El avance de la tecnología y la digitalización de los procesos administrativos han permitido que las sociedades mercantiles otorguen poderes de representación mediante documentos privados con firma electrónica, los cuales pueden ser presentados telemáticamente en el Registro Mercantil. Esta práctica ofrece mayor agilidad y seguridad en la gestión empresarial, reduciendo costes y tiempos de tramitación.
Los poderes electrónicos son aquellos otorgados por una sociedad mercantil en formato digital, utilizando una firma electrónica reconocida o cualificada. Estos documentos deben cumplir con la normativa vigente en materia de firma electrónica y registro mercantil, garantizando su autenticidad e integridad.
La regulación de estos poderes se encuentra enmarcada en la legislación mercantil y en las disposiciones sobre administración electrónica. En España, el art. 18 del Código de Comercio permite la inscripción de documentos privados cuando expresamente lo prevenga la ley y el Reglamento del Registro Mercantil.
Como regla general, el Reglamento del Registro Mercantil exige escritura pública para la inscripción de poderes en el registro mercantil. Será el art. 41 de la Ley de Emprendedores, de 27 de septiembre de 2013, el que introduzca la posibilidad de apoderamientos y sus revocaciones mediante documento privado electrónico, al disponer: “Los apoderamientos y sus revocaciones, otorgados por administradores o apoderados de sociedades mercantiles o por emprendedores de responsabilidad limitada podrán también ser conferidos en documento electrónico, siempre que el documento de apoderamiento sea suscrito con la firma electrónica reconocida del poderdante. Dicho documento podrá ser remitido directamente por medios electrónicos al Registro que corresponda”.
Lo cual tiene su lógica, pues bastando como título inscribible para el nombramiento y cese del órgano de administración por el órgano supremo societario, que es la Junta General, la simple certificación electrónica con firma electrónica reconocida, parece exagerado exigir para la inscripción de un apoderado (o su revocación),representante voluntario nombrado por el administrador, como título inscribible exclusivo, la escritura pública (vide, arts. 142 y 147 RRM).
Procedimiento de Otorgamiento y Firma Electrónica
El otorgamiento de un poder electrónico por parte de una sociedad mercantil sigue estos pasos:
- Redacción del documento. Se elabora el documento privado en el que se especifican los alcances y limitaciones del poder otorgado.
- Firma electrónica. El documento es firmado digitalmente por el representante legal de la sociedad utilizando un certificado de firma reconocido.
- verificación de la de la firma. Se comprueba que la firma electrónica cumple con los requisitos legales y que el certificado digital está vigente
- Presentación telemática. Se remite el documento firmado al Registro Mercantil a través de los canales habilitados al efecto.
- Inscripción en el Registro Mercantil. Una vez calificado por el registrador el documento, se procede a la inscripción en el registro mercantil.
Beneficios del uso de poderes electrónicos
- Rapidez y eficiencia: reduce tiempos de tramitación al evitar desplazamientos y gestiones presenciales. Se optimiza la operativa empresarial.
- Seguridad jurídica: la firma electrónica garantiza la autenticidad e integridad del documento y la identidad de quien lo firma.
- Reducción de coste: minimiza los gastos que conlleva el otorgamiento de la escritura pública y la gestión del documento físico.
En definitiva, el uso de poderes mercantiles electrónicos en documento privado aporta flexibilidad y seguridad jurídica en la representación empresarial. No obstante, es fundamental garantizar el cumplimiento normativo y utilizar herramientas certificadas para la firma digital. La presentación telemática en el Registro Mercantil es parte de la evolución digital.
El Colegio de Registradores, en aras de garantizar dicho cumplimiento normativo, pone a disposición de los usuarios las herramientas necesarias para poder otorgar o revocar este tipo de poderes(diferentes modelos de instancias para el otorgamiento de poderes) y la plataforma para efectuar la presentación telemática al Registro Mercantil y la verificación de la firma electrónica. Pasamos a explicar de una forma breve y sencilla todo el proceso.
¿Quién puede otorgar apoderamientos o sus revocaciones?
Los administradores o apoderados de las sociedades mercantiles, y los emprendedores de responsabilidad limitada que tengan inscrita su condición en el Registro Mercantil.
¿Qué requisitos se necesitan?
- Tener conexión a internet.
- Disponer de certificado de firma electrónica (imprescindible).
- Estar dado de alta en los servicios interactivos del Colegio de Registradores.
- Tener instalado “Autofirma”
¿Dónde podemos encontrar la instancia para conferir dichas facultades?
En la Sede Electrónica de la web del Colegio de Registradores https://www.registradores.org/ en el apartado “Mercantil” seleccionamos la opción ”Presentación Telemática”, encontrando las “Instancias de presentación”, nos mostrará la relación de instancias que el Colegio pone a disposición de los usuarios para que estos elijan la que necesite en cada momento, en nuestro caso elegiremos entre la de “alta de poderes electrónicos” o “alta de poderes electrónicos formato libre”.
¿Qué facultades se pueden conferir?
Se puede otorgar o revocar poderes, con una amplia gama de facultades, clasificadas por categorías o de forma libre especificando el alcance y las limitaciones del poder otorgado. En definitiva, el usuario puede diseñar el contenido del poder del modo que quiera.
Firma y validación de la firma
Tras cumplimentar la instancia se procede a firmar electrónicamente la misma. Debe utilizar un certificado de firma reconocida. El sistema válida dicha firma.
Presentación telemática al Registro Mercantil
En la Sede Electrónica de la web del Colegio de Registradores https://www.registradores.org/ en el apartado “Mercantil” se selecciona la opción ”Presentación Telemática” y se elige la opción “otras presentaciones”. Nos identificaremos con nuestro certificado electrónico de firma, accediendo a la página que debemos cumplimentar para proceder a la presentación de nuestro documento privado y donde señalaremos el registro de destino, adjuntaremos la instancia que previamente hemos preparado y firmado, e indicaremos el resto de los datos. Por último, pulsaremos sobre “guardar y continuar” para proceder a la presentación al registro.
¿Cómo puede acreditarse el poder inscrito o la revocación?
Una vez practicada la inscripción del poder electrónico o de la revocación, se recibe una certificación electrónica, imprimible en papel, con código seguro de verificación (CSV).
Este CSV permite comprobar su autenticidad y también la vigencia del poder, pues una vez que se inscriba la revocación o se produzca la caducidad del poder, al intentar comprobar su vigencia, aparecerá también la constancia de dicha revocación o caducidad (24 horas al día, todos los días del año).
¿Qué efectos produce?
Los efectos del poder son exactamente los mismos que los del poder otorgado por otro procedimiento, acreditando las facultades del apoderado y la vigencia de éstas por la legitimación -presunción de veracidad y validez- resultante de su inscripción en el Registro Mercantil.
