La ley 11/2023 de 8 de mayo de trasposición de normativa comunitaria europea, entre otras materias, sobre digitalización de actuaciones notariales y registrales, ha supuesto la implantación definitiva en nuestro país de los llamados registros jurídicos electrónicos (registro de la propiedad, mercantil y de bienes muebles).
La entrada en vigor del llamado registro electrónico tuvo lugar el pasado 9 de mayo de 2024. Aquí vamos a examinar algunas cuestiones que se plantean con relación a la presentación de documentos en el Registro Mercantil.
1) ¿Puedo ahora presentar documentos de manera presencial o física en el registro?
La presentación puede seguir haciéndose tanto de manera presencial como telemática (a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores), mediante la correspondiente solicitud.
El modelo de solicitud de inscripción:
- Podrá ser cumplimentado y firmado electrónicamente en la sede electrónica.
- Podrá cumplimentarse en la sede electrónica para ser impresa con un código de identificación que permita la carga automática en el momento de la presentación presencial de los datos ya introducidos.
- O podrá descargarse sin cumplimentar para completarlo en forma manual.
2) ¿Puedo presentar presencialmente en cualquier momento?
A diferencia de la presentación electrónica, que puede realizarse en cualquier momento (la sede electrónica del CORPME está abierta ininterrumpidamente), la presentación presencial solo puede hacerse durante las horas de apertura del Registro Mercantil al público (de 9 a 17 horas).
3) ¿Puedo presentar presencialmente en un registro mercantil distinto del competente?
Sí. En tal caso, el registrador remitirá electrónicamente en el mismo día los datos necesarios para que el registrador de destino extienda el asiento de presentación que proceda, que caducará en 10 días si no se presentan los documentos originales.
4) ¿Es posible la presentación por correo?
Sí. En caso de correo certificado (o mensajería) el asiento de presentación se extiende en el momento en que se entreguen los títulos. Si se utiliza el correo ordinario, al final del día.
5) ¿Qué hace el registro mercantil con los documentos presentados en papel? ¿y con los documentos electrónicos?
Los documentos en papel deben ser digitalizados y vinculados electrónicamente al correspondiente asiento de presentación y tanto sus copias digitalizadas como los documentos electrónicos se archivarán electrónicamente en un solo legajo electrónico ordenado por número de entrada.
En caso de presentación en papel, se le expide al interesado un recibo que expresará la clase de título, el día y hora de presentación y los datos registrales.
Tratándose de documentos electrónicos, el sistema telemático genera un acuse de recibo digital mediante un sistema de sellado temporal que acredita el tiempo de ingreso del título en el registro:
- Si el título se presenta en horas de oficina, se practica el asiento de presentación en el mismo día atendiendo al orden de presentación.
- Si se presenta fuera de horas de oficina, se extiende el asiento el día hábil siguiente atendiendo igualmente a dicho orden.
El registrador notificará telemáticamente en el mismo día la práctica del asiento de presentación, así como, en su caso, la denegación.
6) ¿Es posible la presentación por fax?
Solo en caso de imposibilidad técnica justificada para presentar electrónicamente. En tal caso, el asiento de presentación se practicará conforme a las reglas generales, salvo los documentos recibidos fuera de las horas de oficina, los cuales se presentarán el día hábil siguiente, después de todos los presentados electrónicamente, atendiendo al orden de presentación por fax. Además, el asiento de presentación caducará a los 10 días si no se presenta el titulo original o copia autorizada, salvo que se tratase de documento dotado de CSV y se pudiese comprobar su integridad y veracidad.
7) Por último, ¿Quién puede presentar documentos electrónicos?
Evidentemente, el propio interesado puede presentar en el Registro Mercantil a través de la sede electrónica del CORPME sus documentos privados desde su propio ordenador con su firma electrónica cualificada, sin perjuicio de que se lo encomiende a su gestor. Así, por ejemplo, el administrador de la sociedad puede presentar directamente los certificados de nombramientos y ceses de cargos por él expedidos con su firma digital cualificada o los poderes electrónicos por él otorgados con dicha firma.
Asimismo, los documentos notariales no solo pueden ser presentados por el propio notario, sino también por el interesado solicitando al notario copia de la escritura con el correspondiente CSV y presentándola con su firma electrónica cualificada a través de la sede electrónica del CORPME.
