Además de facturas y presupuestos existe otro documento conocido como proforma. ¿Habías oído hablar de ella alguna vez? ¡Te contamos qué es y cuándo utilizarla!
¿Qué es la factura proforma y cuándo se utiliza?
Se suele decir que una proforma es un documento de compraventa de bienes o servicios sin validez fiscal ni contable. Su función es indicar una operación de compraventa para presentársela, por ejemplo a un cliente.
Este tipo de documento se emplea, habitualmente, en tres casos:
- La factura proforma suele utilizarse en operaciones comerciales internacionales para documentar el valor de una operación o a modo de oferta de venta.
- Puedes emitir facturas proforma para que tu cliente se documente de los detalles del producto o servicio que te demanda. Si llegáis a un acuerdo, tan solo habrás de convertir esa factura proforma en ordinaria.
- Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar.
Por ejemplo: si tu cliente quiere saber con detalle qué incluirá la posterior factura, se le envía una proforma con toda la información desglosada para que tenga constancia de ello.
Pero ¡ojo! Recuerda que una proforma no tiene validez legal; por lo tanto, no sustituye a una factura y la Agencia Tributaria no aceptaría este documento como prueba de la relación comercial entre el cliente y tú.
Requisitos para que sea una factura proforma
A la hora de elaborar este documento, deberás tener en cuenta una serie de condiciones para que este esté considerado como proforma. Estas son:
- Contener un título visible en el que se indique es una “proforma”.
- Tus datos como proveedor.
- La identificación de tu cliente.
- Una descripción de los productos o servicios que vendes así como la cantidad y el precio unitario y total.
Con esta información, tendrás lista tu factura proforma y estarás en disposición de enviársela a tu cliente.
¿Qué información contiene la factura proforma?
Lo cierto es que una proforma se parece, en el contenido, a una factura corriente. Por eso, además, muy probable que en el futuro utilices este documento para crear la factura final.
Lo habitual es añadir esta información:
- Fecha de emisión.
- Identificación del proveedor: nombre comercial, CIF, dirección…
- Identificación del destinatario: nombre comercial, CIF, dirección…
- Descripción de la operación: concepto, cantidad, precio unitario…
- Base imponible.
- Cuota de IVA.
- Precio total.
Veamos un ejemplo:
Como ves, se asemeja mucho a una factura corriente. Aunque, como veremos ahora, no son lo mismo.
Diferencia entre factura proforma y factura comercial
Aunque por fuera sean parecidas, una factura comercial y una proforma no tienen nada que ver.
La principal diferencia entre ambas, y la más importante, es que la factura comercial tiene validez fiscal y es un documento definitivo; por eso no se puede modificar.
La proforma, en cambio, es un documento previo a la emisión de la factura y nunca tendrá validez legal.
Diferencia entre factura proforma y presupuesto
También es muy habitual confundir la proforma con un presupuesto ya que, a priori, tienen una función similar. Sin embargo, de nuevo, existen diferencias entre uno y otro.
La proforma y el presupuesto son dos documentos que se envían al cliente en diferentes etapas de la negociación.
Normalmente, se empieza por el presupuesto cuando el cliente te solicita información sobre cómo le puedes ayudar con tus productos o servicios. En este caso, además del precio, también estás haciendo una propuesta comercial.
Si el cliente le da el visto bueno al presupuesto, puedes enviar la proforma para detallar todo lo que tiene que ver con la parte económica si así te lo requieren. Si no, no será necesario.
Digamos que el proceso transcurre de la siguiente forma:
1º- Presupuesto.
2º- Factura proforma.
3º- Ejecución del proyecto/venta de los productos.
4º- Factura.
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