Una oficina libre de papeles es posible. Cada vez más empresas, en los últimos años, apuestan por un modelo más sostenible en el que la información se digitaliza y se reduce al máximo el uso de papel.
Esta tendencia se expande también a nuestra vida cotidiana donde, por ejemplo, es posible consultar las facturas por Internet en lugar de recibirlas por correo ordinario. Incluso se ha inventado la firma electrónica.
Sin embargo, hay que ser realistas. Podemos reducir el consumo de papel en nuestras vidas y en nuestra empresa, pero no eliminarlo por completo.
Este nuevo sistema ofrece una mayor eficiencia para tu empresa. Los documentos digitales son más fáciles de almacenar, ocupan menos y es más sencillo dar con lo que uno busca.
Ventajas de reducir el consumo de papel
En determinados sectores se pueden llegar a acumular montañas de papeles. Reducirlas, aunque sea a la mitad, tiene un gran número de ventajas:
- Más espacio: observa cuánta superficie de tus oficinas está dedicada a almacenar papeles. ¿Cuánto archivadores tenéis? Podrías estar dedicando hasta un 25% del espacio a guardar información.
- Mayor productividad: cuando tenemos una pila de papeles, es más difícil encontrar el que estamos buscando y eso puede llevarnos un rato. Localizar un documento digital archivado correctamente puede requerir tan solo unos segundos.
- Ahorro de dinero: calcula cuánto inviertes al año en papel, tinta, mantenimiento de impresoras… y cualquier otro tipo de gasto asociado. Seguramente sea una cifra elevada, aunque tu negocio sea pequeño.
- Más seguridad: un folio se puede perder fácilmente y cualquier persona puede tener acceso a él. Sin embargo, si toda tu información está guardada en un servidor puedes hacer copias de seguridad y limitar el acceso a personas autorizadas.
- Respeto al medioambiente: minimizar el consumo de papel hará que se reduzca la deforestación. Los árboles, como sabes, son importantes para combatir la contaminación, el calentamiento global, etc.
Hoy en día ya no tiene sentido seguir utilizando papel.
Puedes convencerte y liderar el cambio o, por el contrario, con el tiempo, te vendrá impuesto por proveedores o clientes que han decidido digitalizarse.
La digitalización de una empresa no es, tampoco, tarea fácil. Quizás, durante todos estos años, hayas acumulado una gran cantidad de documentos que debes conservar.
Una vez que decidas dar el paso te enfrentarás a algunos retos:
- La oposición de tus empleados: los cambios son difíciles y, seguramente, escuches algún “así lo hemos hecho la vida” pero eso no es razón suficiente para no seguir adelante.
Utiliza la comunicación para explicar con detenimiento todas las ventajas de este nuevo sistema y haz hincapié en cómo va a mejorar su día a día. Dales la oportunidad de expresar su opinión y acuerda con ellos cómo será el proceso de implementación.
- El volumen de información a digitalizar: es probable que te encuentres con más documentación de la que esperabas. Escanearlo llevará un tiempo así que ármate de paciencia o contrata a una empresa que lo haga por ti. El trabajo bien hecho os ahorrará tiempo en el futuro.
Ideas para digitalizar tu empresa
Una vez superes los obstáculos, encuentra la estrategia adecuada para digitalizar tu empresa y librarte del papel de una vez por todas. Aquí van algunas sugerencias:
- Fija una fecha: ponte de acuerdo con el equipo y decidid, en conjunto, qué día arrancará esa nueva era sin papel. Esto ayudará a que todo el mundo esté mentalizado.
- Almacena la información en la nube: no guardes los documentos en una memoria USB, súbelos un a sistema como Google Drive o Dropbox. No sólo será más seguro, sino que además tendréis acceso a toda la información desde cualquier lugar del mundo.
- Establece un sistema de carpetas lógico: intentad no “tirar” todos los documentos en una misma carpeta. Poner un orden, que todo el equipo respete, ayudará a que sea mucho más sencillo localizar un archivo cuando sea necesario.
- Guarda solo aquello que sea útil: puede ser tentador escanear absolutamente todo; pero trata de desechar aquellos documentos que sean antiguos y ya no sirvan.
- Entiende que habrá, al principio, un descenso en la productividad: el proceso de adaptación al nuevo sistema llevará un tiempo y hará que tus empleados funcionen más despacio. Si lo ves necesario, contrata personal de apoyo para que nada os frene en esta nueva etapa.
- Forma a tu equipo: cuanto mejor conozcáis el nuevo sistema, antes empezaréis a manejaros con él a la perfección.
La digitalización de tu empresa traerá consigo más orden y eficiencia. Pero el trabajo, en realidad, no termina nunca. Llegarán papeles a tu mesa y deberás asegurarte de que ni tú ni nadie los conserva tal y como hacíais antiguamente.
Anima también a tus clientes y proveedores a realizar el mismo proceso y a enviaros toda la documentación por correo electrónico.
Recuerda que una empresa digitalizada tiene un gran número de ventajas y os hará ser mucho más competitivos; así que traza tu propio plan y abraza la era sin papel.
