La conservación de las facturas que se generan en la actividad comercial supone a veces un problema de espacio, sobre todo si hablamos de empresas que manejan un volumen elevado de compras y ventas.
Por eso la gestión de la empresa puede ver como su tarea de conservación se simplifica con programas de facturación. Sin embargo aún hay facturas que tenemos en papel y que todo empresario sabe que debe conservar; hablamos de los documentos físicos que sirven de base a la liquidación de los impuestos, pero a veces surge la duda: ¿durante cuánto tiempo?
¿Qué dice la normativa?
El Código de Comercio establece que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”. Por lo tanto, toda empresa debe atenerse a esta norma, tanto si se trata de un negocio en funcionamiento como si hablamos de una empresa sin actividad o disuelta. Esto a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de cuatro años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto.
Las facturas de inmovilizado reciben un tratamiento diferente, puesto que no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones. Del mismo modo, los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si están aplicando compensación de bases imponibles negativas. El plazo de compensación es de 18 años desde que se produce el resultado negativo. Eso implica que la empresa tendrá que justificar documentalmente el origen de ese resultado en todos los ejercicios en los que aplica la compensación, siempre y cuando la Agencia Tributaria se lo requiera.
Hoy en día se tiende a conservar una gran parte de las facturas o documentos contables en formato electrónico. Pero, en caso de recibir un requerimiento de Hacienda, pueden exigirnos la presentación de los libros-registro y de las facturas originales que les sirven de soporte. Hay que tener en cuenta que la práctica de deducciones está siempre condicionada a que el contribuyente disponga del justificante físico del gasto. De lo contrario, la administración podrá practicar una liquidación complementaria y hacernos pagar aquello que hemos deducido sin derecho.
