Debido a la llegada de las nuevas tecnologías, muchos apuestan porque el correo electrónico es una herramienta, que si bien ha resultado clave a nivel profesional en la última década, en los próximos años tiene los días contados. Esto es debido a que cada vez todo es más móvil y dinámico y los usuarios exigen información, preguntas y respuestas en tiempo real, algo que el correo electrónico no proporciona.
Cada día surgen más aplicaciones, programas y plataformas que permiten llevar a cabo una comunicación multidireccional en tiempo presente, sin embargo, la realidad es que a fecha de hoy, todavía el correo electrónico es un elemento básico en el día a día de cualquier profesional.
Por ello, en este artículo, y siendo conscientes de la cantidad de tiempo, energía y atención que dedicamos a la gestión de nuestro correo electrónico, queremos ofreceros una serie de consejos que nos hagan esta tarea rutinaria más fácil.
ESTABLECER UN CALENDARIO DE LECTURA Y RESPUESTA DEL CORREO
El hecho de estar revisando cada cinco minutos nuestra bandeja de entrada de correo, lo único que hace es desconcentrarnos de la tarea que estemos realizando esa ese momento. Para ello, una buena opción sería desconectar de nuestro programa de correo, el aviso automático de mensajes entrantes, y por la contra, crear una calendario estableciendo horarios fijos de lectura, revisión y respuesta.
NO LEAS LOS CORREOS COMPLETOS, ESCANÉALOS
Esto no siempre depende de nosotros sino de la persona que nos lo envía. Para ello es bueno predicar con el ejemplo enviando correos, claros, directos y estructurados en guiones. Evitemos la escritura del texto en bloque, porque aunque sea muy interesante lo que estemos contando, la primera impresión que se lleve el lector será de “pesadez y rollo”.
SE MUY CLARO EN EL “ASUNTO”
Aunque parezca mentira, aún siguen llegando cada día multitud de correos con la categoría de asunto en blanco o con un simple “Hola” o “Buenos días”, esto puede ser muy educado pero no nos aporta nada de información. Vayamos pues directos al grano. Si especificamos correctamente lo que queremos comunicar en el asunto, quizás no sea necesario leer el correo.
EVITA ENVIAR FICHEROS ADJUNTOS Y/O CONFIRMACIONES DE LECTURA
Está claro que en muchas ocasiones resulta imprescindible adjuntar archivos y documentos, pero también hay muchas otras en las que resulta innecesario. Seamos analíticos en este aspecto. Lo mismo ocurre con las confirmaciones de lectura que tan molestas resultan y saturan nuestra bandeja de correo. ¿Realmente es tan necesario saber cuándo la persona lee nuestro mensaje?
NO DELEGUES EN EL CORREO LAS RESPUESTAS URGENTES
Como decíamos en un principio, el correo electrónico no es una herramienta de comunicación inmediata, sino que por el contrario, a veces, tardamos días en contestar o recibir una respuesta. Por ello, si el asunto es urgente, utilicemos otros medios como el teléfono o la vídeo-conferencia.
HAZ LIMPIEZA DIARIA
Si estableces una rutina de limpieza en tu calendario de revisiones, estarás ahorrándote mucho trabajo futuro. Procura dedicar unos minutos a vaciar tu bandeja de entrada, eliminando correos antiguos e innecesarios. Ordena los temas por categorías y utiliza carpetas y subcarpetas.
UTILIZA HERRAMIENTAS “ANTISPAM”
Algo que parece tan básico a veces no lo hacemos por dejadez. Pensemos en la cantidad de tiempo que nos ahorraríamos si nos evitásemos abrir correos indeseados, publicitarios e incluso virus para nuestro ordenador.
UTILIZA LAS BANDERAS PARA LOS MENSAJES PENDIENTES DE RESPUESTA
Quizás algún día nuestra agenda esté realmente apretada y no podamos dedicar esos minutos de tiempo a su gestión, por ello, una buena opción es la utilización de banderas e indicativos sobre correos importantes pendientes de respuesta o lectura.
UTILIZA LA MESURA EN LOS ENVÍOS
¿Cuantos correos recibes que en realidad no son necesarios?
Y lo mismo ocurre con los que envías. Utiliza el sentido común. Hay estudios que demuestran que por cada cinco correos enviados, recibimos tres respuestas, si eliminamos alguno de estos cinco, reduciremos también el volumen.
BUENA GRAMÁTICA Y ORTOGRAFÍA
Esto es algo básico para una correcta lectura. Pensemos antes de escribir y estructuremos un buen texto, con sentido, armonía y sin faltas de ortografía.
