Los directores financieros españoles son los más insatisfechos con la gestión de los gastos de empresa frente a sus homólogos europeos. Así lo demuestra la investigación realizada por Numsight para Sodexo, entre altos directivos con responsabilidad en finanzas de 497 grandes empresas, de más de 500 empleados, en Alemania, España, Francia, Italia y Reino Unido.
La insatisfacción de los financieros españoles con la gestión de gastos alcanza a un 66 %, ocho puntos por encima del malestar en el resto de Europa, cuyo promedio de insatisfacción afecta a un 58 % de los responsables de finanzas. “La realidad de los directores financieros españoles nos habla de una gestión fastidiosa de los gastos profesionales: dificultad de controlar los presupuestos y de atacar a estos gastos, constituidos de una variedad de muchos pequeños gastos sin aprobación previa. Además constituyen una carga importante de trabajo para los departamentos de contabilidad. Estimamos que por cada 70 personas que realizan gastos profesionales se necesita un contable dedicado en exclusiva, con el agravante de que al final -en la mayoría de los casos- no tenemos la factura que permitiría deducir el IVA“, expone Caroline Soladie, directora financiera de Sodexo Beneficios e Incentivos (BI).
Así, España lidera la lista de directores financieros menos satisfechos con sus sistemas de gestión de gastos. Tan solo un 33 % puntuó entre 8 y 10 su cadena de gestión. Por el contrario, Reino Unido y Alemania son los países más satisfechos, con un 47 % y 43,3 %, respectivamente, seguidos de Italia, con un 40 % de directivos satisfechos, y de Francia con un 38 %.
IVA, un caso aparte
La gestión del IVA es uno de los puntos más sensibles en los departamentos financieros de las empresas españolas. Mientras en Reino Unido un 62 % de los financieros puntúa entre 8 y 10 su grado de satisfacción con la recuperación de este impuesto, en España la insatisfacción es notoria: solo un 27 % de los financieros está satisfecho. El segundo país más satisfecho con su sistema de gestión de recuperación del IVA es Italia, con un 49 % de directivos que le otorgaron la máxima puntuación, seguido de Alemania (44 %) y Francia (37 %).
Si bien el grado de satisfacción con la devolución del IVA, con la excepción de Reino Unido, es escaso en toda Europa, en España es más profundo principalmente por la dificultad de obtener una factura que permita la deducción del IVA, ya que una gran parte de los gastos de empresa se realizan en lugares donde obtener una factura legal es casi imposible. Sin ir más lejos, en España el 16% de los gastos se hacen en restaurantes, siendo con Francia (21 %) los países que más recurren a las comidas de negocios, frente a Inglaterra e Italia ambas con un 13 %, mientras que en Alemania ni siquiera supone un gasto profesional representativo.
Anualmente, se pierden unos 1.000 millones de euros de IVA deducible por no recuperar las facturas de los tiques de uso común. En esta línea, el gasto medio anual de un empleado genera un IVA entorno a los 200 euros entre restaurantes, gasolineras, aparcamientos y taxis, que mínimamente se recupera ante la complejidad para conseguir facturas. “Precisamente dar respuesta a esta nueva necesidad fue el origen de esta investigación sobre los gastos de empresa en Europa y en España. Su resultado, ante la enorme insatisfacción descubierta, ha sido la creación de un nuevo servicio, Business Pass, una tarjeta de empresa que recupera el IVA automáticamente en todos los gastos y los automatiza, con las ventajas de ahorro y control que implica”, explica Caroline Soladie, directora financiera de Sodexo Beneficios e Incentivos.
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Mucho papel, difícil control
La insatisfacción en los departamentos financieros también aumenta por el volumen de papel generado con tantos costes de pequeños importes, convirtiéndose en una gestión complicada.
