Casi todos conocemos lo que podemos hacer en una notaría y para qué debemos acudir a un notario: para comprar nuestra casa, casarnos, hacer capitulaciones, pactar el régimen de separación de bienes, preparar nuestro testamento, constituir una sociedad… por poner algunos ejemplos.
También conocemos los efectos de los actos que se realizan en una notaría: sabemos que cuando hacemos la escritura de nuestra casa es cuando nos dan las llaves y podemos entrar y disfrutarla, o que cuando firmamos y constituimos una sociedad es cuando podemos empezar a trabajar con ella, por poner también ejemplos típicos.
Pero igual lo que no se conoce demasiado es que, al otorgar esas escrituras, el notario, por sí mismo, pone en marcha una serie de gestiones ante las diferentes administraciones (el Estado, las comunidades autónomas o los ayuntamientos) que están incluidas en la actuación notarial, sin coste añadido para el cliente.
Veremos algunos ejemplos:
- Una tiene que ver con el Catastro. No hace mucho tiempo, tras adquirir un bien inmueble, el nuevo dueño tenía que acudir a la sede catastral y realizar un trámite más o menos farragoso para darse de alta como titular del inmueble en el Catastro. A veces esa gestión no se realizaba, y el contenido del Catastro no estaba actualizado. Ahora al otorgar cualquier escritura de adquisición de un inmueble (ya sea una compra, donación, una herencia o cualquier otra) de manera casi inmediata, el notario notifica electrónicamente a la sede Catastral la nueva titularidad. Solo es necesario identificar en el documento la finca con la referencia catastral, para lo cual también desde la notaría se puede obtener la correspondiente certificación catastral en la que se encuentra incluida la citada referencia. Así el Catastro tiene las titularidades actualizadas en tiempo real, lo cual proporciona agilidad, por ejemplo, en el cambio del sujeto pasivo del Impuesto de Bienes Inmuebles municipal.
- Otra gestión muy útil y creo que celebrada por los usuarios, es la obtención en la notaría, casi simultáneamente a la constitución de una sociedad mercantil, del número de identificación fiscal. Es una actuación que permite operar fiscalmente con la sociedad desde el momento de su nacimiento. El notario, una vez firmada la escritura, se conecta de manera electrónica con la Agencia Tributaria y ésta le remite por igual medio el NIF de la nueva entidad que además se incorpora a la escritura.
- Siguiendo con el tema fiscal, la comunicación electrónica por la notaría de las operaciones autorizadas sujetas al Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados a las distintas comunidades autónomas en un periodo muy corto desde su firma permite a dichas entidades su conocimiento y faculta al contribuyente si así lo desea, a liquidar electrónicamente los citados impuestos sin tener que desplazarse físicamente a las sedes liquidadoras.
- En el ámbito familiar, cada vez son más los supuestos en que se acude al notario y en las que éste realiza gestiones ante Administraciones que facilitan los intereses de los ciudadanos. Así las bodas ante notario o las capitulaciones matrimoniales son remitidas por las notarías a los registros civiles competentes y así la Administración se asegura la inscripción obligatoria de estos documentos y los clientes no tienen que desplazarse a ello, pudiendo obtener prueba de su inscripción con la certificación registral expedida electrónicamente y de manera gratuita.
Estas gestiones notariales más desconocidas, pero muy útiles para los ciudadanos, le deben mucho a la aplicación de las nuevas tecnologías al Notariado, que lleva más de veinte años invirtiendo en ello (aunque ya las realizaba antes). Para terminar, me gustaría recordar los partes que se cumplimentaban a mano o a máquina por cada testamento en soporte cartón y se mandaban por todas las notarías para nutrir al más que centenario Registro de Últimas Voluntades del Ministerio de Justicia, también de manera gratuita.
