En las empresas existen varios procesos en los que se puede ahorrar costes, como por ejemplo en los desplazamientos, en la tesorería, en la gestión del stock, en logística, etc., y, por supuesto, en los procesos de compras. Una correcta negociación con tus proveedores puede hacer que tu empresa ahorre costes, pero esto no siempre es fácil.
A continuación, vamos a darte algunos consejos para lograrlo.
La información, pieza clave en el proceso
Cuando vayas a comenzar a negociar con un proveedor, es necesario que te prepares y que te informes de varios aspectos. Primero, te vendrá bien tener información sobre el proveedor, cuál es su competencia y en qué márgenes se mueve. También te conviene conocer qué ofrece, qué precios suele aplicar y, algo muy importante, conocer cuál es su competencia para que puedas presionar llegado el momento. Por otro lado, y aunque parezca obvio, debes conocer muy bien las necesidades de tu empresa, los objetivos que se quieren alcanzar, el precio máximo que tu empresa está dispuesta a soportar, etc.
La prisa, mala compañera
Es posible que, tras una primera reunión, no lleguéis a un acuerdo. Ya sabes que las negociaciones rara vez se dan a la primera de cambio. Por lo general, son largas y estresantes, así que no tengas prisa en cerrar el acuerdo. Ten calma y sé paciente.
Tienes tiempo en pensar bien en lo que más interesa a tu empresa, en las opciones y en las respuestas que te lleguen y, si algo no te termina de convencer, sigue negociando o busca otro proveedor.
Tampoco cometas el error de tomártelo como algo personal ni hagas concesiones ni contrapartidas.
Ojo con las condiciones de pago y costes adicionales
Aunque hayas conseguido un precio ajustado a los intereses de tu empresa ten en cuenta que siempre hay unos gastos adicionales, como pueden ser los gastos de gestión, transporte, etc. Intenta también eliminar o reducir costes en estos gastos.
Las condiciones y formas de pago son también factores que pueden ser claves a la hora de ahorrar costes. Ten en cuanta que, a efectos de tu tesorería, no es lo mismo pagar por adelantado que te giren el pago a 90 días. A ti te conviene pagar lo más tarde posible y para él, obviamente, cuanto antes cobre, mejor.
La digitalización, una aliada para ahorrar costes
La posibilidad de transformar un documento físico a un soporte digital añade muchas ventajas. Según las tendencias de la trasformación digital, últimamente está aumentando la productividad de ellas empresas y se están instaurando estrategias para reducir costes.
Las redes sociales, las tecnologías móviles, las herramientas para análisis de datos, la nube, etc., son los principales factores disruptivos y generadores de cambio.
La digitalización conlleva una serie de ventajas:
- Tiempo: es mucho más fácil y rápido gestionar una documentación digitalizada que una manual. Los buscadores son hoy en día una herramienta de uso común y superan con creces a la búsqueda manual.
- Coste de mantenimiento: el papel ocupa espacio, y en empresas que gestionan un gran volumen de información, este espacio puede ser grande y hay que pagarlo. Con los medios tecnológicos actuales, el coste de almacenamiento digital es irrisorio.
- Riesgo de pérdida o destrucción: otro problema que tiene el soporte papel es su deterioro. O que por un accidente o mal uso se destruyan los documentos en papel. En un medio digital, este riesgo desaparece.
Ahorro de costes en la gestión de las existencias
Tener un exceso de productos almacenados también puede suponer un exceso de costes para la empresa. Tener siempre un stock para satisfacer cualquier pedido puede suponer un coste muy elevado para la empresa, sobre todo para las que comprenden un gran numero de referencias de productos. Esto puede derivar en algunos problemas:
- El coste financiero: un stock que no vaya a salir inmediatamente supone una inversión de recursos permanente.
- Riesgo de obsolescencia: si el stock ya leva un tiempo parado es posible que pierda su valor y ya no pueda ser comercializado.
Para valorar estos supuestos hay que tener muy claro el margen operativo del stock. Si el margen que van a dejar una vez vendido cubre el coste de mantenimiento y almacenamiento.
También hay que tener en cuanta el coste del espacio y el coste de manipulación. Todo el trabajo que supone el manejo y el uso del espacio que pueda ocupar. Para las empresas el coste es mayor si tienen otros productos con una salida más fácil.
Lo más rentable, dependiendo del sector económico al que pertenezca la empresa, es que el propio proveedor sea el que mantenga el mayor tiempo posible el stock en su almacén, sirviéndolo a medida que lo vayamos necesitando y así conseguiremos una mayor eficacia en toda la cadena de suministro
