La gestión de gastos e ingresos del autónomo se complica a medida que su negocio va creciendo.
Por eso, es fundamental encontrar un método que agilice el proceso y facilite el llevar un mayor control sobre los mismos.
Las aplicaciones de gestión de gastos simplifican la tarea y permiten registrar cada movimiento que hacemos.
¿Qué gastos puede tener un autónomo?
Para empezar, es importante saber qué gastos pueden tener los autónomos que se puedan desgravar ante Hacienda.
Arrendamientos y cánones
Es posible desgravar el IVA del alquiler de tu despacho u oficina. Si trabajar desde casa y esta es alquilada, también podrás desgravar una parte de la base imponible.
Servicios de profesionales independientes
Descuenta el IVA de la factura de notarios, abogados, auditores… que contrates para tu actividad profesional.
Otros servicios exteriores
Como por ejemplo: suministros, teléfono, publicidad… Si trabajas desde casa podrás deducir un 30% de los mismos en concepto de IRPF.
Vehículos y gastos relacionados
Si compras un vehículo, podrás desgravar hasta el 50% del IVA de su importe total así como de los gastos de mantenimiento posteriores.
Gastos de explotación
Estos tienen en cuenta los materiales adquiridos para el desarrollo de tu actividad, mantenimiento y producción.
Gastos de transporte público
Son aquellos que derivan del desplazamiento en transporte público para desarrollar una actividad determinada que tenga que ver con tu negocio.
Gastos en kilometraje
Cuando empleas tu vehículo privado, en lugar de transporte público, se considera gastos de kilometraje. Los gastos de peaje o aparcamiento también están incluidos siempre que estén justificados.
Gastos de dietas
Las dietas son las comidas que realizas durante un viaje de negocios o una comida de trabajo.
Gastos de pernocta
Si debes pasar una noche fuera y hay que reservar un hotel, podrás desgravarte el gasto.
¿Qué gastos necesitan ticket y cuáles no?
Como sabes, cada gasto que quieras desgravar has de justificarlo ante Hacienda con su factura o ticket correspondiente.
Sin embargo, para algunos gastos solo necesitarás un ticket o una factura simplificada y para otros, incluso, no será necesario que presentes ningún documento.
Gastos deducibles con ticket o factura simplificada
La ley permite emitir una factura simplificada en estos casos:
- Cuando el importe del gasto no excede los 400€ (IVA incluido).
- Cuando el importe no excede los 3.000€ (IVA incluido) en:
- Ventas al por menor.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transportes de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería o restauración prestados por profesionales.
- Utilización de salas deportivas.
- Servicios prestados por estudios fotográficos.
- Parkings y estacionamiento de vehículo.
- Uso de autopistas de peaje.
Gastos que no necesitan factura para ser deducidos
En algunos casos, no necesitarás ningún documento para poder deducir el gasto asumido.
- Seguros: independientemente del tipo de póliza, siempre que esté relacionada con la actividad desarrollada.
- Cuota de autónomos: la cuota también es deducible y solo es necesario presentar el justificante bancario a cargo de tu cuenta.
- Gastos financieros: pagos por gastos de tarjetas, comisiones, intereses… pueden ser deducidos siempre que se cuente con el justificante bancario.
- Gastos en el extranjero: cualquier compra hecha fuera de España no requiere factura, aunque sí un comprobante similar.
¿Cómo contabilizar tus gastos más rápido y sin errores?
Imagina que sales de viaje y vuelves con un sobre lleno de facturas y tickets que se corresponden con los gastos realizados.
Tendrás que revisarlos uno a uno, digitalizarlos para no perder la información, contabilizar todos los gastos en tu sistema y por último, guardar los originales durante 5 años por si Hacienda los reclama.
Si a esto le sumas otros gastos rutinarios… puede ser una tarea de los más tediosa y en la que inviertas demasiado tiempo.
Sin embargo, por suerte, en la era de internet y las nuevas tecnologías existen formas mucho rápidas y eficientes de controlar y gestionar los gastos de empleados.
¿Cómo?
Utilizando una app para gastos.
La app de anfix permite digitalizar los tickets sacándoles una foto desde la aplicación móvil. Al estar homologados por las cinco Agencias Tributarias el documento es válido y ya no es necesario guardar el original.
Pero esto no es lo mejor: la app extrae automáticamente toda la información de la factura y la integra en tu contabilidad. Así no tendrás que teclear uno a uno los tickets de gastos corriendo el riesgo de equivocarte.
Cada vez que tengas un gasto, lo único que tiene que hacer es acceder a la app de anfix desde tu móvil y obtener una fotografía del ticket.
Automáticamente, se sube la información y se extraen todos los datos. Además, si trabajar con un asesor podrás darle acceso a la app para que tenga toda tu información al instante.
Sin papeles, sin teclear datos a mano y sin perder tiempo: digitalizar tu gastos te permitirá optimizar una tarea básica de contabilidad.
¿Qué ventajas tiene usar una app de gestión de gastos?
Con una app de gastos todo son ventajas:
Ahorra tiempo
Es la ventaja más evidente pero la que más impacto tendrá en tu día a día. El tiempo en gestión de gastos se reduce notablemente en el momento que introduces tecnología.
Es fácil de usar
Registrar un gasto es tan sencillo como sacar una foto a la factura y ya está.
Es automática
Las apps de gastos están pensadas para ahorrar tiempo al usuario; por lo tanto, la mayor parte de sus procesos son automáticos. En cuestión de segundos obtienes todos los datos de la factura, sin tener que teclear
Evita errores
Errar es humano, pero si es una máquina la que ejecuta la tarea la posibilidad de fallo es ínfima. Utilizando una app de gastos te aseguras que no habrá ningún error al introducir los datos de la factura y, al final, estarás más tranquilo.
Ofrece flexibilidad
Puedes gestionar sus gastos desde cualquier lugar de manera fácil y rápida. Solo necesitas haberte descargado la app en tu móvil y tener conexión a internet.
No utilizas papel
A digitalizar los tickets no será necesario guardar el original el papel ni volver a escanearlo por si la tinta se borra con el tiempo. Reduces el uso de papel y el espacio que este ocupa.
Conectas con tu asesor
Estarás conectado con tu asesor en tiempo real ya que este podrá consultar tus gastos directamente en la app, sin tener que esperar a que tú escanees todos los tickets y se los envíes.
Si tienes un asesor lee esto
Si como autónomo has optado por contratar a un asesor que lleve toda tu contabilidad, gastos, impuestos… sabes lo importante que es trabajar bien coordinados.
La forma más eficiente de hacerlo es utilizando un software que te permita conectar con tu asesor y que se convierta en vuestra herramienta principal y conjunta de trabajo.
Este os permitirá:
- Enviaros información en tiempo real.
- Comentar documentos dentro de la propia plataforma.
- Digitalizar vuestros procesos.
- Estar más conectados y coordinados.
Ya no tendrás que escanear documentos, enviarlos por email o, incluso peor, tener que hacer visitas constantes al despacho de tu asesor.
Un programa en la nube os permitirá digitalizar toda la información y compartirla en cuestión de segundos. Así, tu asesor siempre tendrá toda tu documentación a mano para llevar las cuentas al día y tu estarás informado de todo lo que ocurre con las cuentas de tu negocio al momento.
