Poner el énfasis en disponer de grandes cantidades de información y datos como estrategia para alcanzar los objetivos de la compañía es un error. La razón es que, lejos de gestionar el conocimiento, lo que conseguimos es almacenar información que no utilizamos en nuestro día a día. El simple hecho de disponer de grandes cantidades de información difícilmente podrá ser una fuente de ventaja competitiva para una empresa. Por tanto, ¿cuál debería ser el objetivo?
El objetivo de la compañía debe ser la gestión del conocimiento orientada a proporcionar el valor añadido que ofrecen a sus colaboradores, clientes y grupo de interés. Esta gestión incluye identificar, analizar, crear y mantener el conocimiento. Todo un proceso de gestión que, interiorizado en el know how de la compañía, garantiza una cultura que favorezca el aprendizaje colectivo. En todo este proceso cultural y de construcción del concepto de conocimiento, hay dos factores clave.
Por un lado, el avance y desarrollo tecnológico, que facilita la gestión y administración del conocimiento con las denominadas estrategias de codificación o, lo que es lo mismo, la codificación y almacenamiento de la información en bases de datos a las que poder acceder fácilmente. Por otro lado, concienciarse de que el conocimiento es un recurso clave para la organización a la que llega ingente cantidad de información por medios como Internet.
Para que el conocimiento sea fuente de ventaja competitiva, es indispensable que se potencie la comunicación, la colaboración, la búsqueda, el tratamiento y el análisis de la información y conocimiento. Todo ello, en un entorno colaborativo que permita que todas las personas que trabajan en la compañía realicen su trabajo y compartan el aprendizaje adquirido entre ellos, con los clientes y con cualquier grupo de interés. Esta gestión eficaz permitiría no sólo ser más competitivos, sino también enfrentarse con garantías de éxito a situaciones incluso de crisis.
¿Cuáles son las condiciones que favorecen una cultura del conocimiento que genera ventajas competitivas?
Partiendo de la base de que el conocimiento debe ser creado y transferido entre nuestros colaboradores, podemos identificar cuatro condiciones clave:
1.Constituir equipos de trabajo según competencias
Crear y compartir conocimiento exige capacidades creativas e innovadoras que se desarrollen en espacios de riesgo e incertidumbre. Si agrupamos a nuestros colaboradores por capacidades y habilidades donde prime la resolución de problemas y la aptitud hacia el cambio, tendremos más garantías de estar generando equipos de alto rendimiento donde se pueda crear y transferir el conocimiento. Esto conlleva que las estrategias de recursos humanos se centren en planes de acción que impulsen equipos de gestión del conocimiento.
2. Impulsar e incentivar la creación de conocimiento
Hay que establecer un sistema de reconocimiento que de valor al trabajo realizado para que se impulse la transferencia de todo el conocimiento que se genera en la compañía. Solo de este modo podremos animar a que el aprendizaje se distribuya logrando el fin último de salvaguardar la viabilidad de la empresa asegurando su supervivencia.
Para conseguirlo, debemos implementar herramientas que nos permitan almacenar el conocimiento creado y hacerlo accesible a toda la organización . Además es importante que estas herramientas permitan procesar la información rápidamente , para llegar a conclusiones y tomar decisiones de la forma más eficiente posible, evitando la conocida “ parálisis por análisis” que provoca el contar con elevados volúmenes de datos.
3. Implementar políticas que favorezcan el hecho de compartir conocimiento
El conocimiento debe ser compartido para construir una cultura de mejora y superación contínua. Crear e interiorizar esta cultura exige llevar a cabo políticas alejadas de la idea de que el “el conocimiento es la fuente fundamental de poder en las organizaciones”. Es necesario instaurar sesiones y foros donde las personas puedan compartir mejores prácticas y discutir sobre sus éxitos, fallos y experiencias.
4. Asumir y comprometerse con el conocimiento como línea estratégica de la compañía
La compañía debe alinear estrategias y objetivos con los de los colaboradores, extendiendo una cultura en la que la creación, la difusión y el uso del conocimiento sea el eje central de las actuaciones que se lleven a cabo. Por tanto, todos los procesos del sistema de gestión deben incluir la localización, generación, clasificación y estructuración, transferencia y difusión y aplicación del conocimiento.
Si bien las 4 condiciones son claves y nos ayudan a entender el conocimiento como un activo intangible fundamental, debemos ser conscientes que los pilares que sustentan la gestión de conocimiento pasan por crear una cultura organizacional al respecto y un buen sistema que recoja las necesidades y expectativas de nuestros clientes internos y externos. Para ello, es necesario tanto sistemas que nos permitan obtener la información necesaria (data warehouse), como estrategias basadas en impulsar los sharing networks ya conocidos por todos y que redundan en la utilización de la tecnología y en la utilización de las herramientas informáticas (foros de discusión, redes sociales…) y, por supuesto, verdaderos espacios que más allá de servir como repositorios documentales (knowlegde space) , sean el punto de partida para crear y transferir conocimiento entre nuestros colaboradores. Crear y compartir conocimiento es poder.
