Cuando tenemos una lista de tareas, el ir tachándolas según las vamos realizando nos da una enorme satisfacción. Las tareas rápidas, como por ejemplo responder emails o enviar facturas, pueden darnos una sensación de que vamos avanzando y haciendo cosas. Pero según un nuevo estudio, abordar en primer lugar las cosas más fáciles de nuestra lista de tareas puede dañar nuestra productividad a largo plazo.
«A corto plazo, la persona podría sentirse satisfecha y menos ansiosa», dice Maryam Kouchaki, profesora asociada de administración y organizaciones en la Kellogg School of Management de la Universidad Northwestern. «Pero evitar las tareas difíciles de forma indefinida también reduce las oportunidades de aprender y mejorar nuestras habilidades”.
La idea para el estudio surgió después de que Kouchaki tuvo una conversación con Bradley Staats de la Universidad de Carolina del Norte en Chapel Hill y Francesca Gino en la Harvard Business School sobre su propia tendencia para retrasar las tareas difíciles, como escribir un artículo, en favor de las fáciles, como preparar una clase.
«Teníamos curiosidad por saber si esto era algo que la persona promedio estaba haciendo y, lo que es más importante, cuáles eran los efectos a corto y largo plazo», dice Kouchak.
Sesgo de tarea fácil
Kouchaki, Staats y Gino colaboraron con Diwas KC en la Universidad de Emory para estudiar los datos recopilados sobre las opciones de un grupo de médicos de urgencias. Aunque se tuvieron en cuenta factores como las especialidades y el tiempo de espera de los pacientes, los investigadores descubrieron que los médicos tenían más probabilidades de elegir pacientes más fáciles durante los momentos de mayor carga de trabajo. De hecho, cada paciente adicional bajo su cuidado se relacionó con una probabilidad un 8% mayor de seleccionar un caso de menor gravedad.
Para confirmar los resultados en otro entorno diferente, los investigadores realizaron un experimento en el que daban a los participantes la página de un libro para leer y les pedían que escriban en una hoja la mayor cantidad de texto posible en tres minutos. A la mitad de los participantes, denominada el «grupo de alta carga de trabajo», también se les pidió escuchar simultáneamente una canción y contar la cantidad de veces que se usaron ciertas palabras.
Después de completar la tarea, los participantes informaron sobre su sensación de progreso, fatiga y nivel de estrés. Después se les pidió que eligieran una segunda tarea, una de las cuales era fácil mientras que la otra era algo más difícil. El 76% del grupo de alta carga de trabajo eligió la segunda tarea, en comparación con el 64% del grupo de baja carga de trabajo.
Por qué nos gustan las tareas fáciles
Terminar las tareas nos proporciona una sensación de progreso y nos hace sentir bien. «Todos tenemos un tiempo y atención limitados», dice Kouchaki. “En cualquier momento, si tenemos la opción de hacer una tarea fácil o difícil, la mayoría de nosotros tendemos a elegir la tarea fácil. Las tareas más fáciles generalmente son más rápidas de completar, y es más probable que se elijan primero cuando las personas están más ocupadas. A esto lo llamamos «preferencia de finalización de tareas”.
El problema viene cuando creamos el hábito de elegir siempre las tareas más fáciles para hacer primero, lo que puede afectar a nuestra productividad a largo plazo.
“Esta preferencia por las tareas fáciles vale la pena a corto plazo al obtener un alto rendimiento; es más probable que el número de tareas finalizadas sea más alto», afirma Kouchaki. “Pero a la larga, la mayor parte del aprendizaje ocurre a través de tareas difíciles. Cuando las evitas, no obtienes ese aprendizaje”.
Cómo gestionar las tareas
La mejor estrategia es combinar ambos tipos de tareas, fáciles y difíciles.
«Decir que siempre debemos hacer la tarea difícil primero también puede ser extremista», dice Kouchaki. «No tenemos datos, pero mi intuición es que si las personas comienzan con una tarea difícil y tratan de mantenerla hasta que la terminen, podrían desmotivarse si no obtienen una sensación de progreso». Combinar tareas fáciles y difíciles es una estrategia más efectiva”.
También se pueden abordar proyectos complejos dividiéndolos en partes más pequeñas y simples. Esto puede proporcionar la recompensa que se siente al completar una tarea fácil, mientras se mantiene el abordar y aprender de los desafíos más difíciles.
Las tareas difíciles a menudo brindan más oportunidades de aprendizaje, pero Kouchaki señala que eso no significa que las tareas fáciles no sean importantes. «Lo que es más importante es el sentido psicológico de finalización», dice ella. «En última instancia, lo que importa es ser consciente de que lo estás haciendo”.
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