Todas las sociedades están obligadas a formular las cuentas del año dentro de los primeros meses del siguiente ejercicio.
Aunque las cuentas las realicen materialmente los asesores fiscales o contables de la sociedad, son los administradores los que tienen la obligación de prepararlas dentro de los tres meses posteriores al cierre del ejercicio: las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación de resultados deberán ser formulados y firmados por todos los administradores de la sociedad.
Pero la aprobación de las mismas corresponde a la junta general, que resolverá por mayoría.
Las cuentas deben ser una imagen fiel de la actividad económica de la empresa y así sucede en la generalidad de los casos. Pero la garantía de que esto sea así puede conseguirse con el estudio de las mismas por un experto: el auditor de cuentas.
La revisión de las cuentas formuladas
Un auditor contable cumple la función de analizar minuciosamente las cuentas de un negocio, así como cualquier proceso contable, con elprincipal objetivo de garantizar que los libros de cuentas cuadren y sean totalmente fiables.
Algunas sociedades, por su volumen de negocio o tamaño, deben obligatoriamente someterse al estudio de un auditor.
Solo deben hacerlo si cumplen dos supuestos de los tres siguientes:
- Cuando el importe neto de la cifra de negocio supera los 5.700.000 euros.
- Cuando el total de sus activos supera los 2.850.000 euros.
- Cuando el número medio de trabajadores durante el ejercicio supera los 50.
Esto implica que la inmensa mayoría de las empresas no necesitan someter sus cuentas obligatoriamente a esta revisión y, sin embargo, son aprobadas por la mayoría de los socios.
Para que los socios puedan estar seguros de que las cuentas son el fiel reflejo de la situación de su sociedad, el legislador ha creado un mecanismo que les permite someterlas al informe del experto, del auditor.
Derecho de los socios a solicitar el nombramiento de un auditor
Establece el artículo 359 del Reglamento del Registro Mercantil que en las sociedades mercantiles se puede solicitar una revisión contable con estos dos requisitos:
– Que el solicitante o los solicitantes representen, al menos, el 5% del capital social.
– Que no hayan transcurrido tres meses desde la fecha de cierre del ejercicio a auditar.
El documento de solicitud puede presentarse de modo presencial o telemáticamente. Este enlace da acceso al mismo.
Debe ser firmado por los solicitantes, uno o varios.
Pueden solicitar el nombramiento varios socios actuando de común acuerdo, pero, en todo caso, sus participaciones o acciones han de sumar al menos un cinco por ciento del capital. Basta con afirmarlo y acompañar los documentos que lo prueben,pero la prueba no es necesario que sea plena, sino que se guía por estas líneas que apuntamos:
Prueba de la condición de socio en sociedades limitadas
Normalmente, se acreditará por el documento de adquisición, que generalmente, aunque no es necesario, será una escritura pública. El actual artículo 106.1 de la Ley de Sociedades de Capital, dispone que “la transmisión de las participaciones sociales deberán constar en documento público”.El Tribunal Supremo, sin embargo, viene a aclarar que la exigencia de documento público del artículo 106.1 de la LSC no es constitutiva, es decir, no es esencial para la validez de la transmisión de participaciones sociales, por lo que la acreditación de la titularidad de las participaciones que da derecho a solicitar el nombramiento de auditor podría lograrse por medio de otros documentos o procedimientos de prueba, como la certificación del libro registro de socios que obligatoriamente debe llevar la sociedad.
Prueba de la condición de socio en sociedades anónimas
La acciones de las sociedades anónimas tienen un régimen diferente: con relación a la legitimación del accionista, conviene advertir que el socio titular de las acciones al portador no ha de presentar necesariamente el título para el ejercicio de sus derechos de accionista, sino que puede estar legitimado mediante un certificado que acredite el depósito de los títulos en una entidad autorizada para ello, que normalmente será una entidad de crédito. En caso de acciones nominativas tampoco es necesaria la exhibición del título, ya que la sociedad posee un libro-registro de acciones nominativas. Puede acreditarse por una certificación en la que consten las acciones que el accionista tiene inscritas a su nombre. Estas certificaciones se denominan en la práctica «extractos de inscripción”. En todo caso, la sociedad conoce la identidad de sus socios y no podrá negarse a aceptar la solicitud de un socio inscrito en el libro.
Fecha limite para la solicitud
Normalmente esta fecha límite será el 31 de marzo (o tres meses después del cierre del ejercicio, si éste no coincide con el año natural).
La fecha límite es para la entrega o remisión de la solicitud si esta se hiciera por correo certificado, por ejemplo.
Entregada la solicitud de nombramiento, el Registrador Mercantil lo podrá en conocimiento de la sociedad para que manifieste lo que considere oportuno.
Causa de la solicitud
Es indiferente que el socio que lo solicita conozca o no la contabilidad o participe activamente en la gestión de los negocios sociales. Basta que no haya auditoria de las cuentas, este es el único requisito.
La inexpresión de causa de la solicitud no impide el reconocimiento del derecho del socio minoritario. Es constante doctrina de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Publica que, a diferencia de las solicitudes de nombramiento registral de auditor para las sociedades obligadas por ley a la verificación contable y fundadas en el art. 265.1 de la Ley de Sociedades de Capital, en aquellas otras, exentas de esta obligación, la causa de la petición es siempre y típicamente la misma: la inexistencia de una auditoría previa. Por ello, el art. 359 del Reglamento del Registro Mercantil que articula el procedimiento para la tramitación de las solicitudes fundadas en el art. 265.2 de la Ley de Sociedades de Capital, no exige su expresión.
Es frecuente que la sociedad trate de oponerse alegando abuso o enfrentamiento con los socios solicitantes. No es causa de oposición.
El coste derivado de los gastos y honorarios profesionales del auditor debe ser asumido por la sociedad.
Posibilidad de que la sociedad se oponga al nombramiento
Es frecuente que se alegue que el socio conocía la contabilidad o que la sociedad carece de recursos económicos para afrontarla. Es también frecuente que la sociedad trate de oponerse alegando abuso o enfrentamiento con los socios solicitantes.
Estos argumentos son irrelevantes, el derecho del socio prevalece sobre cualquier otra consideración de esta naturaleza. Solo puede ser aceptada la oposición al nombramiento si ya se ha realizado la auditoría o si ya ha sido nombrado por la propia sociedad un auditor.
Ahora bien, para que la auditoría voluntaria pueda enervar el derecho del socio minoritario a la verificación contable ha de cumplir dos condiciones concurrentes:
- Que sea anterior a la presentación en el Registro Mercantil de la instancia del socio minoritario solicitando el nombramiento registral de auditor.
- Que se garantice el derecho del socio al informe de auditoría, lo que solo puede lograrse mediante la inscripción del nombramiento, mediante la entrega al socio del referido informe o bien mediante su incorporación al expediente.
Es de resaltar que es irrelevante quién designe el experto. Sea la sociedad o sea el registrador mercantil el auditor es un profesional independiente y su tarea la desempeña bajo criterios de responsabilidad que deben ser aceptados por todos.
La Dirección General ha reconocido también desde antiguo el hecho de que, dados los principios de objetividad, independencia e imparcialidad que presiden la actividad auditora, no frustra el derecho del socio el origen del nombramiento, ya sea éste judicial, registral o voluntario, puesto que el auditor, como profesional independiente, inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas, ha de realizar su actividad conforme a las normas legales, reglamentarias y técnicas que regulan la actividad auditora. Consecuentemente, de existir designado un auditor por parte de la sociedad el interés protegible del socio está salvaguardado.