La gestión de las notas de gastos en grandes empresas es motivo de insatisfacción sobre todo en Francia (67 %) y España (66 %), seguidas a cierta distancia por Alemania (58 %), Reino Unido e Italia (55 % las dos). El estudio también ha revelado que el proceso de gestión y de control de gastos es manual, lo que implica unas tres horas de gestión por nota de gastos. “Mientras que un proceso totalmente automatizado, con una tarjeta de pago, una nota de gastos virtual, y una gestión electrónica de las facturas y de recuperación del IVA, permite reducirlo a unos 20 minutos”, avanza Caroline Soladie.
De hecho, el control de los pequeños gastos de restaurantes, taxis, aparcamientos, peajes…, es otro de los quebraderos de cabeza de los departamentos financieros. Solo un 35% de los españoles están satisfechos con su proceso de limitación y de control de los gastos antes de un viaje, mientras que en Italia se eleva a un 40 %, seguida de Alemania, con un 40 % y Francia, con un 42 %. Reino Unido es el país más satisfecho con un 55 %. Según la directora financiera de Sodexo BI, en la mayoría de las empresas no existe un circuito de aprobación previa, de manera que los contables dedican horas a comprobar el justificante de cada pequeño gasto, desde el importe al momento en que se ha efectuado, buscando día y hora. “La nueva solución también simplifica la vida del director financiero incluyendo el control previo. Es decir, parametriza el perfil de cada persona, especificando cuándo, dónde y cómo utilizarla. Por ejemplo, restaurantes de lunes a viernes, entre las dos y las cinco, por un importe máximo de 20 euros”.
España también lidera el descontento en cuanto al control de los gastos de empresa después de un viaje (65 %), seguida de Francia (63 %), Alemania y Reino Unido (58 % ambas). El país más satisfecho con sus procesos de control es Italia, donde la insatisfacción solo alcanza al 54 % de los financieros italianos.
En cuanto a los procesos de devoluciones, en España tan solo el 39 % de los directores financieros de grandes empresas están satisfechos, a la par con Francia cuya satisfacción también cae hasta un 38 %. Por el contrario, en Alemania la satisfacción se eleva a un 51 %, seguida de Reino Unido (48 %) e Italia (42 %).
El lío de los anticipos
También el estudio revela que España se distingue frente al resto de países por su flexibilidad en la gestión y autorización de anticipos. Mientras que solo el 27 % de las empresas españolas afirman impedir anticipos, en Francia se eleva hasta un 40 %, en Alemania un 49 %, en Reino Unido un 52 % y en Italia un 54 %.
La foto europea muestra que España (69 %) lidera una vez más el ranking de insatisfacción en cuanto a sus prácticas de anticipos, seguida de Francia (59 %), Italia (54 %) Reino Unido (47 %) y Alemania (45 %). “La gestión de los anticipos es complicada. Es un flujo gestionado manualmente en la mayoría de los casos. Supone un trabajo adicional en los departamentos contables y de nóminas, y además con un riesgo de error importante sobre los cálculos de liquidaciones. Para automatizar y permitir a estos profesionales seguir viajando sin tener que adelantar su dinero, está también pensada la tarjeta Business Pass, que permite un control importante, con limitaciones por red, por importe y en el tiempo… de manera que elimina las prácticas de anticipos”.
Cifras que obligan a abrir los ojos en España
- El gasto de empresa por empleado asciende a 4.000 euros anuales, pero el 46 % de los responsables no saben exactamente a dónde van esos gastos.
- El 30 % corresponde a restaurantes, aparcamientos, taxis y peajes, donde la gestión de facturas normalizada para la deducción del IVA es muy complicada.
- El 20 % de los gastos que habitualmente se aprueban no respetan las políticas internas.
- El 76 % del control de los gastos se realiza a posteriori y manualmente.
- El 69 % de las empresas que realiza anticipos está insatisfecha con su control.
- El 67 % de las grandes empresas españolas valida los gastos post viajes de los empleados manual e internamente.
- El 65,4 % de las empresas están insatisfechas con su sistema de gestión de gastos actual.
