Del método de gestión de tareas GTD (Getting Things Done), que da título al libro de David Allen y a todo un sistema de productividad, puedes extraer estos 6 trucos que te ayudarán a gestionar lo que no quieres hacer:
1. No interrumpas tus prioridades
Además de nuestras tareas prioritarias, durante la jornada se van generando nuevas necesidades que se traducen en más tareas y decisiones pendientes de tomar. El sistema GTD nos advierte que no debemos caer en el error de pensar que tenemos que ejecutarlas de inmediato. Podremos gestionarlas después y decidir entonces si las haremos y cuándo lo haremos.
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2. Recopila las nuevas tareas
Conforme se van generando nuevas tareas a lo largo del día, debes ir apuntándolas para no olvidarlas, pero a la vez, para que no te desconcentren del To-Day List ni te desvíen de tusprioridades diarias. Elabora una lista para no distraerte con aquello que no puedes realizar en el momento.
3. Delega o déjalo para “más adelante”
Si te encuentras con una tarea que no puedes -o no deseas- hacer en ese momento, el método GTD te sugiere hacer dos cosas: delegarla en otra persona o dejarla para más adelante (márcala como “standby” o “en espera”). Hacer esto te permitirá seguir trabajando en tu proyecto actual sin permitir que el asunto se olvide o la tarea se pierda.
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4. Revisa tus tareas suspendidas
Cada cierto tiempo, por ejemplo de forma semanal, puedes revisar esas tareas que has dejado en suspenso. De esta forma no las olvidas y puedes incorporarlas a tus próximas acciones de la semana o metas más inmediatas. En la próxima revisión podrás decidir sobre otras nuevas tareas y así sucesivamente.
5. Haz una lista para “algún día”
Otra forma de gestionar lo que no quieres hacer de forma inmediata es clasificar algunas de esas tareas como “algún día”. El sistema GTD te propone elaborar una lista de tareas para recuperar más adelante y tomar una decisión al respecto. En este listado puedes incorporar tareas sin una prioridad definida, pero que sí quieres llevar a cabo.
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6. Elabora un listado de “quizás”
Son muchas las tareas que nos gustaría llevar a cabo, pero no sabemos muy bien cuándo o de qué forma. Incorpora en un listado titulado “quizás” o “tal vez” todas esas tareas que te gustaría hacer y sobre las que no puedes tomar una decisión sobre si las podrás o no realizar, ni cuándo. En esta lista puedes añadir también ideas que se te vayan ocurriendo y sobre las que más adelante podrás reflexionar.
En definitiva, el sistema GTD, al igual que otros métodos de productividad como el sistema de Triskelion, apuestan por establecer un método de gestión de tareas enfocado a cumplir con las prioridades diarias y a evitar las distracciones. Es importante de cara a nuestra productividad no perder de vista otras actividades que requiren también de nuestra atención, pero no necesariamente de forma urgente e inmediata, sino que pueden ser aplazadas o delegadas.
