¿Has entrado alguna vez en tu despacho y desde la puerta has visto una montaña de papeles encima de lo que debería ser tu mesa? Antes de ponerte a trabajar deberás invertir un valioso tiempo en hacerte hueco entre informes desactualizados, facturas y hojas en sucio. A los pocos minutos llegará un cliente y en vez de dedicar los últimos minutos a repasar la propuesta tranquilamente, tienes que adecentar la oficina deprisa y corriendo. Los nervios y el estrés se apoderarán de tí desde primera hora de la mañana.
Esta dinámica heredada del pasado ocupa espacio (hay que reservar hueco en las estanterías), es cara (hay que comprar tinta de impresora, carpetas, archivadores, etc.), genera ineficiencias (¿dónde guardé aquella factura?) y además contribuye a deteriorar el medioambiente en el corto y medio plazo: para producir papel no solo se necesita madera sino también agua y energía. En otras palabras, una oficina sin papel permite reducir el desorden y generar ahorro y eficiencia para la propia empresa y su entorno.
Pero adoptar una cultura corporativa alejada del papel debe entenderse como un proceso progresivo y continuo que no puede hacerse de la noche a la mañana. Tanto el empresario como los empleados necesitan un proceso de adaptación a esta nueva metodología del trabajo.
Las nuevas tecnologías son el elemento clave para que los pequeños y medianos empresarios afronten este proceso de transformación digital y el uso de los pagos electrónicos es un excelente instrumento dentro del nuevo escenario que se persigue y que, además redundará en una mayor eficacia en la gestión del día a día de la empresa.
Estos son algunos consejos en el camino de la transición digital hacia una oficina sin papel:
Recicla
El reciclaje es el paso más importante para disminuir el uso de papel de tu empresa. Habilitando puntos de reciclaje y animando a tus empleados a hacerlo ayudará a aumentar la concienciación en torno a este asunto. También puedes reducir la necesidad de reciclar limitando, por ejemplo, el uso de la impresora.
Potencia el uso de medios de pago electrónicos
Una vez hecho lo primero, lo siguiente es introducir incentivos entre tus empleados como la tarjeta de empresa, un poderoso aliado para una oficina sin papel. Además del menor uso de tickets, la mayoría de los servicios mencionados -desde la compra de una aplicación de firma digital hasta la contratación de un CRM o un servicio de almacenamiento en la nube- pueden abonarse con una tarjeta de empresa y en menos de diez clicks de ratón.
Más allá de ellos, su uso en sí mismo también trae de forma automática e inmediata una reducción del gasto en papel. Usándolos, los extractos bancarios y los tickets de compra en tiendas o restaurantes desaparecerán para siempre.
Contabilidad sin papel
Habla con tus clientes y proveedores, así como con tu banco, para que comiencen a utilizar banca y procedimientos de facturación online. Enseguida notarás una menor acumulación de papel todos los meses.
Firma documentos digitalmente
Hasta hace relativamente poco tiempo, la firma de contratos, órdenes de compra… obligaba a usar copias impresas. Con la proliferación de aplicaciones que permiten firmar digitalmente cualquier tipo de documento, incluso desde el teléfono móvil, el papel deja de ser necesario. ¿Te parece complejo? También puedes escanear tu firma y pegarla cuando sea necesario.
Trabaja en la nube
El papel se deteriora con el paso del tiempo y los equipos informáticos físicos pueden fallar -una inundación o la rotura de un disco duro puede suponer la desaparición de años de trabajo-. La nube posibilita la creación de copias de seguridad automáticas eliminando parcialmente este problema (nunca está de más trabajar con más de un proveedor). Sin embargo, además de la seguridad, el trabajo en la nube también ha revolucionado la forma de hacer en las empresas permitiendo acceder a datos importantes para el negocio en cualquier parte del mundo. Los documentos digitalizados son más fáciles de gestionar, buscar y almacenar.
Usa un CRM
El uso de CRM va mucho más allá del seguimiento de proyectos y de la identificación de las necesidades de los clientes. También permite reducir el gasto en papel. Con estos servicios puedes añadir notas y llevar registros de llamadas, facturas emitidas, etc.
Además de todas las ventajas ya mencionadas para ti y para tus empleados, el no usar papel, además de ahorrar, nos ofrece una mayor flexibilidad para administrar nuestro negocio desde cualquier lugar y obtener ese documento que tanto necesitas en cualquier momento. Bienvenido a la era digital.
