: deben ser honestos, accesibles y esclarecer nuestros verdaderos deseos. Necesitamos ser capaces de tangibilizarlos para poder medirlos y saber si vamos por el buen camino o debemos aplicar acciones de mejora. Agendar esta tarea (la reflexión) es algo primordial para provocar el cambio.
Planificar
Planificar de manera detallada las tareas de alta rentabilidad y las acciones que queremos llevar a cabo para conseguir nuestros objetivos: organizando cada acción/actividad diaria en función de su relevancia y destinando un tiempo concreto para ejecutarla. Debemos agendar y proteger las horas de planificación si queremos avanzar en nuestros proyectos.
Eliminar distracciones, interrupciones e imprevistos, de manera proactiva.
Evitar distracciones e interrupciones constantes (atención a llamadas de teléfono no relevantes, mensajes por WhatsApp, conversaciones con gente de la empresa…). Cada distracción roba tiempo a tareas productivas y rentables que son las que de verdad nos aportan buenos resultados. Hay que retomar la concentración cada vez que algo nos interrumpe y esto significa retraso y la consecuente pérdida de tiempo. Medir para saber reducir interrupciones e imprevistos no reales se hace imprescindible para otorgar ese tiempo a las tareas realmente rentables.
Saber delegar
Pensamos que somos imprescindibles y no siempre es así. Muchas veces nos vemos obligados a poner en manos de otros funciones que nosotros mismos conocemos y que por cualquier motivo no podemos realizar. Tenemos que confiar en los demás y en nuestra capacidad para gestionarles.
En este sentido, es fundamental, entre otras cosas, crear un proyecto colectivo y poseer una cultura empresarial de trabajo colaborativo. Promover la unidad del equipo para poder avanzar de manera conjunta y hacer que cada pieza del puzle sume. Creer en quien trabaja con nosotros y valorar la aportación de cada uno.
Hay que saber detectar las tareas que son delegables y delegar, ya sea sobre personas o herramientas tecnológicas. Es muy importante también saber qué tareas debería delegar, pero que no puedo o no quiero momentáneamente para fijarnos como objetivo buscar la manera de disminuir el tiempo personal dedicado ellas (al menos deberíamos fijarnos reducir el tiempo invertido en estas tareas en 5/6 horas semanales).
Implementar acciones de mejora
Medir resultados para saber qué hemos hecho bien, en qué hemos fallado y cómo podemos corregir los errores, mejorar y saber en qué punto se encuentran nuestras metas y hacerlo diariamente. No podemos echar la vista a un lado y huir de nuestras equivocaciones. Tener un Método como el de las Cajitas que nos ayude a planificar y confeccionar una semana ideal, una semana planificada y real que nos ayudará con esta tarea tan indispensable y que confiere flexibilidad absoluta frente a los cambios.
Practicar la autocrítica
Ser honesto y conocer nuestras debilidades y flaquezas. Es necesario realizar autocrítica para saber si podemos mejorar algún aspecto, añadir una propuesta o realizar alguna acción que nos facilite el trabajo. En definitiva, conocer nuestros errores y saber corregirlos de manera eficiente.
