El correo electrónico ha existido durante décadas, y aunque muchas empresas se están moviendo a plataformas de comunicación como Slack, no va a desaparecer pronto.
Pensarás que usar esta herramienta durante años nos haría competentes, pero el correo electrónico es considerado uno de los mayores desperdiciadores de tiempo en el trabajo.
Para empezar, es un protocolo abierto, y cualquiera que pueda obtener tu dirección de correo electrónico puede imponerse y exigir atención en tu bandeja de entrada.
Su facilidad de uso también se suma a la frustración. Es muy fácil responder a un correo electrónico, tanto en términos de tiempo como de esfuerzo y, debido a esto, muchas personas envían mensajes no desarrollados y respuestas innecesarias.
Si las personas tuvieran que tomarse el tiempo que las generaciones anteriores necesitaban para escribir físicamente un memorando o una carta, habrían reducido significativamente la cantidad de comunicaciones escritas, ya que cada una de ellas requeriría mucho más tiempo y esfuerzo.
Dado que el correo electrónico es como el Lejano Oeste de la comunicación, abundan los errores.
Aquí hay siete de los más comunes, que probablemente estés haciendo cuando envías un correo electrónico a alguien:
Poner todo en mayúsculas en tu línea de asunto
Omite la línea de asunto en mayúsculas. Es el equivalente en Internet de gritar, y a nadie le gusta que le griten. Los estafadores y las personas que intentan enviar spam a tu bandeja de entrada utilizan estas técnicas, y ya no son efectivas.
Los usuarios que escribieron un correo electrónico con una línea de asunto con mayúsculas recibieron una respuesta un 30% menos frecuente, según un estudio de Boomerang. Si algo es realmente urgente, se recomienda simplemente declarar la urgencia en el tema; y si tiene un plazo, explícalo en el asunto.
Si bien todas en mayúsculas es malo, una línea de asunto completamente en minúsculas también. Los correos electrónicos que se iniciaron con una letra minúscula obtuvieron una respuesta el 28,4%, en comparación con una tasa de respuesta del 32,6% para aquellos con la capitalización adecuada de las materias, según la investigación referida.
Líneas de asunto poco claras
Evita poner algo genérico en el asunto, como «Hola». Si el tema no está claro, el receptor/a podría no saber de qué se trata la conversación.
Y no olvides cambiar la línea de asunto si la conversación cambia. Los correos electrónicos que se envían a un grupo grande de personas a menudo pueden tener una deriva de tema. Si agregas información o haces una pregunta que no está directamente relacionada con el hilo de la cuestión, actualiza la línea de asunto.
Cómo usar CC y CCO
Es tentador enviar correos electrónicos a cada destinatario en la sección «para:», pero usar los campos «cc:» y «cco:» puede transmitir información sin tener que escribirla.
Al agregar personas en un correo electrónico en el encabezado ‘para:’ se observa que se espera la entrada, mientras que ‘cc:’ informa a los destinatarios que no se requiere ninguna acción por su parte. Al mismo tiempo, ‘cco:’ permite a los destinatarios saber que su participación como espectadores es en secreto.
Al utilizar estos títulos sabiamente, puedes ahorrar tiempo, esfuerzo y proporcionar información a los destinatarios de forma encubierta, si es necesario.
Escribir demasiado o muy poco
Si bien escribir un correo electrónico breve es bueno, depende del tema del mensaje.
Un gran error es cuando las personas no transmiten adecuadamente la complejidad del tema.
No seas superficial acerca de un tema serio; asegúrate de que la gravedad corresponda con la longitud del correo electrónico que estás enviando. Pero no envíes 5.000 palabras si lo único que deseas es quedar a comer.
No cerrar un correo electrónico con una expresión de gratitud
Cuando corresponda, cierra tu correo electrónico con una expresión de gratitud, como «Gracias» o incluso mejor «Gracias de antemano». Estas aprobaciones aumentan la tasa de respuesta en un 36% en comparación con otros métodos, según el estudio.
Muestran que aprecias a la persona que presta atención a tu mensaje, y agradecer a alguien por adelantado hace que la persona sea más propensa a corresponderte.
Envío de correos electrónicos los lunes
Si bien no es malo enviar un correo electrónico el lunes, las personas no siempre están de buen humor y son más propensas a cometer errores.
El lunes es el primer día para comenzar a levantarse temprano después del fin de semana, y la gente comete más errores en su correo electrónico; eso afecta a la tasa de respuesta. Si tienes que enviar un correo electrónico importante el lunes, tómate un tiempo para asegurarte de que esté libre de errores.
El estudio de Boomerang encontró que el lunes es cuando las personas son más negativas en sus líneas de asunto, y los correos electrónicos negativos son los menos propensos a obtener una respuesta.
Esperando una respuesta inmediata
Aunque enviar un correo electrónico es un proceso rápido e inmediato, no te garantiza una respuesta inmediata.
Mucha gente ha combinado correos electrónicos y mensajes de texto, y no son lo mismo. Cuando envías un correo electrónico no urgente a un compañero de trabajo, es importante recordar que pueden tener otras cosas que hacer y que pueden ser un problema más urgente o que aún no han visto tu mensaje original.
Vivir en una cultura de gratificación instantánea está haciendo que nos estemos acostumbrando a ella, y que la gente se vuelva cada vez más impaciente, concluye el estudio.
