El puesto del office manager tiene una labor muy importante: asegurarse del buen funcionamiento de la oficina y ayudar a sus compañeros para que puedan trabajar a gusto.
Según Adecco, es un perfil muy humano, de trato con las personas, de servicio a los demás… por eso, se valoran en gran medida determinadas aptitudes por encima de la formación o la experiencia.
Para encajar dentro de este perfil y conseguir un empleo de administración en una empresa, estas son algunas de las aptitudes más valoradas, según esta compañía de recursos humanos:
Capacidad de adaptación
El office manager tiene que ser capaz de manejar cualquier circunstancia y encontrar soluciones rápidas. Para este perfil, no existe un “día típico” porque cada jornada será diferente: de pronto estarás organizando una sala para una reunión importante y después respondiendo al teléfono de la empresa. Es la cara visible de la empresa interna y externamente. Tiene que poder adaptarse a todas los problemas que ocurran.
Organización impecable
Para tener éxito en el trabajo de office es indispensable ser una persona extremadamente organizada y ser capaz de hacer un seguimiento de cada tarea abierta. Y es que, al estar pendiente de tantas cosas, es fácil que algo se te quede olvidado. Lleva un orden y preocúpate siempre de que todo se haga en tiempo y forma. Como se dijo antes, siempre puede surgir alguna cosa de forma inesperada que puede desorganizar todo el trabajo. Hay que tener esto en cuenta y tener organizados hasta los imprevistos.
Accesibilidad y confianza en uno mismo
Un office manager ha de ser una persona accesible. El equipo debe sentirse cómodo acudiendo a ti para resolver sus problemas, sabiendo que pueden contar contigo para lo que sea. Es importante que seas una persona segura y decidida para ganarte el respeto de directivos y compañeros. Esta confianza te ayudará a hacer valer tu opinión, saber decir que “no” y atreverte a proponer soluciones.
Buen comunicador e inteligencia emocional
En los empleos de administración es muy útil ser un buen comunicador ya que estarás en contacto constante con los miembros del equipo, personas externas, proveedores… Serás, en muchas ocasiones, el rostro visible de la empresa. Tener la facilidad para hablar y adaptarte a todo tipo de personalidad es vital para el trabajo de office manager. Puedes encontrarte con proveedores enfadados a quienes calmar o con trabajadores estresados con los que lidiar. Tienes que saber manejar todas las situaciones y unas dotes comunicativas excelentes te abrirá muchas puertas. Al tratar con tantas personas diferentes entre sí, deberás aplicar la inteligencia emocional para saber cómo actuar con cada una de ellas.
Creatividad
La creatividad te ayudará en muchos aspectos de tu trabajo. Te vendrá bien para resolver problemas, sorprender a tu equipo, organizar eventos… Trata de pensar de forma diferente y busca, en la medida de lo posible, ideas que no hayas aplicado antes. Una de los principales problemas que pueden surgir son debido a la monotonía. Pensar diferente te ayudará a que este problema afecte menos a la empresa.
Anticipación
Ser proactivo y anticiparse te hará destacar como office manager. Para ello, tendrás que tener los ojos bien abiertos y la mente despierta para detectar posibles necesidades futuras. Unido a la capaz organizativa, este es uno de los puntos más importantes. “Organizar los problemas”, como se dijo antes, es una de las claves para ser mejor en el trabajo de administración. Hay que saber leer los problemas antes de que estos ocurran.
Estos seis aspectos contribuirán a que tu trabajo de office sea impecable y te conviertas en un profesional altamente valorado. La ventaja es que para desarrollar cualquiera de estas actitudes no tendrás que hacer ningún curso o máster, según Adecco, podrás trabajarlas tú mismo en tu día a día.
