La controversia que crea la gestión de los gastos en las empresas tiende a ser una fuente de malestar entre empleados y organización. En ocasiones, los trabajadores han de adelantar el dinero –lo que les supone un lógico malestar- y muchas otras veces la empresa realiza anticipos, con la consiguiente carga en el área contable. Si a estas incómodas situaciones se le añade el tiempo que se pierde en el papeleo (justificantes, hojas de gastos, documentos Excel interminables), la idea que se desprende resulta muy clara: es necesaria una gestión de los gastos óptima.
Sodexo ha llegado a esta conclusión realizando una encuesta a 2.000 empleados de empresas españolas, quienes han respondido a preguntas acerca de cómo se gestionan los gastos profesionales en las organizaciones para las que trabajan. Y la primera conclusión ha sido que hasta un 39% de ellos lleva a cabo gastos profesionales como parte de sus funciones al menos una vez al mes. Es más, si se tiene en cuenta un periodo de tiempo menor, uno de cada cuatro empleados los realiza como mínimo una vez a la semana.
Anticipos y adelantos Vs. Tarjeta
Otra cifra importante que el estudio realizado por Sodexo apunta es que casi todas las empresas utilizan anticipos. Hasta un 95% opta por esta metodología “clásica”, la cual conlleva irremediablemente una carga en la operativa de los departamentos contables.
También se dan casos en los que son los propios empleados quienes, por unas cuestiones u otras, han de adelantar el dinero para afrontar algún gasto. Ante esta tesitura, el 56% de ellos preferiría contar con una tarjeta de empresa que evitase cualquier tipo de desembolso.
Y es que este tipo de tarjetas acaba de un plumazo con las devoluciones y con los adelantos, al tiempo que definen al milímetro aspectos tales como los lugares en los que se puede emplear, los días y horarios, así como los máximos por consumo.
Una molesta pérdida de tiempo
La gestión de los gastos aparta al empleado de su labor habitual, es decir, de aquella por la que le han contratado. Se trata de una tarea poco productiva, y hasta un 52% de ellos incluso expresan su insatisfacción en el momento de rellenar la hoja de gastos. No en vano, un 24% dedica entre 30 y 60 minutos, mientras que al 12% le lleva más de una hora.
Como medida para paliar esta situación tan poco productiva, es recomendable el uso de hojas de gasto automáticas. El ahorro de tiempo será considerable.
No a las dudas y a los malentendidos
Como hemos señalado, la gestión de los gastos puede conducir a enfrentamientos o momentos incómodos. Por ejemplo, la encuesta desvela que un 22% de los empleados se han tenido que enfrentar a que un superior haya cuestionado un gasto o que incluso no se lo haya dado por válido. Una de las razones es que hasta un 14% asegura no conocer la política de la empresa en este asunto.
Conclusión
Así pues, y como conclusión, una correcta gestión de los gastos en las empresas no sólo ayuda a ahorrar tiempo y aumentar la productividad, sino que también evita malentendidos
