Con las nuevas tecnologías y la conexión a internet las reuniones de trabajo pueden ser en cualquier momento y lugar, sin los condicionantes tradicionales de las reuniones presenciales, como por ejemplo la necesidad de cuadrar agendas, desplazarse, organizar comidas o suspenderlas si alguien no puede acudir.
Indudablemente, ello supone una enorme ventaja, además de ahorros de tiempo, costes, etc. Pero también supone una tecno-dependencia, pérdida del contacto directo y personal, también de la atención, mayor frialdad del ambiente de trabajo, etc.
Por tanto, este cambio está provocando una auténtica revolución y redefinición de las reuniones de trabajo, entre otras cosas integrando lo real con lo virtual. Así, ya no solo se puede hablar de teletrabajo sino también de ‘telereuniones’.
«Atrás quedaron las épocas donde los ejecutivos pasaban más horas en un aeropuerto que en su oficina, donde los hoteles eran el segundo hogar que permitía extrañar la familia y donde se disfrutaba de tertulias gastronómicas que nos hacían sentir ciudadanos del universo. Esos tiempos donde viajar era un imperativo para asegurar el éxito de la gestión empresarial está siendo revaluada y es ahora una alegre reminiscencia que los gerentes financieros ya no quieren recordar». Así lo expone José Manuel Vecino Dopico en su artículo sobre la organización del trabajo.
De ahí que sea conveniente tener en cuenta una serie de características y guía para que nuestras reuniones de trabajo sean efectivas, independientemente de la forma en que se lleven a cabo, presencial o virtualmente en este caso. Según Vecino, estas condiciones se pueden resumir en los siguientes puntos estratégicos.
- Tener un tema claro y específico por tratar
- Asistencia de los que tienen que ver con el tema y pueden tomar decisiones
- Planificar una duración definida
- Que los asistentes sepan cuál es su contribución y acudan preparados
- Intervenciones orientadas (y centradas) al logro del objetivo de la reunión
- Evitar los espacios de casuística innecesaria
- Se permite y valora que haya diferencia de opiniones
De esta manera, la tecnología no tiene por qué estar reñida o en contra de la efectividad en las reuniones de trabajo. Y sin pérdida de efectividad, lo que pueden dar de sí las nuevas tecnologías a este respecto -por ejemplo favorecer la participación y, con la misma, el valor de estas reuniones- seguramente supone más de lo que puedan llevarse por delante.
